Wie Projektmanagement im IT Consulting wieder Spaß macht: Opheo Solutions zeigt wie's geht

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Über Opheo Solutions: Ein Hamburger Original mit einer Mission

Opheo Solutions verfolgt mit ihrer gleichnamigen Software ein ganz klares Ziel: Das Transportmanagement im Straßengüterverkehr zu digitalisieren. Eine 5-stellige Anzahl von LKWs wird jeden Tag auf der Straße mit Hilfe der Opheo Solutions bewegt. Damit definiert das Unternehmen auch die Rolle des Disponenten neu, da ihre Software die Disposition in weiten Teilen automatisiert. Denn wo täglich Ware bewegt wird, braucht es vor allem eins: Effizienz.

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Es war einmal... Das Altsystem, das auf die Bremse drückt

Während die Opheo Solutions also Effizienz für ihre Kund*innen ermöglicht, gab es in der Vergangenheit intern noch Hindernisse. Oder besser gesagt ein bestimmtes Hindernis: Die veraltete Projektmanagement-Software.

Es kam der Punkt, an dem die alte Lösung die Opheo Solutions ausbremste. Sie konnte nicht mehr mit einem schnellen und modernen Team mithalten. Ein richtiger Skalierungs-Killer also. Und das führte zu 3 großen Herausforderungen im Projektmanagement:

1. No Fun, No Documentation

Die alte Software war nicht nur ein Killer für die Skalierung, sondern auch für die Motivation, überhaupt damit zu arbeiten. Der Buy-in im Team war nicht vorhanden, da die Lösung eher unintuitiv und unmodern daher kam. Zudem war die Pflege von Projekten mit einem hohen Aufwand verbunden. Nicht zuletzt auch, weil die Softwarelösung keinerlei Schnittstellen zu anderen Tools zuließ.

All diese Punkte führten dazu, dass es nur selten einen guten Dokumentationsstand über Projekte gab.

2. Die Zeiterfassung, die Zeit frisst

Nicht nur die Dokumentation war im alten System umständlich, sondern auch die Zeiterfassung. Als Team, das vorwiegend in Kundenprojekten arbeitet, ist die Zeiterfassung jedoch fester Bestandteil des Alltags. Durch den umständlichen Prozess in der alten Software war jedoch auch Teil des Alltags, Blocker im Kalender eigens für die Zeiterfassung zu hinterlegen. Ein weiterer Motivationskiller.

3. Transparenz verschwindet im Excel-Nebel

In Projekten zusammen mit ihren Kund*innen war es schwierig, gemeinsam den aktuellen Status zu verfolgen. Da die alte Software nur für interne Zwecke diente, musste das Team der Opheo Solutions einen mühsamen Workaround schaffen. Auftritt: Excel-Tabellen. Diese lokalen Dateien immer wieder manuell zu pflegen und neu per Mail zu versenden, war nicht gerade der Garant für Transparenz in Echtzeit.

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Eine neue Ära beginnt: Projektmanagement, das endlich “sehr gut zu uns passt”

Für die Opheo Solutions war klar: Es ist an der Zeit, die alte Softwarelösung in den Ruhestand zu schicken. Ein neues Tool sollte her, das die Motivation im Team wieder steigert. Und natürlich musste es auch einigen hohen Anforderungen entsprechen. Wichtig war hier besonders:

• Einfache Zeiterfassung direkt im Tool.
• Kund*innen aktiv in Projekte einbinden können.
• Einfaches und modernes User Interface.
• DSGVO-konform, idealerweise eine Lösung aus Deutschland.
• Eine Kontaktperson und reaktionsschneller Service.

Nachdem die Opheo Solutions schnell einige für ihre Zwecke zu komplexe Tools ausschließen konnte, begrüßte sie schon beim ersten Kontakt der “frische Ansatz” von awork. Und da das ganze Team in das Auswahlverfahren eingebunden war, konnten sie direkt alle für das neue Tool begeistern.

[.b-testimonial] Jetzt wird es Zeit, loszulegen, jetzt wird alles besser! [.b-testimonial]

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Effizienteres Arbeiten – mit mehr Spaß!

Alle internen und Kundenprojekte werden bei der Opheo Solutions in awork abgebildet. Das Team hat endlich wieder Spaß daran, ihre Projekte zu pflegen, da sie dafür wenig Zeit aufwenden müssen. Und statt immer wieder mit einem leeren Projekt zu beginnen, nutzt die Opheo Solutions für ihre Standardprojekte nun ganz einfach die Vorlagen in awork. Dadurch kann das Team im Vergleich zu vorher 50% seiner Zeit bei der Erstellung neuer Projekte einsparen – und da einsetzen, wo sie viel besser aufgehoben ist.

So schön kann Zeiterfassung sein

Da Zeiten nun ganz einfach und quasi automatisch in awork erfasst werden, bleibt das Team auch beim Budget immer auf dem Laufenden. Sie können genau abgleichen, wie viel Zeit für eine Aufgabe geplant ist und wie der tatsächliche Workload aussieht. Die erfassten Zeiten rechnet die Opheo Solutions dann auch ganz einfach aus awork heraus ab.

Insgesamt ist dadurch auch das Team motivierter, die Projekte und einzelnen Aufgaben zu pflegen. Ulrike Grunwald ist sich sicher:

[.b-testimonial] Ohne awork wäre die Zeiterfassung nicht in der Form möglich, wie sie jetzt ist. [.b-testimonial]

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Projektstatus: Up-to-date

Vorbei ist nun auch die Zeit, in der die Dokumentation schon beim Gedanken daran Kopfweh verursachte. Das Team nutzt heute ganz einfach die Kommentarfunktion in awork, damit alle zu jeder Zeit auf dem gleichen Wissensstand bleiben. So gehen auch keine wichtigen Details verloren.

Die Opheo Solutions ist nun auch in der Lage, vorhandenen Tools in ihr Projektmanagement zu integrieren – bspw. über die Zapier-Schnittstelle und die API in awork. So ist die Kommunikation zwischen ihrem Projektteam und dem Support nun einfacher denn je, da sie ihren Support-Desk über Zapier in awork integriert haben.

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Volle Transparenz verdrängt den Nebel

Um die gemeinsame Projektarbeit so transparent wie möglich zu gestalten, erhalten die Kund*innen der Opheo Solutions Gastzugänge für awork. So haben alle Beteiligten zu jeder Zeit den Status von Projekten und einzelnen Aufgaben im Blick. In Projektstatus-Meetings schauen dann alle gemeinsam auf die Übersicht in awork und können schnell auf Veränderungen reagieren. Damit kann die Opheo Solutions als Unternehmen noch professioneller bei ihren Kundinnen auftreten.

Insbesondere für Neukundenprojekte ist die gemeinsame Übersicht praktisch. Das Team kann seinen Kund*innen so genau zeigen, wo sie in der Einführung der Opheo-Software gerade sind und was noch aussteht.

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Team Onboarding 2.0

Und nicht nur neue Projekte sind nun ein Kinderspiel: Auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen nutzt die Opheo Solutions awork. Dafür erhalten sie sehr gutes Feedback:

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[.b-testimonial] Die Mitarbeiter können gleich am ersten Tag an ihrem ersten kleinen awork Projekt arbeiten und finden das richtig cool! [.b-testimonial]

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Die intuitive Benutzeroberfläche von awork macht den Start smooth, da die meisten Neuzugänge keine große Einweisung ins Tool benötigen. Und das beste daran ist, dass sie direkt zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Neue Mitarbeiter*innen bekommen ein übersichtliches, strukturiertes Onboarding und lernen direkt das Projektmanagement-Tool kennen.

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Zwei Hamburger Originale = 💜

[.b-testimonial] Es fühlt sich an, als hätte das Tool eine Persönlichkeit - was sehr gut zu uns passt. [.b-testimonial]

Mit awork kann das Team der Opheo Solutions nun motivierter und effizienter an all ihre Projekte rangehen. Diese Effizienz können sie nun auch an ihre Kund*innen weitergeben – und kommen so in ihrer Mission weiter voran: Die Disposition weitestgehend zu automatisieren und damit die Rolle des Disponenten neu zu definieren.

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