Datenschutzinformationen – Kontaktaufnahme & Terminabstimmung

Stand: 21.06.2021

 

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Kontaktaufnahme oder Terminabstimmung nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)


Präambel

Liebe*r Besucher*in, Bewerber*in, Vertragspartner*in, Intressent*in,

gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir dich hiermit über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sowie deine diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um zu gewährleisten, dass du in vollem Umfang über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert bist, nimm bitte nachstehende Information zu Kenntnis.

Verantwortlicher

Firma: HQLabs GmbH
Straße Nr.: Colonnaden 41
PLZ, Ort, Land: 20354 Hamburg, Deutschland

Handelsregister-Nr.: HRB Hamburg 122 405
Geschäftsführer: Daniel Tobias Hagenau, Nils Lukas Czernig,           Lucas Alexander Bauche

Telefonnummer: 040 88215330
E-Mail Adresse: [email protected]

Datenschutzbeauftragter

Firma: PROLIANCE GmbH
Straße Nr.: Leopoldstr. 21
PLZ, Ort, Land: 80802 München, Deutschland

E-Mail Adresse: [email protected]
Website: www.datenschutzexperte.de

Allgemeines

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

Erteilst du uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache per E-Mail), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir deine Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir dich unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

Deine Rechte

Im Folgenden finden du Informationen dazu, welche Betroffenenrechte das geltende Datenschutzrecht dir gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gewährt:

Das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Das Recht, gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Das Recht, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Das Recht, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast.

Das Recht, gemäß Art. 20 DSGVO deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst du dich hierfür an die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres oben angegebenen Sitzes oder ggf. die Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

Das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Du hast das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Im Falle des Widerrufs werden wir die betroffenen Daten unverzüglich löschen, sofern eine weitere Verarbeitung nicht auf eine Rechtsgrundlage zur einwilligungslosen Verarbeitung gestützt werden kann. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dies aus Gründen erfolgt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Soweit sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke von Direktwerbung richtet, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht ohne das Erfordernis der Angabe einer besonderen Situation.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die oben aufgeführte Kontaktadresse. 

Automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO

Der Betroffene hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihm gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

  1. a) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Betroffenen und uns erforderlich ist,
  2. b) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen des Betroffenen enthalten oder
  3. c) mit ausdrücklicher Einwilligung des Betroffenen erfolgt.

Diese Entscheidungen dürfen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person getroffen wurden.

In den unter Ziffern a) und c) genannten Fällen treffen wir angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigten Interessen des Betroffenen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person auf unserer Seite, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Gesetzliche Verpflichtungen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können die Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung erforderlichenfalls unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen bzw. zu aktualisieren. Auf diese Weise können wir sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen anpassen und Änderungen unserer Leistungen berücksichtigen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für dein Anliegen gilt immer die jeweils aktuellste Fassung.


E-Mail & Telefon

Zweck der Verarbeitung

Auf unserer Website sowie im Rahmen der Dienstnutzung bieten wir Interessenten, Kunden und Nutzern die Möglichkeit uns über Telefon oder E-Mail zu kontaktieren. 

Der persönliche Kontakt dient zur Unterstützung bei der Software-Auswahl, der Software-Einführung sowie unserer Support-, Success- und Vertriebstätigkeiten.

Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die wir im Rahmen der Anfrage erhalten und die für die Bearbeitung der Anfrage notwendig sind.

Bei nicht sofortiger Erledigung der Anfrage am Telefon erheben wir den Vor- und Nachname sowie die Telefonnummer für einen Rückruf.

Sollte es sich um eine Vertragsanbahnung halten, nehmen wir noch Daten zum Unternehmen auf für das der Dienst eingesetzt werden soll, wie bspw. die Branche, die Unternehmensgröße, den Software-Einsatzzweck, usw.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist das berechtigte Interesse zur Bearbeitung des Anliegens nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger der Daten

Sollte es sich um eine Vertragsanbahnung halten, pflegen wir die Daten bezüglich der Ansprechperson, des Unternehmens sowie des Gesuchs in unser Customer-Relationship-Management-System (CRM) ein. Hierzu verwenden wir den Dienst Pipedrive.

Pipedrive OÜ
Mustamäe tee 3a
10615 Tallinn, Estland
E-Mail: [email protected]
Datenschutzerklärung: https://www.pipedrive.com/en/privacy

Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich an den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht, werden die Daten gelöscht, wenn Sie zu diesen Zwecken nicht mehr erforderlich sind oder Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht machen.

Chat

Zweck der Verarbeitung

Auf unserer Website sowie im Rahmen der Dienstnutzung bieten wir Interessenten, Kunden und Nutzern die Möglichkeit bei Fragen zu unserem Produkt mit uns zu chatten. 

Der Chat lässt sich jederzeit auf der Website starten und ist ein eigenes kleines Popup, das auch beim Seitenwechsel oder beim Neuladen der Seite bestehen bleibt.

Sollten wir einmal nicht schnell genug antworten, bietet der Chat den Automatismus seine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, so dass wir die Möglichkeit haben auf die Anfrage zu antworten, auch wenn das Browser-Fenster bereits geschlossen, oder die Seite verlassen wurde. 

Kategorien personenbezogener Daten

Der Chat aus der Website heraus ist anonym und wir verarbeiten nur die Daten, die du uns freiwillig im Rahmen des Chats überlässt und die für die Anfrage relevant sind.

Die E-Mail-Adresse kann erhoben werden, sollte die Anfrage im Chat nicht vollständig geklärt werden und eine spätere Rückmeldung erwünscht sein.

Da wir einen externen Dienst für den Chat einsetzen (s.u.), werden durch das Laden des Chat-Fensters Daten bezüglich des Browsers, sowie die IP-Adresse verarbeitet.

Um den Chat auch nach dem Neuladen des Browser-Fensters wieder anzeigen zu können, werden Cookies durch deb Anbieter verwendet. 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist das berechtigte Interesse zur Bearbeitung des Anliegens nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger der Daten

Für die Bereitstellung eines Chat-Fensters sowie unserer internen Bearbeitung der Anfragen setzen wir den Dienst Intercom ein. Intercom ist eine Kunden-Kommunikationsplattform, die es uns ermöglicht einen Chat auf der Website und dem Dienst bereitstellen zu können. Dazu wird beim Aufrufen der Seite ein Snippet von Intercom geladen, dass dafür sorgt, dass jederzeit ein Chat gestartet werden, oder ein bestehender Chat eingesehen werden kann.

Intercom Inc.
55 2nd St, 4th Fl.,
San Francisco, CA 94105 USA
E-Mail: [email protected]
Datenschutzerklärung: https://www.intercom.com/legal/privacy

Intercom erfüllt ein ausreichendes Schutzniveau und wir haben mit Intercom einen Vertrag mit sog. Standardvertragsklauseln geschlossen, in dem sie sich zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. 

Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich an den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht, werden die Daten gelöscht, wenn Sie zu diesen Zwecken nicht mehr erforderlich sind oder Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht machen.

Online-Terminbuchungen

Zwecke der Verarbeitung

Auf unserer Website sowie im Rahmen der Dienstnutzung bieten wir Interessenten, Kunden und Nutzern die Möglichkeit Termine mit uns Termine zu buchen für Hilfe-, Verkaufs- und Beratungsgespräche. 

Um eine ggf. umständliche Terminkoordination zu überspringen, werden beim Buchen unsere Verfügbarkeiten dargestellt und es kann sich ein freier Termin einfach ausgewählt werden.

Kategorien personenbezogener Daten

Für die Buchung eines Termins werden der Vorname, die E-Mail-Adresse sowie das Anliegen des Termin und Wünsche für den Gesprächsinhalt abgefragt. 

Durch den eingesetzten Dienst werden zusätzlich noch Informationen wie die IP-Adresse und der Zeitstempel erfasst.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist das berechtigte Interesse zur Bearbeitung des Anliegens nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger der Daten

Für die automatische Terminbuchung setzen wir den Dienst Calendly ein. Über Calendly können unsere Verfügbarkeiten eingesehen und direkt Termine gebucht werden. Calendly übersendet bei erfolgreicher Buchung eine E-Mail an mit der Termineinladung.

Calendly LLC
BB&T Tower
271 17th St NW, Atlanta, GA 30363
E-Mail: [email protected]
Datenschutzerklärung: https://calendly.com/de/pages/privacy

Calendly erfüllt ein ausreichendes Schutzniveau und wir haben mit Calendly einen Vertrag mit sog. Standardvertragsklauseln geschlossen, in dem sie sich zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. 

Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich an den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht, werden die Daten gelöscht, wenn Sie zu diesen Zwecken nicht mehr erforderlich sind oder Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht machen.

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