Kommt euch folgendes Szenario bekannt vor? Aufgrund der aktuellen Umstände seid ihr dazu gezwungen, euren Arbeitsplatz vom Büro ins Homeoffice zu verlagern. Der Kontakt zu euren Lieblingskollegen schwindet und auch der tägliche Plausch in der Kaffeeküche fällt weg, selbst die blöden Witze eurer Kollegen fehlen euch plötzlich. Stattdessen hockt ihr alleine zuhause im unaufgeräumten Chaos… Und dann wird das Team auch noch von eurem Chef dazu aufgefordert, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Was soll das denn bitte?!
Zeiterfassung ist ein stark diskutiertes Thema: Einige sprechen sich stark dafür aus, andere erachten sie als absoluten Blödsinn. In diesem Beitrag stellen wir beide Perspektiven gegenüber und erklären, warum Zeiterfassung – trotz aller Vorurteile – sinnvoll ist.
Zeiterfassung als Mittel zur Kontrolle
Jeder, der sich mit dem Thema Zeiterfassung auseinandersetzt, kennt es. Das Bild von der Führungskraft, die regelrecht Angst vor dem Homeoffice hat und krampfhaft an veralteten Vorstellungen festhält. Um jeden Preis wird sichergestellt, dass alle brav arbeiten. Wenn schon Homeoffice, dann nur in Kombi mit peniblem Timetracking. Mitarbeiter werden deshalb zur Erfassung der Arbeitszeiten gezwungen. Zu groß ist die Sorge, dass sie in der Arbeitszeit Netflix schauen.
Die Stechuhr gehört zur Arbeitswelt von gestern.
Zeiterfassung als Mittel zur Kontrolle. Genau aus diesem Grund haben so viele Arbeitnehmer zurecht eine negative Einstellung gegenüber dem Prinzip der Zeiterfassung. Das ist nachvollziehbar, denn Kontrolle widerspricht New Work und der Ownership-Mentalität – keiner wird gern kontrolliert und ausspioniert. Noch dazu sehen viele die Erfassung ihrer Arbeitszeiten als lästigen Zeitfresser und wollen sich keine zusätzliche Arbeit machen, jede einzelne Tätigkeit mühsam einzutragen. Einige haben auch Angst davor, die erwarteten Leistungen nicht voll zu erfüllen, wohingegen andere das Prinzip gar nicht ernst nehmen, ganz nach dem Motto: “Die Stechuhr gehört zur Arbeitswelt von gestern”.
Zeiterfassung? Alles Blödsinn! Oder doch nicht?
All diese Vorurteile machen eines deutlich: Da der Grund für Zeiterfassung oft nur völlig unzureichend oder gar nicht kommuniziert wird, sehen viele Arbeitnehmende sie als Ausspionieren der Präsenzzeiten. Klar, dass vor diesem Hintergrund niemand Lust darauf hat, ständig seine Arbeitszeiten einzutragen.
Der eigentliche Sinn von Zeiterfassung liegt ganz woanders: Das Ziel sollte es sein, produktive Zeiten erfassen zu können und eine Zuordnung zu einzelnen Jobs und Projekten zu ermöglichen. Wenn Zeiterfassung diesen Sinn erfüllt, anstatt als unsinniges Überwachungsinstrument zu dienen, ist sie total hilfreich. Beispielsweise unterstützt Zeiterfassung die Agenturleitung dabei, den tatsächlichen Personalbedarf eines Projekts besser abschätzen zu können oder auch bei Budgetüberschreitungen rechtzeitige Gegenmaßnahmen einzuleiten. Klingt doch logisch, oder nicht?
Welche Vorteile die Zeiterfassung wirklich hat – vor allem im Homeoffice
Wir sehen in der Zeiterfassung viele Vorteile, solange der Sinn dieser Methode im Vorhinein besprochen wurde und sie nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter verwendet wird. Langfristig kann das Erfassen von Arbeitszeiten sowohl Mitarbeitern, als auch dem gesamten Unternehmen helfen.
Zeiterfassung lohnt sich für dich auch in Zeiten von Remote Work. Im Homeoffice arbeitet man statistisch eher mehr, als im Office. Anstatt aufwendige Berechnungen durchführen zu müssen, hilft die Zeiterfassung dir dabei, Überstunden deutlich zu machen.
Außerdem kann das Erfassen der Arbeitszeit helfen, selbstbestimmtes Arbeiten zu fördern. Gerade in Zeiten von New Work ist dieser Aspekt nicht mehr unerheblich. Statt einem starren, weisungsgebundenen Alltag, sollte Arbeitnehmern im Homeoffice die Möglichkeit zur freien Zeiteinteilung gegeben werden. Wenn nun anstelle der reinen Anwesenheit, alle Arbeitszeiten aufgabenbezogen erfasst werden, können Zeitfresser besser entlarvt werden. Das hilft, die eigene Arbeitszeit besser einzusetzen und somit dem Management der eigenen Kapazitäten. Wer einen Großteil seiner Zeit für ein bestimmtes Thema einsetzen will, braucht auch eine Methode, um sicherzustellen, ob dies auch gelingt.
Auch unser Co-Founder Tobias trackt seit Jahren regelmäßig seine Arbeitszeit:
“Auch ich tracke die Zeit, die ich brauche, um meine Aufgaben zu erledigen. Ich gewinne dadurch einen detaillierten Einblick, für welche Bereiche des Unternehmens ich meine Zeit aufwende. Neben einem wesentlich besseren Gefühl für den tatsächlich benötigten Aufwand, kenne ich so natürlich auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten. Am wichtigsten – und diesen Punkt möchte ich hervorheben – ist es mir, immer wieder über meine Prioritäten nachzudenken.
Wenn ich mir zum Beispiel vornehme, mindestens 50 Prozent meiner Arbeitszeit mit strategisch relevanten Themen zu verbringen, bekomme ich eine unmittelbare Bewertung, ob ich damit Erfolg hatte. Auch kann ich Themenbereiche identifizieren, die neue oder andere Prozesslösungen brauchen. Als agiles Team wollen wir Zeit in Projekte investieren, die uns tatsächlich auch voranbringen. Damit ist Zeiterfassung ein unersetzliches Instrument bei der ständigen Verbesserung unserer Produktivität.”
Tobias Hagenau, Co-Founder awork
Zeiterfassung beantwortet also auch die Frage “Womit vertrödelt man seine Zeit?”: Da Zeitfresser clever entlarvt werden, kannst du deine Selbstkontrolle verbessern und die Produktivität erhöhen. Außerdem wird eine logische Aufstellung der Arbeitskosten für Kunden transparenter – du arbeitest lukrativer und bist in der Lage, individuelle Preise besser zu bestimmen.
Die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung
- Steigerung der Produktivität und Selbstkontrolle
- Verbesserte unternehmensinterne Planung
- Effizientes Arbeiten ohne Zeitfresser
- Überstunden werden deutlich
- Selbstbestimmtes Arbeiten im Homeoffice
- Fristgerechter Abschluss von Tasks
So gelingt die Einführung eines Zeiterfassungssystems auch in eurem Unternehmen
Damit euer Unternehmen auch vom Prinzip der Zeiterfassung profitiert, müssen die folgenden zwei Kriterien erfüllt sein: Um keine Missverständnisse zu provozieren, ist es wichtig, dass alle Beteiligten über den Nutzen der Zeiterfassung informiert werden. Daher muss der Sinn dieser Methode unbedingt vor der Implementierung klar kommuniziert werden. Außerdem solltet ihr ein praktisches Tool (wie zum Beispiel awork) wählen, welches die Zeiterfassung super einfach gestaltet. Jeder Beteiligte sollte sie richtig nutzen können, sodass keinesfalls ein Mehraufwand entsteht.
Außerdem kann es sinnvoll sein, zur Einführung eines Zeiterfassungssystems einen Workshop anzubieten, in dem der Nutzen sowie die Vorteile der Zeiterfassung für die Mitarbeiter und das Unternehmen klar kommuniziert werden. Dieser Workshop hat den Sinn, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu fördern und Transparenz zu schaffen.
Zeiterfassung in awork
Ihr wollt den ersten Schritt wagen und euch mit der Zeiterfassung anfreunden? Gute Entscheidung! awork ist das perfekte Tool für euer Team. Dank der integrierten Zeiterfassung kannst du erfasste Zeiten nicht nur super leicht auswerten, sondern auch direkt weiterberechnen.
Die Zeiterfassung in awork ist direkt in die Projektarbeit integriert. Sie fügt sich nahtlos in deinen Workflow ein und stellt keinen Mehraufwand dar. Insgesamt gibt es in awork drei Möglichkeiten zur Zeiterfassung.
Eine Möglichkeit die Zeiterfassung in awork zu starten, ist der Timer. Deinen Timer zur Zeiterfassung kannst du nicht nur innerhalb deiner Projekte oder auf einzelne Aufgaben starten, sondern auch über die globale Zeiterfassung. Diese kannst du von überall aus awork aktivieren. Sie eignet sich besonders gut, um schnell neue Aufgaben beginnen zu können, zum Beispiel, wenn du einen Anruf annimmst. Langes Suchen innerhalb deiner Projekte war gestern, hier kannst du mit nur einem Klick direkt starten und Details auch im Nachhinein hinzufügen.
Eine zweite Möglichkeit ist das nachträgliche Erfassen der Arbeitszeit über das Zeiterfassungsfenster. Dort kannst du ganz einfach das Datum deiner Aufgabe sowie eine Start- und Endzeit einfügen und Details, wie die Tätigkeit, Projekte oder Notizen eingeben.
Außerdem kannst du Termine aus externen Kalendern, wie Google, Microsoft oder iCloud, in deine awork Zeiterfassung integrieren. Anhand der Symbole in jedem Termin kannst du die verschiedenen Anbieter unterscheiden und mit einem einfachen Klick auf den Termin daraus eine Zeiterfassung machen.
Alle erfassten Arbeitszeiten findest du in awork im Bereich Meine erfassten Zeiten. Auf dieser Übersicht kannst du zwischen den drei Ansichten Mein Tag, Meine Woche und Meine Zeiten wechseln. Der Ladekreis auf der linken Seite zeigt dir, wie viel deiner täglichen Arbeitszeit du schon erfasst hast. Alle Einträge lassen sich jederzeit ganz easy per Drag-and-Drop bearbeiten, duplizieren oder löschen. So hast du deine Zeiten stets im Blick.
Fazit
Wir von awork finden Zeiterfassung absolut sinnvoll und hilfreich, solange sie richtig eingesetzt wird. Das Prinzip der Zeiterfassung hilft dir und deinem Team nicht nur bei der Steigerung eurer Produktivität und lässt euch deutlich lukrativer arbeiten, sondern lohnt sich auch langfristig für das gesamte Unternehmen. Du willst klare Zuordnungen ermöglichen und jederzeit entsprechende Maßnahmen ergreifen können? Mit awork wird es möglich!