Dieser Prozess des Aufschreibens hilft uns dabei, dass unser Kopf nicht platzt. Wenn wir die Dinge, an die wir noch denken müssen, aufschreiben, streichen wir sie gleichzeitig imaginär aus unserem Kopf und haben mehr Kapazität für andere Prozesse.
So organisieren wir uns auch bei der Arbeit. Wir führen To-Do-Listen mit Aufgaben, die wir noch zu erledigen haben. Im Idealfall passiert dieser Prozess nicht mehr analog, sondern digital in einem Projektmanagement-Tool. Doch um wirklich produktiv zu sein, reicht es nicht aus, alles auf irgendwelche Listen zu schreiben.
Alles einfach wahllos aufzuschreiben, führt nicht dazu, dass wir am Ende eines Tages zufrieden nach Hause gehen und das Gefühl haben, richtig was geschafft zu haben. Und sind wir mal ehrlich, hätten wir nicht alle gerne dieses eine Gefühl, am liebsten Tag für Tag?
Daher stellen wir dir in diesem Beitrag ein paar hilfreiche Tipps vor, wie du deine To-Do-Listen am besten nutzen solltest, damit du wirklich produktiv wirst. Natürlich zeigen wir dir auch, wie du diese Methoden in awork umsetzten kannst.
To-Do-Listen App: Produktiver werden mit Prioritäten
Ein wichtiger erster Schritt ist das Arbeiten mithilfe von Prioritäten. Du kannst dich dabei z.B. an der bekannter Eisenhower-Matrix orientieren. Dazu schreibst du erstmal alle Aufgaben nieder, ganz gleich wie wichtig oder dringend sie sind. In awork könntest du dazu eine Liste mit dem Namen To-Dos anlegen.
Nach der Eisenhower-Methode teilst du die Aufgaben in vier Kategorien auf.
Die Eisenhower-Matrix bezieht sich auf die Wichtigkeit und Dringlichkeit deiner To-Dos
Wie du siehst, gibt es vier Quadranten in einem Koordinatenkreuz, an denen du dich dabei orientieren kannst. Die eine Achse bezieht sich auf die Wichtigkeit und die andere Achse auf die Dringlichkeit von deinen To-Dos. Durch die beiden Achsen ergeben sich folgende Kombinationen:
- Es gibt Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Du solltest diese To-Dos schnell bearbeiten und sie haben einen hohen Einfluss.
- Dann gibt es Aufgaben, die wichtig, aber zeitlich nicht dringend sind. Diese To-Dos solltest du im Auge behalten, du musst sie aber nicht kurzfristig erledigen.
- Andersrum gibt es Aufgaben, die zeitlich dringend, aber nicht wichtig sind. Bei diesen Aufgaben solltest du schnell tätig werden, aber nicht zu viel Zeit aufwenden, da sie nicht so einen hohen Impact haben.
- Und zu guter Letzt gibt es Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Von solchen Aufgaben kannst du dich eigentlich direkt verabschieden.
Anhand der Eisenhower-Matrix kannst du all deine gesammelten To-Dos durchgehen, auf die vier Quadranten aufteilen und auf diese Weise priorisieren. Durch die Aufteilung in vier Bereiche, bekommst du einen viel besseren Überblick, wie viele Aufgaben wie viel Aufmerksamkeit von dir benötigen, mit welchen Aufgaben du starten solltest und welche Aufgaben noch warten können. Damit du dich zunächst um diese besonders relevanten Aufgaben kümmern kannst, solltest du wenn möglich andere Aufgaben an dein Team delegieren.
Natürlich kannst du die Prioritäten auch unabhängig von der Eisenhower-Matrix wählen. Möglicherweise sind für dich andere Faktoren relevanter, z.B. Kosten oder Langfristigkeit des Outputs. Wichtig ist, dass eine gewisse Priorisierung stattfindet, die es dir ermöglicht deine Aufgaben aufzuteilen.
Die Eisenhower-Methode in awork umsetzen
Zum Glück ist es ganz einfach, dieses theoretische Konstrukt in awork abzubilden. Am besten legst du ein neues Projekt für die Eisenhower-Matrix an. In diesem Projekt erstellst du nun fünf Listen:
- To-Dos: Diese Liste ist eine Sammlung all deiner Aufgaben. Jede neue Aufgabe landet erstmal in der To-Do-Liste.
- Prio 1: Diese Liste ist für alle wichtigen & dringende Aufgaben. Um diese To-Dos solltest du dich als erstes und mit größter Sorgfalt kümmern.
- Wichtig: In dieser Liste landen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend. Kümmere dich in Ruhe um diese To-Dos.
- Dringend: Diese Liste ist für alle Aufgaben, die weniger wichtig sind, aber die schnell erledigt werden sollten. Du solltest schnell tätig werden, aber nicht zu viel Arbeitsaufwand verschwenden.
- Backlog: Hier landen Aufgaben, die man evtl. erledigt, wenn Kapazitäten vorhanden sind. Alle Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind, kommen in diese Aufgabenliste.
Befülle deine To-Do-Listen richtig
Wenn du dich an das skizzierte Produktivitäts-Konzept hältst, sollte deine Prio 1-Liste eigentlich immer leer sein, weil du es nicht dazu kommen lässt, dass Aufgaben wichtig und dringend zugleich werden. Manchmal bist du allerdings auf andere Personen angewiesen, um deine To-Dos abschließen zu können. Daher ist es wichtig, dass du diese Listen-Option zur Verfügung hast. Versuche jedoch alle Aufgaben in dieser Liste so schnell wie möglich und sorgfältig abzuarbeiten. Jeden Morgen solltest du dich also erstmal der Prio 1-Liste widmen.
In der zweiten Liste (Wichtig) werden vermutlich die meisten deiner To-Dos landen. Hier bietet es sich an, dass du ebenfalls eine visuelle Möglichkeit findest, die Aufgaben in der Liste zu priorisieren. Nutze dazu den Prio-Button in awork, um manche Aufgaben besonders hervorzuheben. Alternativ kannst du die To-Dos in dieser Liste auch einfach der Wichtigkeit nach sortieren.
Viele Aufgaben sehen nur auf den ersten Blick wichtig aus. Beim genaueren Betrachten fällt jedoch auf, dass sie es gar nicht sind. Ein gutes Beispiel für eine Aufgabe in der Dringend-Liste wäre zum Beispiel das Beantworten von einer bestimmten E-Mail, die zwar zeitnah beantwortet werden sollte, aber es Aufgaben gibt, die momentan viel wichtiger sind.
Wir haben es bereits erwähnt, die vierte Liste sollte letztendlich kaum von dir beachtet werden. Aufgaben, die in dieses Raster passen halten dich davon ab, wirklich produktiv zu werden. Allerdings können sie zu einem späteren Zeitpunkt wichtig oder dringend werden. Daher hilft es, sie einfach aufzuschreiben und in diese Liste zu verfrachten. Einmal aufgeschrieben und in awork gut abgelegt, kann dieses To-Do nämlich aus deinem Kopf verschwinden und du hast mehr Zeit und Energie für die anderen Aufgaben.
Pflege deine To-Do-Listen und führe Routinen ein
Die Eisenhower-Matrix soll dir helfen, Prioritäten zu setzen und dich beim Abarbeiten an diese Prioritäten zu halten. Daher solltest du alle täglich dazukommenden Aufgaben konsequent in deiner To-Do-Liste auflisten und einmal pro Tag (alternativ einmal pro Woche) in den übrigen Listen verteilen. Kommen im Laufe des Tages neue Aufgaben hinzu, dann füge sie immer der To-Do-Liste hinzu. Wichtig ist, dass du deine Listen stetig checkst. Hat sich vielleicht eine Priorität verschoben und eine Aufgabe gehört in eine andere Liste? Dann teile sie umgehend der richtigen Liste zu. Deine Listen sollten immer auf dem aktuellsten Stand sein! Wenn du diese Routine erst einmal verinnerlicht hast, passiert sie irgendwann ganz automatisch und kostet dich weniger Energie.
Ein kleiner Tipp von Selbstmanagement-Coach Thomas Mangold ist übrigens, dass du jedes To-Do in deinen Listen mit einem Verb abschließt. Dieses Verb soll dir direkt vermitteln, was bei dieser Aufgabe zu tun ist, z.B. schreiben, anrufen, kontaktieren, mailen, produzieren usw. Uns gefällt der Tipp richtig gut, weil direkt ersichtlich ist, was zu tun ist und es dabei hilft, tatsächlich ins Tun zu kommen.
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