Egal, ob du ein Event organisieren, eine App entwickeln oder eine Marketing-Kampagne durchführen willst – das gemeinsame Arbeiten in Projekten ist nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken.
Einer der Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Projekt: Die Erstellung und Umsetzung eines Projektplans. ✨
In diesem Beitrag erfährst du die Grundlagen der Projektplan-Erstellung und viele praktische Beispiele, wie du einen Projektplan strukturierst.
Darum geht’s in diesem Beitrag
- Was ist ein Projektplan?
- Wie sieht ein Projektplan aus? Der Aufbau
- Schritt für Schritt zum Projektplan
- Wie erstellt man einen Projektplan? Ein Beispiel
- Projekt-Zeitplan erstellen per Gantt-Diagramm
- Projektplan in awork erstellen
- Zusammengefasst
- Oft gefragt: Warum ist ein Projektplan sinnvoll?
Wie erstelle ich einen Projektplan?
Lies weiter und erfahre mehr zum Thema Projektplan erstellen – inklusive Beispielen und Zeitplan!
Was ist ein Projektplan?
Was macht einen Projektplan aus?
- Der Projektplan bündelt alle Pläne, Aufgaben und Termine, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts wichtig sind.
- Das Wichtigste für einen Projektplan ist eine klare, verständliche Struktur – besonders für komplexere Vorhaben.
- Der Projektplan wird vom PM (Projektmanager*in) zu Beginn des Projekts erstellt und dann immer auf dem Laufenden gehalten. 👉 Das ist eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung und nimmt gerade bei größeren Projekten viel Zeit ein.
Wie sieht ein Projektplan aus? Der Aufbau
Weiter geht´s mit dem Aufbau eines Projektes. Charakteristisch für den Aufbau ist, dass alle Elemente hierarchisch gegliedert und in einer Art Baumstruktur angeordnet werden. Der simple Breakdown, wenn du ein Projekt aufbauen willst: Projekte bestehen aus Teilprojekten, welche wiederum Arbeitspakete mit einzelnen Unteraufgaben enthalten.
Wie genau du diese Projektstruktur aufbaust, erfährst du unter “Wie wird dieses Projekt strukturiert?” im nächsten Abschnitt.
💡 Tipp: Wenn du einmal eine für dich passende Planung erstellt hast, kannst du diese auch als Projektvorlage oder Aufgabenvorlage anlegen – zum Beispiel mit den Vorlagen in awork. Diese erleichtern dir den Start in weitere Projekte enorm!
Schritt für Schritt zum Projektplan
Zur Erstellung eines Projektplans können wir uns an den 7 W-Fragen orientieren, die du vielleicht schon aus dem Projektmanagement kennst. Wenn du dich step-by-step daran orientierst, steht dem erfolgreichen Aufbau eines Projekts nichts mehr im Wege! 🤩
Die 7 W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Wann? Wie viel?
Wo stehen wir im Projekt? – die Ausgangssituation
Ziel dieser Frage ist es, die Ausgangssituation zu klären und alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen.
Stelle dir dazu folgende Fragen:
- Was ist die aktuelle Situation?
- Wie sind wir hier gelandet?
- Was charakterisiert das Problem, das wir lösen wollen?
Diese Überlegungen steht quasi vor der eigentlichen Projektdefinition und schaffen Kontext, um diese schneller und gezielter zu erstellen. In diesem Zuge kann es auch hilfreich sein, zu klären, ob in der Vergangenheit bereits ähnliche Projekte geplant und durchgeführt wurden. Wenn dies der Fall ist, kann überlegt werden, ob bestimmte Abläufe oder Vorlagen übernommen werden können.
💡 Tipp: Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Prüfe vor der Erstellung eines Projektplans, ob du bereits vorhandene Elemente übernehmen kannst.
Warum soll dieses Projekt durchgeführt werden?
Im Jargon wird die Antwort auf diese Frage oft auch als “Erfolgsausblick” bezeichnet. Also: Was wird besser, wenn das Projekt erfolgreich durchgeführt wird? Dies ist nicht zu verwechseln mit dem geplanten Projektziel oder -ergebnis, das lediglich konkretisiert, was eigentlich produziert wird. Dieses wird im nächsten Schritt behandelt.
Es ist relevant, das “Warum” eines Projekts zu definieren, da Projekte erfolgreicher sind, wenn der Nutzen klar kommuniziert wird. Das motiviert auch Teammitglieder in herausfordernden Projektphasen. Überlege dir daher im Vorfeld genau, warum du dieses Projekt durchführen möchtest. 🙏
Stelle dir dazu folgende Fragen:
- Was ist die Projektvision?
- Was haben wir langfristig davon, das Projekt umzusetzen?
- Was ist der Nutzen unserer Projektergebnisse?
Was wollen wir in diesem Projekt erreichen?
Nachdem du das “Warum” der Projektdurchführung festgelegt hast, ist nun das Projektziel an der Reihe. Dieses sollte genau und möglichst messbar beschreiben, was im Rahmen dieses Projekts produziert werden soll.
Es gibt verschiedene Methoden der Zieldefinition. Gerade für Einsteiger*innen gilt dabei jedoch oft: Weniger ist mehr. Ein Projektziel kann auch einfach das handfeste Ergebnis sein. 🎯
Stelle dir dazu folgende Fragen:
- Was wollen wir in diesem Projekt produzieren?
- Was machen wir in diesem Projekt?
- Was sind die Ergebnisobjekte?
Hier ein simples Beispiel für ein Projektziel und dessen Erfolgsausblick (der vorhergehende Punkt):
- Projekt: Website Relaunch
- Projektziel: Die fertige Website mit folgenden 10 Unterseiten ist live.
- Erfolgsausblick: Bessere Conversionrate im Marketing und Sales.
Wenn du schon mehr Erfahrung im Projektmanagement mitbringst, dann orientiere dich bei der Zielsetzung am besten am S.M.A.R.T-Prinzip. Formuliere dein Ziel wie folgt:
- Spezifisch: Legt euch auf einen bestimmten Bereich fest, den ihr mit diesem Ziel verfolgt.
- Messbar: Nutze quantitative und qualitative Angaben, um eure Zielerreichung zu messen.
- Attraktiv: Wie kannst du dein Team mit diesem Projektziel motivieren? Welchen Mehrwert bringt euch das gewünschte Ergebnis?
- Realistisch: Formuliert ambitionierte Ziele, aber bleibt dabei realistisch.
- Terminiert: Setze deinem Team eine realistische Deadline und plane genug Puffer ein, um eventuellen Verzögerungen zu begegnen.
💡 Tipp: Kommuniziere die Projektziele teamübergreifend. Damit gehst du nicht nur Konflikten aus dem Weg und kannst Schwierigkeiten besser managen, sondern schaffst auch den notwendigen Fokus für alle Projektbeteiligten.
Wer ist an diesem Projekt beteiligt?
In diesem Schritt werden nicht nur eigene Teammitglieder einbezogen, sondern auch externe Stakeholder, sofern vorhanden. Alle Beteiligten gemeinsam ergeben den “allgemeinen Projektkosmos”. 🪐
Einige Projektrollen gibt es in jedem Projekt, egal ob es sich um ein Kundenprojekt oder interne Teamarbeit handelt. Manchmal werden mehrere dieser Rollen in Personalunion ausgefüllt – umso größer das Projekt, umso wahrscheinlicher ist es, dass jede dieser Rollen auch von gesonderten Personen besetzt werden:
- Auftraggebende sind die Urheber*innen des Projektes. Ihre Pflicht ist es, ein klares Projektziel zu definieren und die Projektergebnisse final abzunehmen.
- Auftragnehmende einigen sich mit den Auftraggebenden auf die Inhalte und Rahmendaten des Projektes. Sie stehen dem Team als Ansprechpartner*in und zur Klärung von Fragen zur Seite.
- Die Projektleitung übernimmt die operative Leitung des Projektes, also die Aufgaben- und Zeitplanung, die Pflege des Projektplan im engeren Sinne und das Risikomanagement.
- Das Team bearbeitet schließlich die inhaltlichen Aufgaben des Projektes.
Der allgemeine Projektkosmos
Diese Projektrollen gibt es in jedem Projekt.
Bei jedem Projekt sollte genau festgelegt werden, wie die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten aussieht. Dabei sollte vorab besprochen werden, wie die Workflows und Abstimmungen aussehen sollten und welche Tools dafür genutzt werden.
Stelle dir dazu folgende Fragen:
- Brauchen wir regelmäßige Meetings?
- Welche Tools nutzen wir zur Organisation, Kommunikation und Dokumentation?
- Wie ist der Workflow für Feedback und Abstimmungen?
- Was ist uns in der Zusammenarbeit besonders wichtig?
Wie wird dieses Projekt strukturiert?
Nun bist du beim inhaltlichen Teil deines Projektplans angekommen. Nun geht es an die Strukturierung des Projekts, um zu klären, was in welcher Reihenfolge erledigt werden muss.
Der Fachbegriff für diese einfachste Art, Projektarbeit zu strukturieren, ist die “Work Breakdown Structure” oder WBS. Hierbei werden Projekte in Teilprojekte unterteilt, die wiederum Arbeitspakete mit einzelnen Unteraufgaben enthalten. Das ist oft der erste Schritt einer Projektplanung und ist vorerst noch unabhängig von Zeiten, Budgets usw.
Stelle dir dazu folgenden Fragen:
- Welche Projektphasen gibt es?
- Welche Aufgabenpakete enthält welche Projektphase?
- Welche Aufgaben gehören zu den verschiedenen Paketen?
- In welche Unteraufgaben sind diese Aufgaben untergliedert?
So brichst du dein Projekt in immer kleinere Teile herunter, sodass du ganz genau weißt, was wann und in welcher Reihenfolge erledigt werden muss.
Projektstrukturplan: Top-Down
Die einfachste Art, Projektarbeit zu strukturieren, ist die “Work Breakdown Structure” (WBS).
In awork kannst du die WBS-Struktur super mit Listen, Aufgaben und Unteraufgaben und Checklisten” darstellen. So hast du einen perfekten Überblick über deine Projekte und deren Struktur.
Projekt > Aufgaben-Listen > Aufgaben > Unteraufgaben > Checklisten
💡 Tipp 1: Schreibe zunächst alle Ideen in Form einer Aufgabenliste oder Mindmap auf. Bringe dann Ordnung in das Chaos. indem du z.B. die Aufgaben in verschiedene Listen aufteilst und/oder sie in eine zeitliche Timeline (Gantt-Chart) bringst.
💡 Tipp 2: Darüber hinaus kannst du das Projekt mittels Meilensteinen und Abhängigkeiten strukturieren. Diese schaffen den notwendigen Überblick über wichtige Teilziele und zeigen auf, welche Aufgaben vom Abschluss anderer Tasks beeinflusst werden.
Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?
Die Deadline eines Projektes, also bis wann das Projektziel erreicht werden soll, wird vom Auftraggebenden festgelegt. Dieser ist entweder eine externe Partei oder jemand aus dem Team, wenn es sich um ein internes Projekt handelt. Egal ob ihr mit internen oder externen Auftraggebenden zusammenarbeitet, plant auf jeden Fall genügend Puffer für eventuelle Verzögerungen ein.
Wie viel darf das Projekt kosten?
Last but not least: Kalkuliere, wie viel die im Projekt geplanten Ressourcen kosten dürfen. Dazu zählen sowohl interne Ressourcen, also Personalkosten, als auch Budget für externe Ressourcen, wie z.B. Agenturen, Tools, Freelancer oder Materialkosten. Falls ihr einen Auftraggeber für das Projekt habt, gibt dieser oftmals die Projektkosten vor. Daraus resultiert eure interne Kostenplanung. 💸
Stelle dir dazu folgenden Fragen:
- Welche Budgetposten gibt es im Projekt?
- Wie soll das Budget aufgeteilt werden?
- Und welche Gesamtkosten ergeben sich daraus?
- Optional: Liegt das Budget im vorgegebenen Rahmen?
Das strategische PM-Dreieck
Das strategische PM-Dreieck kann dabei helfen Zeit, Kosten und Qualität zu bestimmen.
Im Laufe des Projektes solltest du kontinuierlich prüfen, ob ihr noch im Budgetrahmen bzw. im Zeitbudget liegt liegt. Auch am Ende des Projektes sollte es einen solchen Abgleich geben, ob ihr unter oder über dem Budget lagt. Aus dem Ergebnis kannst du dann für zukünftige Projekte lernen, um deren Kosten besser abzuschätzen. Das gilt für Kosten, aber auch für geplanten vs. tatsächlichen Zeitaufwand.
Wie erstelle ich einen Projektplan? Ein Beispiel
Wir können den Aufbau eines Projektplans anhand des folgenden Projektplan-Beispiels verdeutlichen. Stell dir vor, du sollst für eine Kundin eine Unternehmenswebsite neu gestalten. 👩💻
Projektplan erstellen – Beispiel:
- Dem Projekt Websitegestaltung für Kundin sind unter anderem die Teilprojekte Website-Design, Website-Texte und Technische Umsetzung untergeordnet.
- Zum Teilprojekt Website-Design gehören beispielsweise die Arbeitspakete Corporate Branding, Grafiken und Animationen.
- Dem Arbeitspaket Grafiken sind zum Beispiel die Aufgaben Mockups designen und Grafiken optimieren untergeordnet.
💡 Tipp: In awork kannst du für jede Aufgabe einen Planaufwand hinterlegen. Wenn die Aufgabe dann läuft, kann dein Team Zeiten darauf erfassen, sodass du am Ende einen genauen Abgleich der geplanten vs. der tatsächlich gebrauchten Zeit hast. Das ist besonders hilfreich, um zukünftige Zeitaufwände genauer abzuschätzen.
Projekt-Zeitplan erstellen per Gantt-Chart inkl. Meilensteine
Bleiben wir bei dem Projektplan-Beispiel der Websitegestaltung. Wie ist der aktuelle Stand deines Projektplans?
- Bisher hast du nur die Struktur der vorhandenen Elemente der Projektplanung dargestellt, also fehlt jetzt noch eine zeitliche Einordnung. Die Festlegung von Deadlines hilft dir dabei, einz dein Projekt fristgerecht abzuschließen.
- Wie setzen wir dies um? Mit der Darstellung eines Ablaufplans als Gantt-Diagramm, welches dir die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken anzeigt. Diese Anordnung auf einer horizontalen Zeitachse definiert den Beginn und das Ende einer Aufgabe.
- Um Deadlines einzuhalten, ist natürlich wichtig, dass auch die nötigen Ressourcen deiner Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Diese sollten so früh und transparent wie möglich in den Prozess mit einbezogen werden. Verteile die Arbeitspakete und Aufgaben im Team. Wichtig dabei: Möglichst genau abzuschätzen, wie lange die Aufgaben dauern werden.
🤓 Der große Vorteil des Gantt-Charts: Es kann Aufgaben, die über einen langen Zeitraum laufen, Abhängigkeiten und Meilensteine wesentlich besser darstellen als die klassische Listen- oder Kalenderdarstellung.
Zeitliche Projektplanung mit der Timeline in awork
Mit der awork Timeline ist dein Team stets über anstehende Deadlines informiert. Du kannst mit Abhängigkeiten und Meilensteinen wichtige Zwischenziele im Blick behalten.
Meilensteine sind besonders hilfreich für Zeitmanagement und Fortscrittskontrolle. Sie dienen als feste Termine im Projektplan, an denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Dies hilft dabei, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt. Zudem wirkt es motivierend auf das Team, wenn ein Meilenstein, also ein messbares Zwischenergebnis, erreicht ist. 🎉
Abhängigkeiten zeigen auf, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen und welche Aufgaben möglicherweise erst nach Abschluss bestimmter anderer Aufgaben beginnen können. Durch die Visualisierung von Abhängigkeiten im Projektplan ist es besser verständlich, wie sich Verzögerungen oder Änderungen auf andere Teile des Projekts auswirken können.
Im Gantt-Chart können dank dieser visuellen Planung dann auch die Zuweisung der Verantwortlichkeiten vorgenommen werden. Es ist direkt sichtbar, wer in welcher Projektphase wie viele Aufgaben hat. Das hilft auch dabei, Engpässe und potenzielle Risiken im Projekt zu identifizieren, bevor sie auftreten.
💡 Tipp: In awork kannst du darüber hinaus die projektübergreifende Kapazität deiner Teammitglieder sehen. In der Workload-Übersicht werden dir Überbuchungen oder Leerlauf sofort angezeigt, sodass du entsprechend umplanen kannst.
Projektplan in awork erstellen
Nachdem du die Erstellung und den Ablauf eines Projektplans kennengelernt hast, wollen wir dieses Wissen praktisch im Projektmanagement-Tool awork umsetzen. So erstellst du step-by-step deinen eigenen Projektplan:
- Hierarchisches Einpflegen der Projektplan-Inhalte: Lege in deinem awork Projekt zunächst eine Liste für jedes Teilprojekt an. Dieser fügst du dann die zugehörigen Aufgaben und Unteraufgaben hinzu und kannst sie bei Bedarf mit Checklisten ausstatten.
Aufgabenlisten in awork
Fülle deine Listen mit Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten. Setze ihren Status fest und füge Bearbeiter*innen hinzu.
- Aufgaben-Informationen: Fülle sämtliche möglichen Informationen zu den einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben hinzu: Zeiten, Verantwortlichkeiten, Priomarker, Planaufwand, Beschreibungen, Checkliste – je mehr, desto besser. 😉
- Visuelle Zeitplanung deines Projekts: Wechsle jetzt von der Listenansicht in die Timeline. Diese stellt alle Aufgaben deines Projektes im Zeitverlauf dar – wie ein Gantt-Chart, nur noch besser. Aufgaben, für die du bereits ein Start- und Enddatum festgelegt hast, werden automatisch in der Timeline dargestellt. Aufgaben ohne Zeitplanung kannst du einfach per Drag-and-Drop aus der Liste am rechten Bildschirmrand an die entsprechende Position ziehen.
🤓 Besonders praktisch: Um deine Planung übersichtlich zu gestalten, kannst du in awork mehrere Tasks in einer Zeile darstellen – ein großer Vorteil gegenüber dem generischen Gantt-Chart.
- Verantwortlichkeiten zuweisen. Die Timeline-Ansicht eignet sich auch bestens, um dein Team auf die jeweiligen Aufgaben zu besetzen. Um sicherzustellen, dass niemand überbucht ist, solltest du im Anschluss einen Blick in die Workload-Übersicht im Planer werfen.
- Abhängigkeiten und Meilensteine: Definiere sie, um die Prioritäten und wichtige Teilziele zu markieren. Mit den Abhängigkeiten wird klar, welche Aufgaben dein Team zuerst bearbeiten sollte.
💪 Pro-Tipp: Der Projektplan steht. Doch dann kommen spontane Anfragen reingeflattert, die alles durcheinander bringen? Verteile sie ganz einfach an die Teammitglieder, die noch Luft im Kalender haben. Welche das sind, siehst du im awork Planer auf einen Blick.
Der awork Planer
Mit dem awork Planer hast du die volle Übersicht über die Kapazitäten deines Teams – für neue Projekte und spontane Anfragen.
Zusammengefasst
Die Erstellung eines Projektplans muss nicht kompliziert sein. Wenn du beim Aufbau eines Projekts auf die folgenden drei Punkte achtest, ersparst du dir viel Ärger und rockst deine Projekte dank sinnvoller Projektpläne!
- Nimm dir Zeit für die 7-W-Fragen (Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?).
- Pflege alle Projekt-Elemente strukturiert und vollständig ein – am besten in einem Projektmanagement-Tool wie awork. Integriere eine Zeitachse und definiere Meilensteine.
- Achte also darauf, dass der Plan im Verlauf der Arbeit immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Das Hausmittel der Excel-Tabelle solltest du unbedingt vermeiden. Das Aktualisieren der Informationen macht keinen Spaß, ist fehleranfällig und kostet unnötig viel Zeit. 🙅
Die smarte Alternative: Eine Projektmanagement-Software wie awork bietet smarte Funktionen, die dich beim Erstellen deines Projektplans unterstützen. Und mit awork rockst du nicht nur deine Projekte: Wir glauben fest daran, dass die Zukunft der Arbeitswelt joyful ist. Und wir sind davon überzeugt, dass moderne Software die Basis dafür ist.
Oft gefragt: Warum ist ein Projektplan sinnvoll?
Mit einem Projektplan bündelst du alle Pläne und Aufgaben für die Durchführung deines Projekts. Er hilft dir dabei, die Komplexität deines Vorhabens zu reduzieren und spart dir damit viel Zeit beim Projektmanagement. 💪
Ein Projektplan ist ein unverzichtbares Instrument für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Er unterstützt dich bei der Strukturierung und Organisation deines Projekts, beim effizienten Management von Zeit und Ressourcen, bei der Kommunikation mit allen Beteiligten und bei der Identifizierung und Bewältigung von Risiken.
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