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Projektplan erstellen – Aufbau, Beispiel & Zeitplan

Egal, ob du ein Event organisieren, deine Verkaufszahlen erhöhen oder eine Marketingstrategie entwickeln willst – das gemeinsame Arbeiten in Projekten ist nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken.

Einer der Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Projekt: Die Erstellung und Umsetzung eines Projektplans

Wie du einen Projektplan erstellen kannst, erklären wir dir in diesem Beitrag anhand praktischer Beispiele.

Darum geht’s in diesem Beitrag

Wie erstelle ich einen Projektplan?

Lies weiter und erfahre mehr zum Thema Projektplan erstellen – inklusive Beispielen und Zeitplan!

Was ist ein Projektplan?

Was macht einen Projektplan aus?

  • Er bündelt alle Pläne, Aufgaben und Termine, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts wichtig sind. 
  • Das Wichtigste für einen Projektplan ist eine klare, verständliche Struktur – besonders für komplexere Vorhaben.
  • Der Projektplan wird zu Projektbeginn vom Projektmanager erstellt und stets aktualisiert. 
  • Diese Pflege gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Projektleitung und nimmt gerade bei größeren Projekten viel Zeit ein.

Wie sieht ein Projektplan aus? Der Aufbau

Weiter geht´s mit dem Aufbau eines Projektes. Charakteristisch für den Aufbau ist, dass alle Elemente hierarchisch gegliedert und in einer Art Baumstruktur angeordnet werden. Der simple Breakdown, wenn du ein Projekt aufbauen willst: Projekte bestehen aus Teilprojekten, welche wiederum Arbeitspakete mit einzelnen Unteraufgaben enthalten. 

Projekt > Teilprojekte > Arbeitspakete > Unteraufgaben

Tipp: Wenn du einmal eine für dich passende Planung erstellt hast, kannst du diese auch als Projektvorlage oder Aufgabenvorlage anlegen – zum Beispiel mit den Vorlagen in awork. Diese erleichtern dir den Start in weitere Projekte enorm!

Schritt für Schritt zum Projektplan

Zur Erstellung eines Projektplans können wir uns an den 7 W-Fragen orientieren, die du vielleicht schon aus dem Projektmanagement kennst. Wenn du dich step-by-step daran orientierst, steht dem erfolgreichen Aufbau eines Projekts nichts mehr im Wege!

Die 7 W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Wann? Wie viel?

Wo stehen wir im Projekt?

Lass uns mit der Ausgangssituation deines Projektes starten… 

  • Hast du in der Vergangenheit bereits ähnliche Projekte geplant und durchgeführt? Überlege, ob du bestimmte Abläufe oder Vorlagen übernehmen kannst. 
  • Welche Informationen sind schon vorhanden und welche fehlen dir noch zur Durchführung des Projekts?

Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Prüfe vor der Erstellung eines Projektplans, ob du bereits vorhandene Elemente übernehmen kannst.

Warum soll dieses Projekt durchgeführt werden?

Projekte werden nur dann erfolgreich, wenn sie durch sinnstiftende Ziele entstehen und ihr Nutzen klar kommuniziert wird. Das motiviert auch deine Teammitglieder in herausfordernden Projektphasen – also überlege dir im Vorhinein genau, weshalb du dieses Projekt durchführen möchtest.

  • Mit welchem (wirtschaftlichen) Nutzen rechnest du bei diesem Projekt? 
  • Wann lohnt sich die Investition (Return on Investment)? 
  • Welche Chancen bietet dieses Projekt? 

Was wollen wir in diesem Projekt erreichen?

Nachdem du den Sinn der Projektdurchführung festgelegt hast, lege die Projektziele für den Aufbau des Projekts fest. Euer Projektziel soll genau und messbar beschreiben, was im Rahmen dieses Projekts produziert werden soll. 

Orientiere dich deshalb bei der Zielsetzung am S.M.A.R.T-Prinzip

  • Spezifisch: Legt euch auf einen bestimmten Bereich fest, den ihr mit diesem Ziel verfolgt. 
  • Messbar: Nutze quantitative und qualitative Angaben, um eure Zielerreichung zu messen. 
  • Attraktiv: Wie kannst du dein Team mit diesem Projektziel motivieren? Welchen Mehrwert bringt euch das gewünschte Ergebnis?
  • Realistisch: Formuliert ambitionierte Ziele, aber bleibt dabei realistisch.
  • Terminiert: Setze deinem Team eine realistische Deadline und plane genug Puffer ein, um eventuellen Verzögerungen zu begegnen.

Pro-Tipp: Kommuniziere die Projektziele teamübergreifend. Damit gehst du nicht nur Konflikten aus dem Weg und kannst Schwierigkeiten besser managen, sondern schaffst auch den notwendigen Fokus für alle Projektbeteiligten.

Wer ist an diesem Projekt beteiligt?

In diesem Schritt werden nicht nur eigene Teammitglieder einbezogen, sondern auch externe Stakeholder. Welche Personen arbeiten am Projekt und welche Projektrollen sollen die Teammitglieder übernehmen? 

Wenn du dies festgelegt hast, kümmere dich um die Kollaboration im Team

  • Welche Regeln sind euch für die teamübergreifende Zusammenarbeit wichtig?
  • Über welche Tools wollt ihr kommunizieren?
  • Gibt es regelmäßige Abstimmungen in Form eines Jour Fixe?

Wie wird dieses Projekt strukturiert?

Mittlerweile bist du schon bei dem inhaltlichen Teil deines Projektplans angekommen. Jetzt geht es an die Strukturierung des Projekts

  1. Welche Aufgaben und Unteraufgaben beinhaltet euer Projekt? 
  2. Welche Herausforderungen und Risiken könnten den Erfolg eures Projekts gefährden?
  3. Mit welchen Maßnahmen kannst du diese verringern?

Das klingt zunächst sehr komplex – gerade bei größeren Projekten, die über Monate hinweg laufen. Unser Tipp: Schreibe zunächst alle Ideen in Form einer Mindmap oder To-Do-Liste auf und bringe dann Ordnung in das Chaos.

Wie strukturiere und manage ich meine Projekte? In dieser kostenlosen awork Webinar-Aufzeichnung liefert dir unser CEO Tobi die Antwort!

Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?

Je nachdem, ob ihr mit einem Auftraggeber oder intern zusammenarbeitet, ist die Deadline entweder schon vorgegeben oder kann selbst festgelegt werden. Falls ihr intern das Projektende festlegt, plant auf jeden Fall genügend Puffer für eventuelle Verzögerungen ein. 

Tipp: Darüber hinaus kannst du das Projekt mittels Meilensteinen und Abhängigkeiten strukturieren. Diese schaffen den notwendigen Überblick über wichtige Teilziele und zeigen auf, welche Aufgaben vom Abschluss anderer Tasks beeinflusst werden. 

Wie viel darf das Projekt kosten?

Last but not least: Kalkuliere, wie viel die im Projekt geplanten Ressourcen kosten dürfen. 

  • Wie soll das Budget aufgeteilt werden?
  • Und welche Gesamtkosten ergeben sich daraus? 
  • Falls ihr einen Auftraggeber für das Projekt habt, gibt dieser oftmals die Projektkosten vor. Daraus resultiert eure interne Kostenplanung.

Wie erstellt man einen Projektplan? Ein Beispiel

Wir können den Aufbau eines Projektplans anhand des folgenden Projektplan-Beispiels verdeutlichen. Stell dir vor, du sollst für einen Kunden eine Unternehmenswebsite neu gestalten. 

Projektplan erstellen – Beispiel: 

  • Dem Projekt Websitegestaltung für Kunde sind unter anderem die Teilprojekte Website-Design, Website-Texte und Technische Umsetzung untergeordnet.
  • Zum Teilprojekt Website-Design gehören beispielsweise die Arbeitspakete Corporate Branding, Grafiken und Animationen
  • Dem Arbeitspaket Grafiken sind zum Beispiel die Aufgaben Mockups designen und Grafiken optimieren untergeordnet.

Projekt-Zeitplan erstellen per Gantt-Diagramm

Bleiben wir bei dem Projektplan-Beispiel der Websitegestaltung. Wie ist der aktuelle Stand deines Projektplans? 

  1. Bisher hast du nur die Struktur der vorhandenen Elemente der Projektplanung dargestellt, also fehlt jetzt noch eine zeitliche Einordnung. Die Festlegung von Deadlines hilft dir dabei, einz dein Projekt fristgerecht abzuschließen. 
  2. Wie setzen wir dies um? Mit der Darstellung eines Ablaufplans als Gantt-Diagramm, welches dir die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken anzeigt. Diese Anordnung auf einer horizontalen Zeitachse definiert den Beginn und das Ende einer Aufgabe. 

Der große Vorteil des Gantt-Diagramms: Es kann Aufgaben, die über einen langen Zeitraum laufen, Hierarchien und Abhängigkeiten wesentlich besser darstellen als die klassische Kalenderdarstellung.

Zeitliche Projektplanung mit der Timeline in awork

Mit der awork Timeline ist dein Team stets über anstehende Deadlines informiert. Du kannst dank Abhängigkeiten und Meilensteinen wichtige Zwischenziele im Blick behalten.

Projektplan in awork erstellen

Nachdem du die Erstellung und den Ablauf eines Projektplans kennengelernt hast, wollen wir dieses Wissen praktisch im Projektmanagement-Tool awork umsetzen. So erstellst du step-by-step deinen eigenen Projektplan: 

  1. Hierarchisches Einpflegen der Projektplan-Inhalte: Lege in deinem awork Projekt zunächst eine Liste für jedes Teilprojekt an. Dieser fügst du dann die zugehörigen Aufgaben hinzu und kannst sie bei Bedarf mit Unteraufgaben füllen.

Wie du To-Do-Listen richtig nutzt und noch produktiver arbeitest, erfährst du im awork Blog

To-Do-Listen in awork

Fülle deine Listen mit Unteraufgaben und Beschreibungen, setze ihren Status fest und füge Bearbeiter*innen hinzu.

  1. Visuelle Zeitplanung deines Projekts: Wechsle jetzt von der Listen-Ansicht in die Timeline. Diese stellt alle Aufgaben deines Projektes im Zeitverlauf dar – wie ein Gantt-Chart, nur noch besser. Aufgaben, für die du bereits ein Start- und Enddatum festgelegt hast, werden automatisch in der Timeline dargestellt. Aufgaben ohne Zeitplanung kannst du einfach per Drag-and-Drop aus der Liste am rechten Bildschirmrand an die entsprechende Position ziehen.

Besonders praktisch: Damit deine Planung nicht unnötig lang wird, kannst du in awork mehrere Tasks in einer Zeile darstellen – ein großer Vorteil gegenüber dem generischen Gantt-Chart. 

  1. Abhängigkeiten und Meilensteine: Definiere sie, um die Prioritäten und wichtige Teilziele zu markieren. Mit den Abhängigkeiten wird klar, welche Aufgaben dein Team zuerst bearbeiten sollte. 

Sobald du deine Projektaufgaben in awork bearbeitest, wechseln sie ihre Farbe in der Timeline. Außerdem zeigt das Icon links bei jeder Aufgabe in der Timeline die aktuellen Bearbeiter*innen an. Damit bleibt der aktuelle Status von Aufgaben immer transparent. 

Du interessiert dich für awork? Auf OMR Reviews findest du verschiedenste Erfahrungen und Bewertungen von awork Usern. 

Zusammengefasst

Die Erstellung eines Projektplans muss nicht kompliziert sein. Wenn du beim Aufbau eines Projekts auf die folgenden drei Punkte achtest, ersparst du dir viel Ärger und rockst deine Projekte dank sinnvoller Projektpläne! 

  • Nimm dir Zeit für die 7-W-Fragen (Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?).
  • Pflege alle Projekt-Elemente strukturiert und vollständig ein – am besten in einem Projektmanagement-Tool wie awork. Integriere eine Zeitachse und definiere Meilensteine. 
  • Achte also darauf, dass der Plan im Verlauf der Arbeit immer auf dem neuesten Stand bleibt.

Das Hausmittel der Excel-Tabelle solltest du unbedingt vermeiden. Das Aktualisieren der Informationen macht keinen Spaß, ist fehleranfällig und kostet unnötig viel Zeit. Die smarte Alternative: Eine Projektmanagement-Software wie awork bietet smarte Funktionen, die dich beim Erstellen deines Projektplans unterstützen. Und mit awork rockst du nicht nur deine Projekte: Wir glauben fest daran, dass die Zukunft der Arbeitswelt joyful ist. Und wir sind davon überzeugt, dass moderne Software die Basis dafür ist.


Oft gefragt: Warum ist ein Projektplan sinnvoll?

Ein Projektplan ist sinnvoll, da er alle Pläne und Aufgaben für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes bündelt. Indem er alle Bestandteile eines Projektes hierarchisch gliedert, schafft er eine klare und verständliche Struktur. Damit reduziert er die Komplexität deines Vorhabens enorm – und das spart dir viel Zeit und Ärger beim Projektmanagement.


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