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Projektmanagement vs. Workmanagement – was ist was?

Projektmanagement vs. Workmanagement – was ist was?
30
July 2021

Projektmanagement und Arbeitsmanagement sind zwei Begriffe, die regelmäßig gehört und verwendet werden, aber oft verstehen viele Menschen die Unterschiede nicht. Diese Begriffe führen immer wieder zu Verwirrung und werden manchmal im falschen Zusammenhang verwendet. In diesem Artikel werden sie gründlich erklärt, um dir zu helfen, die beiden Begriffe zu unterscheiden.

Was ist das klassische Projektmanagement?

Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Arbeitsmanagement liegt im Prinzip in den unterschiedlichen Anwendungen, in denen die Methoden eingesetzt werden.

Projektmanagement (PM) ist eine Organisationsmethode für einmalige Projekte. Das bedeutet, dass diese Projekte Fristen haben. Sie sind zeitlich begrenzt und werden innerhalb dieses Zeitrahmens abgeschlossen.

Im PM werden bestimmte Methoden eingesetzt, um ein Projekt zu planen, zu steuern und durchzuführen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, gemeinsam mit seinen Projektteammitgliedern daran zu arbeiten, alle Projektziele und Meilensteine zu erreichen. Der Erfolg eines Projekts wird durch ein klares Ziel definiert. Deshalb sind Teams, die an solchen Projekten arbeiten, auch kurzlebig. Es sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter/innen ergänzen. Nur so kann ein zusammenhängendes Projektteam entstehen. Hier ist ein Beispiel, um das zu verdeutlichen:

Projektziel

Es gibt einen neuen Auftrag in deiner Agentur. Du sollst eine komplette Marketingkampagne für einen neuen Großkunden auf die Beine stellen und ein Design für sein neues Produkt entwerfen...

Projektstruktur

Für jedes Projekt gibt es eine verantwortliche Person, in diesem Fall den Projektmanager, nennen wir ihn Markus. Er sorgt dafür, dass jeder im Team weiß, wofür er verantwortlich ist, sich gegenseitig unterstützt und dass alle Termine eingehalten werden. Markus beginnt damit, Aufgaben für dieses Projekt zu erstellen, ein Team zusammenzustellen und diese Aufgaben auf die verschiedenen Kollegen zu verteilen. Larissa, Max und Julia sind für das kreative Brainstorming, die Formulierung von Ideen und die Gestaltung der Kampagne zuständig. Björn kümmert sich um das passende Design.

Diese Organisation ist die einzige Möglichkeit, produktiv am Projekt zu arbeiten. Andernfalls würden sich die Mitarbeiter möglicherweise gegenseitig behindern, die Arbeit an einer Aufgabe würde doppelt erledigt oder eine Aufgabe könnte sogar ganz vergessen werden. Natürlich beschreibt das zur Verdeutlichung gewählte Beispiel aus der Agentur die ideale Situation. In der Realität müssen Max und Larissa noch ein zweites wichtiges Projekt managen, was bedeutet, dass der gesamte Planungsprozess hin und wieder durcheinander geraten kann. Hier kann die richtige Software bei der Projektorganisation helfen. Schließlich wissen wir alle, dass solche Helfer unverzichtbar sind, uns Struktur geben und uns davor bewahren, hin und wieder etwas Wichtiges zu vergessen.

The difference between project management and work management lies in principle in the different applications in which the methods are used. Find out more in this article!
Projecktmanagement vs. Arbeitsmanagement - wo liegen die Unterschiede? Finde es in den folgenden Abschnitten heraus.

Methoden im Projektmanagement

Im Idealfall weiß jeder Mitarbeiter, der an einem Projekt arbeitet, dank der gewählten Methode zu jeder Zeit, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Das Gantt-Diagramm

Eine beliebte Methode ist z.B. das Gantt-Diagramm. Das ist eine besondere Form des Balkendiagramms. Es stellt alle geplanten Aktivitäten des Projekts grafisch dar. So lässt sich der Fortschritt eines Projekts besonders gut visualisieren. Außerdem dient es auch als geeignetes Mittel zur Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

Die Netzwerktechnik

Eine weitere Methode ist die Netzplantechnik. Sie wird verwendet, um die Planung und Kontrolle von Projekten zu organisieren. Diese Methode zeigt die logische und zeitliche Abfolge der Teilprozesse, auch durch eine grafische Darstellung. Es werden einzelne Abschnitte eines Projekts betrachtet, die chronologisch angeordnet sind. So bietet der Netzplan u.a. eine detaillierte Zeitanalyse.

Was bedeutet also Arbeitsmanagement?

Methoden des Arbeitsmanagements würden uns auch in unserem aktuellen Tagesgeschäft helfen. Denn auch hier gibt es viele Arbeitsabläufe, die standardisiert werden können. Projektmanagement hat uns vorgemacht, wie viel besser wir mit Struktur arbeiten können. Wir könnten dieses Wissen zum Beispiel im Arbeitsalltag umsetzen und uns so effizienter strukturieren. Im internen Marketing würde es zum Beispiel auch helfen, interne Projekte, Themen und Fristen zu besprechen, Ansprechpartner zu definieren und sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen.

Beim Work Management (WM) werden die gut durchdachten Methoden von Projektmanagement auf das aktuelle Tagesgeschäft übertragen und angewendet. Das primäre Ziel ist nicht der Abschluss eines Projekts, sondern die Optimierung der internen Produktivitätskultur. Dazu gehört die allgemeine tägliche Arbeitsorganisation ebenso wie die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben, die Absprache zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung von internen und externen Terminen. Grundsätzlich geht es darum, dass wichtige Informationen über interne Aufgaben klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team strukturiert ablaufen kann. Natürlich kann es sich dabei auch um wiederkehrende Aufgaben handeln. Das wären z.B. die wöchentlichen oder monatlichen Newsletter, die für einen Kunden erstellt und verschickt werden müssen.

Methode im Arbeitsmanagement - Das Kanban Board

Eine beliebte Methode bei WM ist die Kanban-Board. Mit ihrer Hilfe wird der Arbeitsablauf übersichtlich visualisiert. Die Aufgaben werden in Prozessphasen unterteilt. Meistens bestehen sie aus Unterteilungen in "zu erledigen", "in Arbeit" und "erledigt". Jede Aufgabe muss also diese Phasen durchlaufen. So wird auf einen Blick deutlich, welche und wie viele Aufgaben sich in einer bestimmten Phase befinden. Dieses Wissen kann dann als Hilfe bei der weiteren Planung genutzt werden.

Mit Hilfe eines guten Arbeitsmanagements wie awork wird der Informationstransfer von einzelnen Geschäftsprozessen verbessert, so dass organisatorische Herausforderungen besser gemeistert werden können. Aber wie lässt sich das in einem Unternehmen konkret umsetzen? Um das zu veranschaulichen, werfen wir noch einmal einen Blick auf die Agentur:

Wie kann das Team in der Agentur durch Arbeitsmanagement produktiver zusammenarbeiten?

Bei einer guten WM ist die Übergabe von kompakten Aufgaben ein wichtiger Bestandteil. Zu diesen Aufgaben gehören detaillierte Informationen, Fristen, frühere Aktivitäten und Kontakte. Zum Beispiel kommuniziert Larissa aus dem Marketingteam mit Tom aus der Personalabteilung über eine Workmanagement-Tool. Sie teilt ihm in der erstellten Aufgabe mit, dass diese Aufgabe erledigt wurde, dass sie Feedback zu dieser Aufgabe hat oder dass die Stellenausschreibung freigegeben wurde. Besonders effizient ist es, wenn alle relevanten Informationen zu den Aufgaben übersichtlich im WM-Programm gespeichert werden können. So sind alle relevanten Dokumente, eventuelle Vereinbarungen und Fristen in den Aufgaben selbst zu finden.

Wenn es zum Beispiel um die Stellenausschreibung geht, dann werden sowohl Larissas Text als auch Toms Kommentare in einem neuen Dokument in der entsprechenden Aufgabe in der Workmanagement-Tool gespeichert. Das bedeutet, dass sowohl Tom als auch Maria jetzt eine klare Visualisierung des Status der Aufgabe haben und welche Dokumente zu der Aufgabe gehören. Der Arbeitsprozess ist so auch für Larissas Kollegin nachvollziehbar, wenn sie während ihres Urlaubs für Larissa einspringt. Das ist äußerst praktisch, denn es verhindert Doppelarbeit und damit Zeitverschwendung.

Bessere Übersicht und Transparenz durch produktives Arbeitsmanagement

Nicht zuletzt brauchen Chefs auch einen Überblick über alle Projekte und die Workload ihrer Mitarbeiter. In unserem Fall wäre sofort ersichtlich, dass Larissa ziemlich viele Aufgaben zu erledigen hat und daher derzeit keine freien Kapazitäten für ein neues Projekt hat - im Gegensatz zu ihrer Kollegin. So könnte der neue wichtige Auftrag direkt an die Mitarbeiter/innen verteilt werden, die noch für neue Aufgaben verfügbar sind. Auch die Transparenz einer WM sollte hervorgehoben werden. Jeder, auch die Chefs, kennt den Aufgabenstatus. Hier liegt der Fokus nicht auf der Kontrolle der Beschäftigten, sondern dient in erster Linie dazu, sich über Aufgaben zu einigen. Vielleicht wird für eine Aufgabe Hilfe oder eine zweite Meinung benötigt, die direkt eingesehen und entsprechend eingeplant werden kann.

Die Arbeitsverwaltung mit awork hilft, unnötige oder sogar doppelte Arbeit zu vermeiden. Das macht die eigene tägliche Arbeit zuverlässiger und nachvollziehbarer, auch für Kollegen und Vorgesetzte. Das ist besonders für Teams wichtig, da Absprachen klar und transparent dargestellt werden und Aufgaben parallel bearbeitet werden können.

Wie sieht das Arbeitsmanagement mit awork aus?

awork hilft dir, dich und dein Team besser zu organisieren und deinen Arbeitsablauf zu verbessern. Es ist ein Workmanagement-Tool wo du alle deine Aufgaben für bestimmte Themen strukturiert anlegen kannst. Das geschieht in Projekten. Das mag auf den ersten Blick verwirrend erscheinen, aber die Idee und Umsetzung von Projektmanagement hat sich schließlich bewährt und macht, wie du gesehen hast, jetzt auch im Arbeitsalltag Sinn. Deshalb arbeitet awork mit der praktischen Einteilung von Projekten, um dich und dein Team besser zu strukturieren und gemeinsam produktiver zu werden.

In awork kannst du Projekte erstellen, Teammitglieder einladen, Aufgaben in diesen Projekten erstellen und die entsprechenden Personen zuweisen. Auf diese Weise kann jeder sehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Besonders vorteilhaft ist, dass Dokumente oder Dateien direkt in den Aufgaben hochgeladen werden können, Kollegen benachrichtigt werden können und die Kommunikation somit in der Aufgabe stattfindet. So wird sichergestellt, dass alle deine Entscheidungen zu Projekten und Aufgaben immer klar dokumentiert sind.

Benachrichtigungen und Zeiterfassung

Damit du nichts verpasst, wirst du auch per E-Mail benachrichtigt, wenn du in einer Aufgabe genannt wurdest. Aber awork lässt dich und dein Team auch wissen, wenn es wichtige Neuigkeiten gibt. Mit diesen intelligenten Benachrichtigungen weiß jeder über dringende Aufgaben Bescheid. Wenn du auf die Rückmeldung einer Kollegin oder eines Kollegen wartest, kannst du ihr/ihm die Aufgabe einfach zuweisen, damit sie/er sofort weiß, dass sie/er jetzt für die Erledigung dieser Aufgabe zuständig ist.

Wenn du magst, kannst du deine Zeiten auch ganz einfach in awork eintragen. So bekommst du ein besseres Gefühl dafür, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst. Auf diese Weise kannst du besser planen und produktiver sein. Mit awork kannst du deine Zeiten per Stoppuhr, Drag & Drop oder direkt aus deinem Kalender erfassen. Oder du kannst deine Zeit mit dem Google Assistant erfassen!

Was die Zusammenarbeit im Team noch einfacher macht, sind die praktischen Zapier-Integrationen! Du kannst zum Beispiel Aufgaben in awork direkt aus einem Slack-Kanal erstellen oder deinen Kalender integrieren.

Egal, ob du Freiberufler, eine Agentur oder ein Unternehmensteam bist, awork ist die intelligentere Lösung für die zukünftige Arbeitsorganisation und das Arbeitsmanagement.

Denken wir daran

Projekte sind zeitlich begrenzt und erfordern eine bestimmte Struktur und Organisation, um erfolgreich durchgeführt werden zu können. Um dies zu erreichen, haben sich bestimmte Projektmanagement Standards etabliert. Das Arbeitsmanagement baut auf der Idee von Projektmanagement auf, organisiert aber die interne Kommunikation in einem Unternehmen. Dabei geht es um die allgemeine Organisation des Arbeitsalltags, die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben, die Abstimmung zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung von internen und externen Terminen. Grundsätzlich soll sichergestellt werden, dass wichtige Informationen, die zur Verbesserung der Arbeitsabläufe benötigt werden, klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team effizient durchgeführt werden kann.

Diese Organisation vermeidet Doppelarbeit und macht die tägliche Arbeit verständlicher und strukturierter.

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