Jedes Projekt ist anders. Deshalb gibt es auch nicht die eine perfekte Projektmanagement-Methode, die immer und für jeden passt. Je nach Charakteristika, Anforderungen und potentiellen Risiken musst du am Ende selbst entscheiden, welche Methode sich für dein Projekt und deine individuelle Arbeitsweise am besten eignet. Die gute Nachricht: Dabei kannst du von den Erfahrungen anderer lernen und musst nicht erst bei Null starten. Damit du gleich mit deiner Projektplanung loslegen kannst, möchten wir dir mit diesem Beitrag einen umfassenden Überblick über fünf gängige Projektmanagement-Methoden geben.
Warum überhaupt eine Projektmanagement-Methode kennen und gezielt einsetzen?
So unterschiedlich Projekte auch sein mögen, eines haben alle Projekte gemeinsam: In einem bestimmten Zeitraum soll ein einmaliges Ziel erreicht werden. Und als ob das noch nicht herausfordernd genug ist, kommen limitierende Faktoren hinzu. Personal steht nicht unendlich zur Verfügung, das Geld für ein Projekt ist im Regelfall ebenfalls knapp bemessen. Und eine Sache haben wir heute alle zu wenig: Zeit. Wenn du als Projektmanager unvorbereitet an dein Projekt heran gehst, ist das Scheitern also quasi schon vorprogrammiert. Du brauchst einen Plan!
Als Projektmanager ist dein Masterplan die bewusste Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methoden und der gezielte Einsatz dieser Methoden. In den letzten Jahren sind vor allem agile Projektmanagement-Methoden, wie beispielsweise Scrum oder Kanban, zu absoluten Trend-Strategien geworden. Eine Übersicht von agilen Projektmanagement-Methoden wirst du in diesem Beitrag finden.
Projektmanagement-Methoden Vergleich
Projektmanagement-Methoden agil
Es gibt nicht die eine agile Projektmanagement-Methode. Agile Projektmanagement-Methoden ist vielmehr ein Überbegriff für diverse agile Methoden. Diese haben ihren Ursprung allesamt in der Softwareentwicklung. Im sogenannten Agilen Manifest wurden dazu 2001 Werte und Prinzipien festgehalten, an denen sich diese Projektmanagement-Methoden orientieren. Zu den bekanntesten agilen Projektmanagement-Methoden gehören Kanban und Scrum.
Was macht agile Projektmanagement-Methoden so agil?
Hinter dem Begriff agil steckt die Idee, ein Projekt oder auch ein Produkt Schritt für Schritt zu entwickeln. Und das in einem Team, das sich selbst organisiert und in interdisziplinären Abschnitten zusammenarbeitet. Durch Priorisierung auf die nächsten wichtigen Steps soll der Prozess schlank gehalten werden. Außerdem kann so gewährleistet werden, schnell auf Kundenwünsche eingehen zu können. Selbst wenn ein Projekt schon weiter fortgeschritten ist, kann man bei einer agilen Projektmanagement-Methode noch recht flexibel auf Veränderungen eingehen.
Am deutlichsten wird der agile Ansatz im Vergleich zu klassischen Projektmanagement-Methoden in der Softwareentwicklung. Hier wird vorab der gesamte Umfang eines Projektes festgelegt (Plan Driven Development). Manchmal wird im Projektablauf deutlich, dass man den Projektrahmen sprengt oder nicht nah genug an den Vorstellungen des Kunden ist. Dann kommt es schnell zu Stress, da man nicht mehr ausreichend reagieren kann. Bei agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum werden Zeit und Budget vor Projektbeginn als Konstante definiert. Zusammen mit dem Kunden schaust du dir an, was du in diesem Rahmen umsetzen kannst (Vision Driven Development). Der große Vorteil: Der Kunde kann von Anfang an mitentscheiden und in jedem neuen Projekt-Abschnitt Prioritäten vergeben. Ins Detail geht es nur, wenn es tatsächlich notwendig ist. Ein weiterer Pluspunkt bei so einer agilen Methode: Learnings aus dem letzten Sprint können direkt in den nächsten mitgenommen und umsetzt werden.
Projektmanagement mit dem Kanban-Board
Kanban – alle reden davon und gehört hat es jeder schon einmal. Aber was bedeutet Kanban eigentlich? Kanban kommt ursprünglich aus dem japanischen und setzt sich aus den Worten für Karte und Tafel zusammen. In Japan ist die Kanban-Technik Ende der 40er-Jahre in der Autoindustrie entstanden. Ziel war es, Arbeitsabläufe zu steuern und sicher zu stellen, dass immer nur eine bestimmte Anzahl von Projekten gleichzeitig bearbeitet wird. Übertragen wurde die Methode, wie wir sie heute kennen, erst in den 00er-Jahren. Die Prinzipien sind die gleichen geblieben: Arbeit visualisieren, die Zahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Dinge begrenzen und den Arbeitsfluss kontinuierlich verbessern.
Behalte alle To-Dos im Blick mit der awork Kanban Ansicht
Visuelles Projektmanagement leicht gemacht: Mit dem awork Kanban Board gliederst du deine Aufgaben in praktischen Listen.
Wie funktioniert die Projektmanagement-Methode Kanban?
Das Kanban-Prinzip basiert auf drei Dingen:
- Einem zentralen Kanban-Board, auf das alle Teammitglieder Einblick haben,
- mindestens drei Prozess-Spalten (Backlog, In Progress, Done)
- und den sogenannten Kanban-Kärtchen, auf denen die Aufgaben stehen.
Ein wichtiger Punkt bei der Arbeit mit einem Kanban-Board ist außerdem das Work in Progress Limit (WIP-Limit). Es gibt die maximale Anzahl von Aufgaben an, die du gleichzeitig bearbeiten darfst. Ist das Limit erreicht, musst du zuerst die eigenen To-Dos fertigstellen oder Teammitglieder unterstützen. Erst danach kannst du dich einer neuen Aufgabe widmen.
Mit awork kannst du deine Projekte in Listen, mit einem Kanban-Board oder einer visuellen Ansicht planen und verwalten. Egal für welche Projektmanagement-Methode du dich entscheidest, mit awork kannst du die Planung umsetzen! Willst du mehr erfahren?
Die Projektmanagement-Methode Kanban einsetzen: Welche Prozessschritte benötige ich?
Ein klassisches Kanban-Board besteht aus drei Boardspalten: Backlog, In Progress und Done. Im Backlog befinden sich alle To-Dos, die erledigt werden müssen. Bei In Progress werden Aufgaben bewegt, die sich aktuell in Arbeit befinden. In die Done-Spalte werden alle Aufgaben gepackt, die bereits erledigt wurden. Wenn es bei einer Aufgabe nicht voran geht, wird die Aufgabe als blocked markiert. Generell kannst du die Board-Spalten bzw. Prozessschritte frei definieren und frei auf euren Arbeitsprozess anpassen.
Und warum ist Projektmanagement mit einem Kanban-Board so eine coole Sache? Ganz einfach: Ein Kanban-Board ist super fix erstellt. Man kann also direkt loslegen. Außerdem zeigt das Board an zentraler Stelle, welche To-Dos im Fokus stehen und was du zeitnah erledigen solltest. Das ist nicht nur für die eigenen Aufgaben wichtig. Es zeigt dir als Projektmanager auch, wenn es deinem Projekt generell nicht gut geht. Sind z.B. zu viele Aufgaben gleichzeitig blockiert oder gehen nur langsam voran, zeigen sich Schwächen im Arbeitsprozess. Dies passiert meist noch, bevor das Projektteam das Gefühl hat, dass ein Projekt nicht rund läuft. Auf solche Schwachstellen kannst du dann direkt reagieren und sie verbessern.
Projektmanagement-Methode Scrum
Auch die Projektmanagement-Methode Scrum ist eine agile Methode. Sie wurde ursprünglich erfunden, um Entwicklungsprozesse möglichst lean zu halten. Die Scrum-Methode beinhaltet drei zentrale Projekt-Rollen: den Product-Owner, das Entwicklungsteam und den Scrum-Master. Alle Rollen zusammen bilden das Scrum-Team.
Die Projekt-Rollen im Detail
- Der Product-Owner ist für das Produkt verantwortlich. Er gestaltet das Produkt und vergibt Prioritäten in Bezug auf geplante Produkteigenschaften. Darüber hinaus entscheidet er, welche davon im nächsten Sprint umgesetzt werden. Geplante Produkteigenschaften legt er im Product-Backlog ab. Das Backlog wird regelmäßig vom Product-Owner geordnet und mit weiteren Infos gefüllt. Da der Product-Owner verantwortlich für das Produkt ist, hält auch er ständige Rücksprache mit dem Kunden. Er versucht, alle Anforderungen bestmöglich umzusetzen und wägt diese gegeneinander ab. Bei der Scrum-Methode werden Kunden, ebenso wie User oder das Management, als Stakeholder bezeichnet.
- Das Entwicklungsteam ist dafür verantwortlich, die geplanten Produktfunktionen umzusetzen. Dabei organisiert sich das Team selbstständig und entscheidet eigenständig, wie es vorgeht. Vor jedem Sprint schätzt das Entwicklungsteam ein, wie lange es für die Umsetzung der geplanten Funktionen braucht. Zudem werden alle geplanten Funktionen in einzelne Aufgaben heruntergebrochen und in den Sprint-Backlog geschoben. Im Gegensatz zum Product-Backlog ist der Sprint-Backlog für jeden Sprint fix und wird nach der Sprint-Planung nicht mehr verändert. Der Product-Backlog wiederum wird kontinuierlich befüllt, umsortiert oder verändert.
- Damit die Scrum-Methode als solche auch erfolgreich umgesetzt werden kann, gibt es den Scrum-Master. Er arbeitet eng mit dem Entwicklungsteam zusammen, gehört aber nicht dazu. Seine Aufgabe ist es, den Prozess am Laufen zu halten. Dazu sorgt er dafür, dass alle Teammitglieder die Scrum-Regeln einhalten und kümmert sich um eine reibungslose Kommunikation. Außerdem stellt er sicher, dass es möglichst wenig Störungen im Entwicklungsprozess gibt.
Neben diesen drei Rollen gibt es bei der Projektmanagement-Methode Scrum noch weitere wichtige Bestandteile. So bezeichnet man den bereits erwähnten Product-Backlog gemeinsam mit dem Sprint-Backlog und dem Product-Increment als Artefakte. Der Begriff Product-Increment steht dabei für das funktionstüchtige Zwischenprodukt, das am Ende eines jeden Sprints entsteht.
Außerdem beinhaltet die Scrum-Methode sogenannte Aktivitäten. Dazu zählen neben dem Sprint Planning das Daily-Scrum, der Sprint-Review, die Sprint-Retrospective und das Product-Backlog-Refinement.
- Daily-Scrum: Das Daily-Scrum dient der kurzen, täglichen Abstimmung. Es findet jeden Morgen statt, dauert ca. 15 Minuten und gibt die Möglichkeit über aktuelle To-Dos zu berichten und Probleme an den Scrum-Master abzugeben.
- Sprint-Review: Das Sprint-Review findet am Ende jedes Sprints statt. In diese Review-Prozess wird Feedback eingeholt und das Product-Backlog ggf. angepasst.
- Sprint-Retrospective: Bei diesem Schritt geht es nicht um das Produkt, sondern um die Arbeit im Team und darum sie zu verbessern.
- Product-Backlog-Refinement: In diesem Arbeitsschritt organisiert der Product-Owner den Product-Backlog und aktualisiert ihn.
Agiles Projektmanagement mit Scrum
Scrum ist eine agile Projektmanagement-Methode aus der Software-Entwicklung und kann sicherstellen, dass der Entwicklungsprozess möglichst schlank bleibt.
Projektmanagement-Methode Wasserfall
Die Wasserfall-Methode wurde zum ersten Mal in den 70er-Jahren beschrieben und gehört zu den klassischen Projektmanagement-Methoden. Was ist der Unterschied zum agilen Projektmanagement? Man legt die Anforderungen an das Endprodukt bereits zu Projektbeginn fest, anstatt sie (agil) im Laufe des Projekt zu erarbeiten.
Das Konzept dieser Projektmanagement-Methode kann man von ihrem Namen Wasserfall ableiten. Man geht hierbei davon aus, dass ein Projekt der Reihe nach abläuft und aufeinander aufbaut. Eine abgeschlossene Phase leitet die nächste ein. Ursprünglich stammt das Modell aus dem Bau- und Produktionswesen. Gerade in diesen Branchen müssen hochstrukturierte Prozesse eingehalten werden, um teure Änderungen am Ende zu verhindern. Zum Teil sind diese Änderungen am Ende sogar unmöglich. Daher ist der Ansatz der Wasserfall-Methode auch wenig flexibel. Anders als agile Projektmanagement-Methoden gibt er kaum Spielraum für Anpassungen.
Die Phasen der Wasserfall-Methode
Das Grundmodell der Wasserfall-Methode besteht aus sechs Phasen. Inzwischen gibt es eine Reihe von Abwandlungen mit weiteren Schritten. Zu den sechs Grundschritten gehören:
- Die Anforderungsphase: In diesem Schritt werden Anforderungen an das Endprodukt festgelegt.
- Die Entwurf-Phase: In diesem Schritt werden die Anforderungen konkretisiert. In der Software-Entwicklung würde man an dieser Stelle die Softwarearchitektur erstellen.
- In der Implementierungs-Phase wird das Produkt entwickelt bzw. implementiert.
- Die Überprüfungs-Phase dient wie der Name schon sagt der Überprüfung. Es wird getestet, Fehler werden gesucht und beseitigt.
- Es folgt die die Inbetriebnahme.
- Der letzte Schritt ist die Wartung. Zu dieser Phase gehört z.B. der Produkt-Support. Es soll sichergestellt werden, dass der Kunde keine Probleme mit dem Produkt hat und zufrieden ist.
Wie funktioniert eine Meilensteintrendanalyse?
Vor allem in großen Projekten macht die Nutzung von Meilensteinen Sinn, um den Projektverlauf verfolgen und den Erfolg messen zu können. Ein Meilenstein ist dabei ein besonderes Ereignis, z.B. ein Zwischenziel, innerhalb des Projekts. Das Projekt wird also quasi in mehrere Etappen eingeteilt. Wichtig ist dabei, dass du den Meilensteinen ein Datum zuordnest. Mit der Meilensteintrendanalyse kannst du solche Veränderungen von Meilensteinen über den Projektverlauf hinweg analysieren.
Meilensteine in awork
Erstelle Meilensteine in der awork Timeline und erkenne rechtzeitig Verzögerungen deines Projekts.
Wann kommt diese Projektmanagement-Methode zum Einsatz?
Jeder Projektmanager hat es schon einmal erlebt: Trotz intensiver Planung, kommt es während des Projekts zu Schwierigkeiten. Du musst Meilensteine verschieben und neu datieren – und genau hier entsteht die Gefahr. Vor allem in großen Projekten kann die Verzögerung von Teilprojekten eine große Auswirkung auf die Planung des gesamten Projektes haben. Und je komplexer das Projekt ist, umso schwieriger wird es, den Gesamtüberblick zu behalten.
Projektmanager brauchen an dieser Stelle ein geeignetes Instrument, um den Überblick zu bewahren. Und eines dieser Instrumente ist die Meilensteintrendanalyse. Sie hilft, Verzögerungen in Teilprojekten (also von Meilensteinen) rechtzeitig zu erkennen und regelmäßig zu überwachen. Damit kannst du das Risiko von Terminverzögerungen verringern.
Dazu nutzt du ein Meilensteintrend-Chart. Das Chart kombiniert die Historie und die Prognose einzelner Meilensteine auf einer übersichtlichen Grafik. Die y-Achse bildet der Projektzeitraum ab, auf der x-Achse erkennt man den Berichtszeitraum.
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