Stell dir vor, du könntest dein Projektmanagement mit einem Klick auf Autopilot setzen. Solange der Autopilot dich nicht warnt, wüsstest du, dass alles im Lot ist und könntest dich entspannt um andere Themen kümmern. Eine coole Vorstellung, oder? Das dachten wir uns auch und haben an einem Feature gearbeitet, das diese Idee Realität werden lässt.
Der awork Autopilot (Beta)
Der Autopilot von awork besteht in der ersten Version aus einer Reihe von smarten Mailings, die den Projektmanager und das Projektteam über den Projektverlauf informiert halten. Dabei unterscheiden sich die Mails, die der Projektverantwortliche erhält von denen, die an das Team verschickt werden. Während das Team hauptsächlich über die eigenen kommenden und dringendsten To-Dos informiert wird, unterstützt der awork Autopilot den Projektleiter bei seiner Hauptaufgabe: dem Projektmanagement.
Geht es dem Projekt gut?
Läuft das Projekt wie geplant? Sind wir im Zeitplan? Kommen wir mit den eingeplanten Ressourcen zurecht? Anstatt sich selbst ständig den Kopf über diese Fragen zu zerbrechen, kann die Beantwortung nun getrost an den Autopiloten abgegeben werden. Solange der Autopilot nicht Alarm schlägt, ist alles in Ordnung. Sollte das Zeitbudget oder eine Deadline nach der anderen überschritten werden, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.
Agiles Projektmanagement oder Wasserfall-Methode?
Sobald du fortan ein Projekt in awork erstellst, wirst du gefragt, ob du den awork Autopiloten nutzen möchtest. Im Autopilot-Modus hast dann die Möglichkeit zwischen einem agilen Projekt oder der Wasserfall-Methode zu wählen.
Agiles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass ein Projekt (oder Produkt) Schritt für Schritt entwickelt wird. Das Team konzentriert sich jeweils auf die nächst wichtigsten Steps und arbeitet selbstorganisiert und interdisziplinär zusammen. Durch die Unterteilung in mehrere Projekt-Abschnitte ist es auch während des Projekts möglich, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
Die Wasserfall-Methode ist im Prinzip der Gegensatz zur agilen Vorgehensweise. Schon zu Projektbeginn wird der gesamte Projektumfang festgelegt. Außerdem geht man davon aus, dass eine abgeschlossene Projektphase die nächste einleitet und jede Phase aufeinander aufbaut. Zwar gibt es bei diesem Vorgehen weniger Flexibilität, als bei einer agilen Methoden, die Planungssicherheit ist aber um einiges höher. Die Wasserfall-Methode eignet sich somit am besten für Projekte bei denen z.B. genaue Richtlinien oder hohe Qualitätsstandards eingehalten werden müssen. Ursprünglich stammt das Modell aus dem Bau- und Produktionswesen. Gerade in diesen Branchen müssen hochstrukturierte Prozesse eingehalten werden, um teure Änderungen am Ende zu verhindern (zum Teil sind diese Änderungen am Ende sogar unmöglich).
Im Autopilot solltest du den agilen Modus für alle Projekte wählen, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen als an fixen Terminen (z.B. Kanban oder Scrum). Die Wasserfall-Methode ist wiederum dann am besten geeignet, wenn du Deadlines und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennst. Wenn du also mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest und der zeitliche Faktor sehr wichtig ist, ist die Wasserfall-Methode die bessere Wahl.
Jetzt lesen: 5 Projektmanagement-Methoden, die jeder kennen sollte
Checkliste: Welche Projektmanagement-Methode passt zu meinem Projekt?
- Im agilen Modus achtet der Autopilot darauf, dass am Ende des Projekts alle Aufgaben erledigt sind. Für den Fortschritt ist die Anzahl an geschlossenen Tasks und der Burn-Down der Tasks relevant (Planung der Task ist linear).
- Im Wasserfall-Modus achtet der Autopilot darauf, dass alle Aufgaben entsprechend der Deadline erledigt werden. Der Autopilot wird auch einzelne User darauf hinweisen, dass ihre Aufgaben fällig oder überfällig sind.
- Bei dauerhaften Projekten ohne Endzeitpunkt und mit immer neuen To-Dos (z.B. Teamorga-Projekte) kannst du den Autopiloten bei Bedarf auch ausschalten.
Wie funktioniert der awork Autopilot?
Sobald du nun ein Projekt im Autopilot-Modus angelegt hast, erhältst du ein erstes Mailing mit einer Checkliste.
Achtung: Der Autopilot startet erst, wenn das Projekt von In Planung auf Läuft gesetzt wurde.
Allen weiteren Mailings liegt ein ausgefeiltes System zugrunde. Welche E-Mails du oder eines deiner Teammitglieder erhält, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der Autopilot verschickt nur die E-Mails und Informationen, die für die jeweilige Person am relevantesten sind.
Grundlegend wird bei den smarten Mailings zwischen Hinweisen und Warnungen unterschieden. Hinweise können Ankündigungen über bevorstehende To-Dos oder Infos über den Projektfortschritt enthalten. Warnungen werden immer dann verschickt, wenn das Projekt aus dem Ruder laufen könnte. In diesem Fall wurde z.B. eine Deadline nicht eingehalten oder das Zeitbudget wurde überschritten. Diese wichtigen Warnungen erkennst du immer am roten Alarm-Symbol im E-Mail-Header.
Wichtige Einstellungen
Die allermeisten E-Mails erhält der Projektverantwortliche. Er wird über den Fortschritt, Timing und das Zeitbudget des Projekts informiert. Der Projektverantwortliche kann im Projektteam ausgewählt werden.
Weitere Autopilot-Einstellungen kannst du über die Projektdetails vornehmen. Wenn du im Projekt auf den awork Bot klickst, kannst du den Autopiloten z.B. jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Außerdem kannst du zwischen agilem oder Wasserfall-Projekt umschalten.
Du kannst in den Projektdetails auch entscheiden, welche Benachrichtigungen der Autopilot auslösen soll oder welche E-Mails du nicht mehr erhalten möchtest.