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Projektmanagement für Teams: Worauf kommt es wirklich an?

Egal ob Agentur, Unternehmensberatung oder Start-up – das Planen von Projekten gehört zum Arbeitsalltag. Zu jedem Projekt gesellen sich etliche To-Dos und Deadlines. Und ein Projekt kommt selten allein, da ist neben guter Zusammenarbeit im Team auch Organisationstalent gefragt. Wie schnell wird eine Deadline, ein kleines To-Do oder ein Kommentar vergessen? Das richtige Projektmanagement schafft Abhilfe!

Projektmanagement-Tools, wie awork, wurden für die flexible und übersichtliche Zusammenarbeit im Team entwickelt. Der große Vorteil von solchen smarten Helfern ist, dass alle Informationen für jedes Teammitglied zentral an einem Ort gebündelt werden und durch die moderne Cloud-Lösung (SaaS) auch kein Download der Software mehr nötig ist. 

Bleibt nur die Frage: Was wünschen sich Teams eigentlich von einem Projektmanagement-Tool, wie awork? Und was brauchen sie wirklich? 

So geht Projektmanagement heute: Digital, flexibel und happy

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und in vielen Büros werden die klassischen Strukturen aufgebrochen: Manche Teammitglieder arbeiten aus dem Home Office oder aus dem Café um die Ecke. In einigen Büros gibt es keine festen Arbeitszeiten mehr und Absprachen mit dem Team werden immer öfter digital getroffen.

Arbeitnehmenden geht es heute nicht mehr um irgendeinen Arbeitsplatz. Sie reflektieren immer stärker, ob ihre Arbeit für sie wirklich ein Gewinn ist. Unser Work-Happiness-Report 2023 zeigt, dass glückliche Teams motivierter und kreativer sind und seltener kündigen.

In der Vergangenheit testeten einige Firmen die 4-Tage-Woche – mit Erfolg. So hat Microsoft schon im August 2019 die 4-Tage-Woche probeweise eingeführt und vermeldet, dass vieles darauf hindeute, dass eine kürzere Wochenarbeitszeit die Produktivität der Mitarbeitenden steigere. Die Schlussfolgerung wäre demnach: Wer weniger Zeit zur Verfügung hat, arbeitet zügiger und zielstrebiger.

Eines steht fest: Das Arbeiten im Team wird schneller und vor allem mobiler.

Um Teams bei diesem Wandel zu unterstützen bietet sich smartes Projektmanagement-Tool an, das die Bedürfnisse aufgreift, komplexe und unübersichtliche Arbeitsprozesse vereinfacht und dabei gleichzeitig die Kommunikation mit dem Team fördert

Projektmanagement für Teams – wie es funktioniert: 

  • Teams brauchen einen digitalen Arbeitsplatz, der für alle zugänglich ist.
  • Allerdings sollte es auch hier eine klare Rechteverwaltung geben. 
  • Absprachen müssen übersichtlich wiederzufinden sein.
  • Wer arbeitet an welchem To-Do? Klare Verantwortlichkeiten sind hier das Stichwort.
  • Es muss klar sein, welchen Beitrag eine Aufgabe liefert – Aufgaben sollten in einen größeren Kontext eingebettet sein.
  • Alles an einem Ort – kein Hin und Herwechseln zwischen vielen Tools mehr. Das ist fehleranfällig und killt die Produktivität. 
  • Ob am Laptop oder mobil mit der App, das Tool sollte immer erreichbar sein.
  • Wie lange wurde auf einem Projekt gearbeitet? Zeiterfassung und die Auswertung der erfassten Zeiten erleichtern die Prozesse für das Team.
  • Projektmanagement sollte so flexibel sein wie das Team – und deshalb auch eine akkurate Kapa-Planung ermöglichen.

Projektmanagement mit awork – perfekt für dein Team

Egal ob dein Team aus fünf oder 30 Mitgliedern besteht, die Herausforderungen sind letztendlich die gleichen. Das Tool darf nicht zu kompliziert, muss aber trotzdem komplex und für jedes Teammitglied zugänglich sein. 

Hinzu kommen die neuen Anforderungen an die Zusammenarbeit in einem modernen Team, Stichwort New Work. Projektmanager*innen und Teamleads müssen ihre Teams heutzutage mehr coachen als führen, mehr ermöglichen als zu bestimmen und bei den Prozessen mehr steuern, als zu kontrollieren. 

Die Zusammenarbeit mit dem Team und die Selbstorganisation jedes einzelnen werden also wichtiger. Dabei spielen digitale Tools eine immer größere Rolle, denn bei der Vielzahl von Projekten und den eben beschrieben Herausforderungen im Team, muss stets der Überblick behalten werden. Ohne agile Methoden und smarten Projektmanagement-Tools ist das nicht zu bewerkstelligen.

Mit dem Release im November 2022 haben wir die awork Teamplanung komplett überarbeitet, um die Projekt- und Ressourcenplanung im Team wirklich übersichtlich bis runter in den einzelnen Kalendertermin zu bringen.

Denn wäre es nicht super-duper-nice, wenn dein Orga-Tool automatisch einen exakten Überblick über den Workload deines Teams erstellt? Genau das tut der neue Planer, indem er die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert. Das Ergebnis: Die akkurateste Workload-Kalkulation aller Zeiten

Projektmanagement mit awork – einfach starten

Mit awork kann dein Team direkt starten, denn es ist kein Herunterladen der Software nötig. Du kannst direkt mit dem Planen deiner Projekte loslegen und deine ersten To-Dos anlegen kannst. Unsere Server befinden sich ausschließlich in Deutschland.

Wusstest du, dass du viele deiner anderen Tools direkt mit awork verknüpfen kannst? Dank unseren Integrationen, z.B. zu Personio, Slack oder MS Teams, funktioniert dein Projekt-Workflow noch reibungsloser.

Wenn die ersten Aufgaben in awork angelegt sind, ist es wichtig, dass jede*r im Team Zugriff auf das Projekt und die Aufgaben hat, an denen gearbeitet werden soll. Klare Verantwortlichkeiten und eine intuitive Benutzeroberfläche helfen dabei, dass alle einen guten Überblick bekommen und der richtige Ansprechpartner*in bei Fragen oder Feedback schnell gefunden ist.

Projektmanagement: Checkliste für die Zusammenarbeit im Team

  • Wer arbeitet an welchen To-Dos? Weise immer eine Verantwortlichkeit zu!
  • Zu wann muss die Aufgabe erledigt sein? Lege eine Deadline fest!
  • In welchem Kontext steht die Aufgabe? Ordne Aufgaben direkt dem Thema zu!
  • Gibt es Feedback-Schleifen? Plane entsprechend Zeit ein!
  • Tipp: Kommentare und Benachrichtigungen direkt im Tool halten dein Team immer auf dem Laufenden.  

Agiles Arbeiten 

Alle arbeiten unterschiedlich, daher gibt es in awork mehrere Möglichkeiten, um Projekte zu planen. Man kann die eigenen Aufgaben entweder in smarten Listen anlegen, auf flexiblen Kanban-Boards arbeiten oder aber Projekte visuell mit dem awork Planer als Timeline inklusive Workload planen.

Ein Kanban-Board zeigt an zentraler Stelle welche Themen im Fokus liegen und was zeitnah erledigt werden sollte. Teammitglieder haben nicht nur einen Überblick der eigenen To-Dos, es ist auch sofort ersichtlich, wie ausgelastet die anderen im Team sind und ob diese Unterstützung benötigen. Das ist auch ganz praktisch für den Fall, wenn mal jemand krank sein sollte.

Das ist die große Stärke des Kanban-Boards: Es gibt einen schnellen Einblick in den Projektstatus.

Sind zu viele To-Dos gleichzeitig “stuck” oder gehen nur langsam voran, zeigen sich Schwächen im Arbeitsprozess noch bevor das Projektteam das Gefühl hat, dass ein Projekt nicht rund läuft. Das ist die große Stärke des Kanban-Boards: Es gibt einen schnellen Einblick in den Projektstatus.

Gerade bei Teams gibt es umfangreichere Projekte bei denen einige To-Dos zusammenkommen. Wie wäre es mit einem visuellen Zeitplan für solche Projekte, um auch zeitlich einen guten Überblick zu erlangen? Du siehst sofort, wie sich die Auslastung im Workload deines Teams verändert.

Besonders praktisch an der visuellen Planung mit der Timeline ist, dass du Abhängigkeitsprobleme frühzeitig erkennen kannst.

Mit der visuellen Planung in awork kannst du alle Aufgaben eines Projekts in einer Zeitleiste darstellen und Meilensteine festlegen. Dadurch ist für jedes Teammitglied auf einen Blick ersichtlich, wann einzelne Aufgaben erledigt sein müssen und wie viel Zeit für jedes To-Do eingeplant wurde. Füge dazu einfach ein Startdatum und eine Deadline zu deinen Aufgaben hinzu und die Aufgabe wird dir direkt in der Timeline angezeigt. Natürlich kannst du auch neue Aufgaben in der Timeline erstellen. 

Besonders praktisch an der visuellen Planung mit der Timeline ist, dass du Abhängigkeitsprobleme frühzeitig erkennen kannst. Wenn eine Aufgabe also darauf wartet, dass eine andere abgeschlossen wird, kannst du diese Abhängigkeit durch einen Pfeil darstellen. Das hilft Fristen einzuhalten und Probleme rechtzeitig zu erkennen.

Mobiles Projektmanagement

Mobiles Arbeiten ist heutzutage keine Seltenheit mehr. Umso wichtiger ist es, das dein Projektmanagement-Tool auch unterwegs immer mit dabei ist.

Besonders praktisch ist die mobile Zeiterfassung. Arbeite in der Bahn an bestimmten To-Do oder starte deine Zeiterfassung direkt vom Kundentermin. 

Mit der awork App bist du auch mobil immer auf dem Laufenden. Du kannst Aufgaben anlegen, Projekte managen, dich mit deinem Team abstimmen oder mal eben fix die Zeiterfassung starten. Dadurch ist die Kommunikation untereinander auch unterwegs einfach und schnell. Tagge deine Teammitglieder einfach mit dem @-Zeichen und sie bekommen direkt eine Benachrichtigung im Tool und auch per E-Mail. Dein Team gelangt dann mit einem Klick zu der richtigen Aufgabe in awork und können dir sofort antworten. 

Time is Money? – Zeiterfassung und Zeitauswertungen

Apropos Zeiterfassung, ein schwieriges Thema. Die einen fürchten sich vor der Kontrolle, die anderen verteufeln Zeiterfassung, weil es kein Messkriterium für die kreative Branche sei und wiederum andere kritisieren die verschwendete Zeit, die dabei drauf ginge.

Auf der anderen Seite gibt es immer wieder Personen, die durch Zeiterfassungs-Tools etliche Zeitfresser identifiziert haben und letztlich produktiver geworden sind.

Da physische Anwesenheit beim modernen Arbeiten immer mehr an Bedeutung verliert, brauchen Unternehmen Lösungen, die auch im Homeoffice funktionieren. Daher gehört die Möglichkeit der Zeiterfassung – bestenfalls direkt auf Projekte oder Aufgaben – auch in ein smartes Projektmanagement-Tool. 

Im Kern ist Zeiterfassung ein Mechanismus, um Prozesse ordentlich zu erfassen und zu optimieren. Bei Arbeitszeiterfassung geht es um Beginn, Ende und Summe der Arbeitszeit. Projektzeiterfassung ermittelt dagegen die Verteilung der Arbeitszeit auf verschiedene Projekte, Aufgaben, Prozesse oder Kunden. Zeiterfassung sollte in erster Linie nicht der Kontrolle, sondern der eigenen Selbsteinschätzung dienen. 

Ganz wichtig: Ignoriere die 8-Stunden-Maxime! Es ist ein Irrglaube, dass wir acht Arbeitsstunden am Tag auf unsere Aufgaben verteilen und erfassen müssen. Kein Mitarbeiter ist acht Stunden am Tag produktiv oder kreativ.

Eine gute Zeiterfassung zieht sich also bestenfalls durch den gesamten Arbeitstag und hält fest, wie viel Zeit du in welche Tätigkeit gesteckt haben. Nur so lassen sich Prozesse optimieren. 

Zeiterfassung in awork

Du hast verschiedene Möglichkeiten deine Zeiten in awork zu erfassen. Mobil und in der Web-App. 

Du kannst deine Zeiten ganz einfach mit der awork Stoppuhr direkt auf Aufgaben oder Projekte erfassen oder einfach per Drag and Drop aus deinem Kalender ziehen. Natürlich kannst du deine Zeiten auch nachträglich erfassen, wenn du mal vergessen haben solltest, die Stoppuhr zu aktivieren. In awork hast du zusätzlich aber auch noch die Möglichkeit, Termine aus deinem persönlichen Kalender direkt in awork zu importieren und in Zeiten umwandeln zu können. 

Die zahlreichen Möglichkeiten der Zeiterfassung unterstützen die Zusammenarbeit im Team enorm. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, welche Themen mehr Zeit in Anspruch nehmen und auch mit mehr Aufwand berechnet werden sollten und welche schneller abgearbeitet sind. 

Um deinen Workflow wirklich zu optimieren, reicht es natürlich nicht aus, nur deine Zeiten zu erfassen. Sie müssen auch ausgewertet werden. In awork hast du dazu vielfältige Filter- und Gruppierungsoptionen, um aussagekräftige Zeitauswertungen zu erstellen. Deine individuellen Auswertungen können als Excel oder PDF heruntergeladen werden. 

Auch diese Funktion ist für Teams wichtig. Zum einen können die Auswertungen direkt an eine Kundenrechnung samt Logo angehängt werden, zum anderen bekommt das Team einen besseren Überblick über die Auslastung und die Dauer der einzelnen Aufgaben des Projekts.

In awork kannst du deine erfassten Zeiten nun auch direkt in eine Rechnung umwandeln lassen, bearbeiten und an deine Kunden verschicken. Wir haben ab jetzt drei Rechnungs-Tools in awork integriert, zwischen denen du wählen kannst.

awork hat zusätzlich zur intelligenten Zeiterfassung verschiedenste Schnittstellen zu 1.000+ anderen Apps parat. Wieso sind solche Integrationen für Teams sinnvoll? 

Tools, auf die keiner verzichten möchte

In jedem Team gibt es Tools, auf die niemand mehr verzichten möchte und die Zusammenarbeit im Team deutlich erleichtern. Jedoch werden solche Tools bislang von zu wenigen Unternehmen genutzt. Daher ist es umso wichtiger, diese im Projektmanagement-Tool zu integrieren.

Ein beliebtes Tool zur Kommunikation im Team ist z.B. Slack. Über Slack kannst du Gruppen anlegen oder direkt mit nur einer Person kommunizieren. Dabei können Daten verschickt werden und man hält sich generell auf dem neuesten Stand. Perfekt für hybride Teams oder Großraumbüros. 

awork bietet eine direkte Integration mit Slack. So können direkt aus dem Slack-Chat Aufgaben in awork angelegt, Kommentare hinterlassen oder die Zeiterfassung auf eine Aufgabe gestartet werden. Mitarbeitende können direkt aus dem Chat mit der Projektplanung starten und müssen dafür nicht mal mehr das Tool wechseln! 

Fazit

Projektmanagement-Tools helfen dabei, Teams rund um das Organisieren von Projekten zu unterstützen und die Zusammenarbeit im Team einfacher und schneller zu machen. Auf diese Weise sind alle Teammitglieder auf dem neusten Stand, alle Informationen sind an einem zentralen Ort und unnötige Meetings oder überflüssige E-Mails gehören der Vergangenheit an.