Egal, ob du in einer Agentur, einem Beratungsunternehmen oder einem Start-up arbeitest, die Projektplanung ist Teil deines Arbeitsalltags. Jedes Projekt bringt eine Reihe von Aufgaben und Fristen mit sich. Und Projekte kommen fast nie allein - neben guter Teamarbeit ist auch Organisationstalent gefragt. Wie oft werden Fristen, kleine Aufgaben oder Anmerkungen vergessen? Hier kommt der Retter: Projektmanagement!
Projektmanagement Tools wie awork wurden für eine flexible und übersichtliche Teamarbeit entwickelt. Der große Vorteil dieser intelligenten Assistenten ist, dass alle Informationen zentral an einem Ort für jedes Teammitglied gesammelt werden und dank der modernen Cloud-Lösung (SaaS) muss keine Software heruntergeladen werden.
Aber die Frage bleibt: Was wünschen sich die Teams eigentlich von einem Projektmanagement Tool wie awork? Was brauchen sie wirklich?
Heutiges Projektmanagement: Digital, flexibel und glücklich bis ans Lebensende
Die Arbeitswelt wandelt sich und viele Büros brechen mit den traditionellen Strukturen. Manche Teammitglieder arbeiten von zu Hause aus oder in einem Café in der Nähe. Feste Arbeitszeiten gibt es nicht mehr, und digitale Treffen mit dem Team werden immer häufiger.
Heutzutage suchen Arbeitnehmer mehr als nur irgendeinen Arbeitsplatz. Sie überlegen zunehmend, ob ihre Arbeit wirklich einen Mehrwert für ihr Leben darstellt. Unser Work Happiness Report 2023 zeigt, dass glücklichere Teams motivierter und kreativer sind und seltener kündigen.
In der Vergangenheit haben einige Unternehmen mit der 4-Tage-Woche experimentiert - mit Erfolg. Microsoft zum Beispiel hat die 4-Tage-Woche im August 2019 eingeführt und berichtet, dass kürzere Arbeitszeiten die Produktivität der Beschäftigten zu steigern scheinen. Die Schlussfolgerung: Weniger verfügbare Zeit führt zu effizienterem und zielorientierterem Arbeiten.
Eine Sache ist sicher: Die Zusammenarbeit im Team wird immer schneller und mobiler.
Hinzu kommen die neuen Anforderungen der modernen Teamarbeit, die als New Work bekannt ist. Heutzutage müssen Projektmanager/innen und Teamleiter/innen ihre Teams mehr coachen als leiten, mehr ermöglichen als diktieren und Prozesse mehr steuern als kontrollieren.
Die Zusammenarbeit im Team und die Selbstorganisation jedes Einzelnen werden immer wichtiger. Digitale Tools spielen dabei eine immer wichtigere Rolle. Bei zahlreichen Projekten und den beschriebenen Herausforderungen im Team ist es unerlässlich, den Überblick zu behalten. Agile Methoden und intelligente Projektmanagement Tools sind dafür unverzichtbar.
Um Teams bei diesem Wandel zu unterstützen, ist ein intelligentes Projektmanagement Tool sehr hilfreich. Es geht auf die Bedürfnisse ein, vereinfacht komplexe und unklare Arbeitsabläufe und fördert die Kommunikation innerhalb des Teams.
Agiles Projektmanagement im Team
Projektmanagement sollte so flexibel sein wie das Team selbst. Deshalb ist eine genaue Kapazitätsplanung unerlässlich. Die Teams können sich besser an die Kundenbedürfnisse anpassen, langfristig planen und schneller auf spontane Anfragen reagieren.
Der awork Planer zeigt deinen Projektplan und den deines Teams Workload an. So wird sichergestellt, dass niemand überbucht wird und du kannst bei Bedarf agil anpassen.
Damit du flexibel bleibst und dich schnell an Veränderungen anpassen kannst, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Projekte zu planen. Du kannst Aufgaben in intelligenten Listen organisieren, auf flexiblen Kanban-Boards arbeiten oder Projekte visuell als Zeitleisten darstellen.
Eine Kanban-Tafel bietet einen zentralen Überblick über aktuelle Prioritäten und anstehende Aufgaben. Die Teammitglieder sehen nicht nur ihre eigenen Aufgaben, sondern auch die Workload der anderen Teammitglieder und können einschätzen, ob sie Unterstützung brauchen. Das ist besonders praktisch, wenn jemand krank ist.
Die große Stärke der Kanban-Tafel ist, dass sie einen schnellen Überblick über den Projektstatus bietet.
Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig "feststecken" oder nur langsam vorankommen, werden Schwächen im Arbeitsablauf sichtbar, bevor das Projektteam merkt, dass etwas nicht reibungslos läuft.
Bei umfangreichen Projekten mit zahlreichen Aufgaben ist eine visuelle Zeitleiste hilfreich, um einen klaren Überblick über die Zeitplanung zu bekommen.
Die visuelle Zeitleiste in awork zeigt alle Projektaufgaben in einem visuellen Format an. Du kannst Meilensteine setzen und sofort beobachten, wie sich die Workload deines Teams verändert. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied sehen, wann Aufgaben erledigt werden müssen und wie viel Zeit für jede Aufgabe zur Verfügung steht. Füge deinen Aufgaben einfach ein Startdatum und einen Abgabetermin hinzu, und sie werden direkt auf der Zeitleiste angezeigt. Natürlich kannst du auch neue Aufgaben in der Zeitleiste erstellen.
Eine besonders nützliche Funktion der visuellen Planung mit der Zeitleiste ist die Möglichkeit, Probleme mit Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen. Wenn eine Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen abhängt, kannst du diese Abhängigkeit mit einem Pfeil darstellen. Das hilft dabei, Fristen einzuhalten und Probleme im Voraus zu erkennen.
Die Planerfunktion in awork macht die Projekt- und Ressourcenplanung so übersichtlich wie möglich, bis hin zu einzelnen Kalenderterminen.
Wäre es nicht super-duper-nett, wenn dein Organisationstool automatisch einen genauen Überblick über die Workload deines Teams liefern würde? Genau das macht der awork Planner, indem er die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert. Das Ergebnis: Die genaueste Workload Berechnung aller Zeiten!
Mobiles Projektmanagement
Home Office, Arbeitsplätze und mehr - mobiles Arbeiten ist heutzutage keine Seltenheit mehr. Deshalb ist es wichtig, dass dein Projektmanagement Tool auch unterwegs zugänglich ist. Teams brauchen eine digitale Workspace , die für alle zugänglich ist.
Sobald die Aufgaben in awork eingerichtet sind, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied Zugriff auf das Projekt und die Aufgaben hat, an denen es gerade arbeitet.
Hybride Teams aus Außendienstmitarbeitern und Büroangestellten benötigen ein gemeinsames Tool als zentralen Knotenpunkt. Das Hin- und Herwechseln zwischen zahlreichen Tools ist fehleranfällig und schadet der Produktivität. Ob auf dem Laptop oder mobil über die App, das Tool sollte immer zugänglich sein.
Besonders praktisch ist der mobile Zugriff auf awork . Arbeite im Zug an einer bestimmten Aufgabe oder starte deine Zeiterfassung direkt von einem Kundengespräch aus.
Egal, ob dein Team aus fünf oder 30 Mitgliedern besteht, die Herausforderungen sind letztlich dieselben. Das Tool sollte nicht übermäßig komplex sein, muss aber komplexe Anforderungen erfüllen und für jedes Teammitglied zugänglich sein.
Mit awork kann dein Team sofort loslegen. Du kannst damit beginnen, deine Projekte zu planen und die ersten To-Dos zu erstellen.
Klare Zuständigkeiten und eine intuitive Benutzeroberfläche helfen jedem, einen guten Überblick zu bekommen, und der richtige Ansprechpartner für Fragen oder Feedback ist schnell gefunden.
Auch die Kommunikation wird einfach und schnell: Markiere deine Teammitglieder in awork mit dem @-Symbol, und sie erhalten Benachrichtigungen im Tool und per E-Mail. Dein Team kann dann mit einem Klick zu der entsprechenden Aufgabe in awork navigieren und sofort antworten.
Zeit ist Geld? Zeiterfassung und Analyse
Apropos Zeiterfassung: Das ist ein wichtiges Thema - vor allem, seit die Zeiterfassung zur Pflicht geworden ist.
Einige fürchten die damit verbundene Kontrolle, andere kritisieren die Zeiterfassung als ungeeignet für die Kreativwirtschaft und wieder andere ärgern sich über die Zeit, die dabei verschwendet wird. Auf der anderen Seite haben einige Menschen durch Zeiterfassungstools Zeitfresser identifiziert und sind dadurch produktiver geworden.
Mit awork ist der Start der Zeiterfassung kinderleicht.
Im Kern ist die Zeiterfassung ein Mechanismus zur Erfassung und Optimierung von Prozessen. Bei der Arbeitszeiterfassung geht es darum, den Beginn, das Ende und die Gesamtstunden der Arbeit zu erfassen. Bei der Projektzeiterfassung hingegen wird festgelegt, wie die Arbeitsstunden auf verschiedene Projekte, Aufgaben, Prozesse oder Kunden verteilt werden. Die Zeiterfassung sollte in erster Linie der Selbsteinschätzung dienen, nicht der Kontrolle.
[.b-important-block] Ignoriere den 8-Stunden-Mythos! Es ist ein Irrglaube, dass wir acht Arbeitsstunden pro Tag auf die Aufgaben verteilen und sie verfolgen sollten. Kein Arbeitnehmer ist acht volle Stunden am Tag produktiv oder kreativ. [.b-important-block]
[$tag]🚨 Wichtiger Hinweis[$tag]
Eine effektive Zeiterfassung erstreckt sich idealerweise über den gesamten Arbeitstag und erfasst, wie viel Zeit du für jede Tätigkeit aufbringst. Nur so können die Prozesse optimiert werden.
Zeiterfassung in awork
Du hast verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung in awork- auf dem Handy und in der Web-App.
Du kannst deine Zeit ganz einfach mit der awork Stoppuhr, direkt bei Aufgaben oder Projekten erfassen oder einfach per Drag & Drop aus deinem Kalender ziehen. Du kannst auch rückwirkend deine
Du kannst deine Zeit mit der awork Stoppuhr direkt bei Aufgaben oder Projekten erfassen oder einfach per Drag & Drop aus deinem Kalender ziehen. Natürlich kannst du deine Zeiten auch rückwirkend erfassen, wenn du vergessen hast, die Stoppuhr zu aktivieren. Außerdem hast du in awork die Möglichkeit, Termine aus deinem persönlichen Kalender direkt in awork zu importieren und in Zeiteinträge umzuwandeln.
Die zahlreichen Zeiterfassungsoptionen verbessern die Zusammenarbeit im Team erheblich. Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Aufgaben mehr Zeit und Mühe kosten und entsprechend berechnet werden sollten und welche schneller erledigt werden können.
Die Optimierung deines Workflows beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Zeiterfassung. Die erfassten Zeiten müssen auch ausgewertet werden. In awork hast du verschiedene Filter- und Gruppierungsoptionen, um aussagekräftige Zeitauswertungen zu erstellen. Deine individuellen Auswertungen kannst du als Excel- oder PDF-Datei herunterladen.
Diese Funktion ist auch für Teams wichtig. Einerseits können Bewertungen direkt an Kundenrechnungen angehängt werden, komplett mit Logos. Zum anderen erhält das Team einen besseren Einblick in die Workload und die Dauer der einzelnen Projektaufgaben.
In awork kannst du deine erfassten Zeiten direkt in Rechnungen umwandeln, sie bearbeiten und an deine Kunden senden. Wir haben mehrere Fakturierungstools in awork integriert, so dass du die Wahl zwischen verschiedenen Optionen hast.
Neben der intelligenten Zeiterfassung bietet awork auch verschiedene Integrationen mit über 1.000 anderen Apps. Warum sind solche Integrationen für Teams wertvoll?
Unverzichtbare Werkzeuge
In jedem Team gibt es Werkzeuge, auf die niemand verzichten möchte, Werkzeuge, die die Zusammenarbeit im Team erheblich erleichtern. Allerdings werden solche Tools immer noch von zu wenigen Unternehmen genutzt. Umso wichtiger ist es, sie in dein Projektmanagement Tool zu integrieren.
Wusstest du, dass du viele deiner anderen Tools direkt mit awork verknüpfen kannst? Dank unserer Integrationen, z.B. mit Personio, Slack oder MS Teams, läuft dein Projektworkflow noch reibungsloser.
Ein beliebtes Kommunikationstool für Teams ist Slack. Über Slack kannst du Gruppen erstellen oder direkt mit einzelnen Personen kommunizieren. Du kannst Daten austauschen und bleibst auf dem Laufenden. Perfekt für hybride Teams oder Großraumbüros.
awork bietet eine direkte Integration mit Slack. Das bedeutet, dass du Aufgaben in awork direkt aus dem Slack-Chat heraus erstellen, Kommentare hinterlassen oder eine Zeiterfassung für eine Aufgabe starten kannst. Die Teammitglieder können die Projektplanung direkt aus dem Chat heraus starten, ohne dass sie das Tool wechseln müssen!
Fazit
Projektmanagement Tools helfen dabei, Teams bei der Organisation von Projekten zu unterstützen und die Teamarbeit einfacher und schneller zu machen. So ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind, alle Informationen an einem zentralen Ort liegen und unnötige Meetings oder überflüssige E-Mails der Vergangenheit angehören.
