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5 Projektmanagement-Fehler, die in kreativen Teams immer noch gemacht werden

5 Projektmanagement-Fehler, die in kreativen Teams immer noch gemacht werden
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May 2021

Was verschlingt in vielen Marketingabteilungen die meiste Zeit? Schlechte Projektmanagement. Hier zeigen wir dir einige der größten und häufigsten Fehler:

Ihr habt das in eurem Arbeitsleben wahrscheinlich alle schon erlebt: Informationen verschwinden in Excel-Tabellen, niemand weiß, wer gerade an welchem Projekt arbeitet, und die Aufgaben für die nächsten Wochen sind auch nicht ersichtlich. Viele Marketingteams und Agenturen stecken noch in einer Zeit fest, in der Microsoft Office-Kenntnisse im Lebenslauf wichtig waren und E-Mails das universelle Kommunikationsmittel darstellten. Heute zeigen wir dir die fünf Projektmanagement Fehler, die immer noch passieren, und wie du sie vermeiden kannst.

Warum ist es so wichtig, Projektmanagement auf ein solides Fundament zu stellen? Weil die Arbeit viel mehr Spaß macht, wenn du dich auf deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kannst - und nicht Daten in Excel-Tabellen überprüfen musst. Deshalb ist es besser, ein modernes Tool einzuführen, das sich entspannt um das lästige Thema Projektmanagement kümmert. Leider ist noch nicht jedes Unternehmen dafür bereit.

Werfen wir also einen Blick auf typische Szenarien, die symbolisch zeigen, was in so vielen Teams immer noch schief läuft:

Szenario 1: Teamplanung mit Excel

Eine normale Vorgehensweise in vielen Teams: Projektmanager/innen beginnen oft mit kleineren Einheiten von zwei Personen und erstellen zunächst eine Excel-Tabelle mit Projekten und Kunden. Wenn das Team und das Unternehmen wachsen, wächst die Datei schnell zu einer XXL-Planungstabelle heran - bei der die Pflege unglaublich viel Zeit verschlingt. Ganze Arbeitstage werden damit verbracht, Kästchen mit Zuständigkeiten, Terminen und Partnern auf dem neuesten Stand zu halten. Das zweite Problem ist, dass ohne die Projektmanager/innen nichts funktioniert. Sie sind die Einzigen, die den Überblick haben, und nur ihr zeitlicher Einsatz hält das Ganze zusammen. Die Moral von der Geschicht': In der heutigen Welt wird ein zugängliches zentrales Tool für Projektmanagement benötigt.

Szenario 2: Multi-Tools für die Zeiterfassung

Wer heute eine neue Stelle antritt, wird in der Regel mit unzähligen Tools konfrontiert, die im Einsatz sind (wenn das Unternehmen die Excel-Strategie hinter sich gelassen hat). Meistens, vor allem in Agenturen, ist ein Projektmanagement Tool im Einsatz, in dem von Zeit zu Zeit auch Aufgaben erfasst werden. Die Zeiterfassung findet jedoch meist mit einer anderen Softwarelösung statt. Die Folge davon: Um die Zeiten in Rechnung stellen oder Projekte kontrollieren zu können, werden diese Zeiten manuell exportiert und wieder in ein anderes Tool importiert - mit viel Excel-Zauberei dazwischen. Die Moral: Das ständige Hin- und Herschieben von Daten macht keinen Spaß und kann zu Fehlern führen. Es ist besser, ein Tool zu verwenden, das alle deine Anforderungen erfüllt.

Szenario 3: Haftnotizen und E-Mail-Posteingang

Sei ehrlich. Auch du organisierst dich manchmal mit zwei wichtigen Tools: E-Mail-Posteingang und Kalender. Ich bin sicher, einige von euch kleben auch Post-Its mit ihren Aufgaben auf den Monitor. Das funktioniert gut, zumindest so lange die Aufgaben nur mit deiner eigenen kleinen Welt zu tun haben. Aber sobald du mit anderen Menschen zusammenarbeiten musst, geht es bergab. E-Mails werden übersehen, Aufgaben werden falsch zugewiesen usw. Und irgendwann sind alle genervt, weil niemand mehr weiß, wer welche Aufgabe wirklich erledigt. Die Lektion: Du brauchst einen zentralen Ort für deine Projektmanagement wo jeder seine anstehenden Aufgaben transparent sehen und verwalten kann. So kannst du endlich auch verstehen, woran die anderen arbeiten.

Verwende ein intelligentes Tool, um deine Aufgaben visuell zu planen.

Szenario 4: DSGVO praktizieren

Wenn eine Abteilung beschlossen hat, ein neues Tool einzuführen, ist nicht nur die "Schulung" aller Mitarbeiter/innen ein Problem. Oft wird zuerst freie Software genutzt; Projekte werden erstellt, Konten eingerichtet. Doch dann kann es schnell Ärger geben: Die Testphase läuft ab, und es wird doch Geld fällig. Die Einkaufsabteilung weigert sich. Aber nicht, weil das Tool zu teuer ist, sondern weil der Datenschutzabteilung auffällt, dass alle Daten in den USA gespeichert sind. Die Moral: Es ist besser, von Anfang an GDPR-konforme Tools zu verwenden.

Szenario 5: Festgefahren in alten Gewohnheiten

Gehen wir noch einen Schritt zurück: Die Einführung neuer Tools scheitert oft an der Sturheit einzelner Teammitglieder. Wer will sich schon die Mühe machen, eine neue Software zu lernen, wenn sie seit 20 Jahren auf dieselbe Weise funktioniert? Also machen vorerst alle so weiter wie bisher. Und das Chaos ist vorprogrammiert. Die Moral von der Geschicht: Suche nach einer Software, die einfach zu bedienen und für jeden im Team problemlos verständlich ist.

Wie kannst du diese Fehler vermeiden? Nutze zum Beispiel awork. Damit kannst du Aufgaben verwalten, Zeiterfassung betreiben und Ressourcen planen. Probiere awork einfach mal aus - und überzeuge dich selbst!

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