Der Planer ist eines unserer liebsten awork Features und auf dem Markt in dieser Form einzigartig. Bisher hat es kein Tool geschafft, die Projekt- und Ressourcenplanung im Team wirklich übersichtlich bis runter in den einzelnen Kalendertermin zu bringen.
Die Herausforderungen sind auch alles andere als trivial. Kurzfristige und langfristige Planung mit einem hohen Detailgrad in einem Tool zusammenbringen, um schlussendlich realistisch einschätzen zu können, wann und wo noch Kapazitäten sind. Klingt kompliziert, ist es auch.
Mit unzähligen Anwendungsfällen bringt der Planer viel Potential mit. Jedes Team hat aber einen ganz eigenen Planungsmodus. Deswegen zeigen wir dir gleich fünf Flows für deine tägliche Arbeit mit dem Planer – egal, ob Anfänger*in oder Expert*in. So kannst du schauen, was zu deinem Team passt und vielleicht gibt es ja auch Inspiration, Neues auszuprobieren. ✨
Darum geht’s in diesem Beitrag:
- Herausfinden, wer Kapa für ein neues Projekt hat
- Grobe Auslastungsplanung für dein Team
- Detaillierte Projektplanung
- Wochenplanung mit der Timeline
- Tagesplanung mit dem Kalender
Flow 1: Herausfinden, wer Kapa für ein neues Projekt hat
Stress, hoher Zeitinvest und intensive Kapa-Planung. Genau das bedeutet der Start eines neuen Projekts für die meisten Teams. Oder du machst es ganz simpel und smooth – mit dem neuen Planer.
Dein Team hat ein neues Projekt gewonnen – yay! Aber du weißt noch gar nicht, wer in den kommenden Wochen überhaupt zeitliche Kapazitäten hat. Zum Glück lässt sich das im awork Planer ganz easy herausfinden.
Dafür startest du, indem du ein neues Projekt erstellst.
Öffne die Workload Übersicht und wähle dein Team aus.
Jetzt kannst du einzelne Teammitglieder basierend auf der verfügbaren Kapazität hinzufügen. Sieht gut aus! Noch haben genug Teammitglieder Zeit. 🎉
Pro-Tipp: Das funktioniert hervorragend, wenn du ein Projektteam mit unterschiedlichen Skillsets aufbaust. Du suchst z.B. Design-Expertise für dein Projekt. Öffne das Design-Team in der Workload-Übersicht. Über die drei Punkte kannst du direkt freie Mitglieder zuweisen.
Flow 2: Grobe Auslastungsplanung für dein Team
Dein Team plant auf grober Ebene, legt aber nicht jede kleine Aufgabe in der Timeline an? Mit Buchungen lässt sich das in awork spielerisch leicht umsetzen. Ganz ohne konkrete Aufgabenplanung planst du so trotzdem die Kapazität deines Teams.
Mit einem Klick öffnest du die Timeline deines Projektes, um von dort via Drag-create Teammitglieder für einen bestimmten Zeitraum zu reservieren. Einfach Buchung auswählen. Für die grobe Planung des Projekts hilft es, Meilensteine zu verwenden.
Du siehst sofort, wie sich die Auslastung im Workload deines Teams verändert – ganz ohne kleinteilige Aufgaben zu erstellen.
Teams verwenden diese Art der Planung häufig, wenn die einzelnen Teammitglieder lieber in Listen oder dem Kalender arbeiten. Mit dieser Grobplanung stellst du sicher, dass die Kapazität der relevanten Teammitglieder geblockt ist. Yay!
Flow 3: Detaillierte Projektplanung
Du hast ein Projekt schon vor ein paar Monaten grob vorgeplant und Zeit dafür geblockt. Nun rückt der Projektstart immer näher und es geht an die Feinplanung des Ablaufs. Welche Aufgaben sollen wann über die nächsten Wochen passieren? Was sind wichtige Meilensteine oder Zwischenziele im Projekt? Welche Abhängigkeiten gibt es zwischen den Todos? Für diese detaillierte Projektplanung eignet sich die Timeline perfekt.
So funktioniert’s:
Die Timeline ist natürlich auch ein wirksames Tool für die konkrete Projektplanung. So können die To-dos im Team direkt zeitlich eingeplant und Meilensteine eingetragen werden. Durch die übersichtliche Workload-Darstellung ist direkt klar, wer im Team wann Kapazitäten hat.
Öffne das Projekt in der Timeline-Ansicht und die Aufgabenleiste links.
Jetzt können Aufgaben direkt in die Timeline gezogen und somit zeitlich eingeplant werden.
Nun ist es Zeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteine einzutragen. Jetzt nur noch Mitarbeitende mit freien Kapazitäten hinzufügen. So einfach funktioniert genaue Projektplanung in awork.
Flow 4: Wochenplanung mit der Timeline
Die wöchentliche Kapa-Planung ist für jedes Team essentiell. Gerne wird das Teammeeting dafür genutzt, um die aktuellen Projekte zu besprechen und einen Überblick zu bekommen. Der Planer ist mit seinem neuen Layout genau der richtige Ort dafür.
Dafür starten wir in der Timeline-Ansicht. Maximiere im Planer dafür die Workload-Ansicht und öffne die Sidebar auf der linken Seite.
Wähle ein Projekt oder einen Filter mit Aufgaben aus, die du einplanen möchtest. Nun schnappst du dir die Aufgaben und weist diese Mitgliedern aus deinem Team zu. Wenn die Kapazität kein Problem darstellt, kann dieser Schritt auch ohne die sichtbaren Workload Diagramme geschehen. In dem Fall siehst du nur, wer gerade woran arbeitet. In der Timeline können alle eingestellten Elemente angepasst, sowie weitere Aufgaben und Abwesehnheiten eingetragen werden.
Flow 5: Tagesplanung mit dem Kalender
Die alltägliche Planung gestaltet sich häufig chaotisch. Meetings, bereits geplante Aufgaben und dann kommen regelmäßig spontane Anfragen dazu. Was da hilft? Der perfekte Überblick, um alles im Blick zu behalten. Im Planer ist genau das möglich: In der Kalender-Ansicht sind die Termine zu sehen, Aufgaben können als zusätzliche Blocker eingesetzt werden und es ist direkt ersichtlich, wo noch Raum für spontane Anfragen ist. Noch besser: Das Team kann die Planung hier einfach selbst übernehmen, schließlich ist es ja auch ihr Kalender.
In vielen Use Cases legen Projektmanager*innen die Aufgaben an und fügen entsprechende Tags hinzu. Diese können dann vom Team abgerufen werden. Dafür muss zuerst die Kalenderansicht des Planers geöffnet werden. Dort wählst du dein Team aus, um den Kalender zu laden.
Das Öffnen der Sidebar ermöglicht es nun, Projekt- oder Aufgabenfilter auszuwählen. Hier helfen die Tags jeder Person im Team, genau die richtigen Aufgaben zu finden. Abschließend schauen sie sich dann ihren Kalender im Planer selbst an und organisieren den eigenen Tag oder die Woche.
Der awork Planer in drei Minuten erklärt:
So, worauf wartest du noch? Probier diese super nützlichen Planer-Flows direkt aus und bring deine Teamplanung auf das nächste Level!
Dir fehlen noch Grundlagen, um mit dem Planer durchstarten zu können? Dann schau doch mal im Helpcenter vorbei. Dort wird dir alles im Detail erklärt.
Bleibe auf dem Laufenden
Abonniere unseren Blog, um über neue Features und Entwicklungen informiert zu werden.
