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OUT NOW: Der neue Planer💜

We’re so excited and we just can’t hide it! Heute seht ihr endlich, woran wir die letzten Wochen und Monate getüftelt haben. Und wir sind stolz wie Bolle auf das Ergebnis.

Aber fangen wir von vorn an: Es gibt viele Tools da draußen, mit denen man Arbeit in Themen und Projekten plant. Auch auch welche, die den eigenen Kalender organisieren. Aber bisher hat es kein Tool geschafft, die Projekt- und Ressourcenplanung im Team wirklich übersichtlich bis runter in den einzelnen Kalendertermin zu bringen.

Wir dachten uns: Challenge accepted. 💪

Aus einer groben Idee über Dutzende von Skizzen, Prototypen, Interviews, User-Tests und mit ein bisschen Magie entstand das wohl am intensivsten konzipierte und am liebevollsten umgesetzte Feature, das wir je gelauncht haben.

We proudly present: Der neue Planer in awork 🎉

Wäre es nicht super-duper-nice, wenn dein Orga-Tool automatisch einen exakten Überblick über den Workload deines Team erstellt? 

Genau das tut der neue Planer, indem er die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert. Das Ergebnis:

Die akkurateste Workload-Kalkulation aller Zeiten! 

Die Workload-Berechnung bezieht Projekte, Aufgaben, Kalender-Termine und sogar erfasste Zeiten ein. Ab sofort ist also keinerlei extra Kapa-Planung nötig – die Team-Auslastung ist ganz automatisch up-to-date.

Das hilft dir, zu allen möglichen Zeitpunkten im Projekt-Workflow easy und akkurat zu planen:

  • Projekte grob forecasten 👉 Du siehst direkt, ob noch Kapa im Team frei ist.
  • Bestätigte Projekte genauer einplanen 👉 Du erkennst Konflikte in den Kalendern deines Teams sofort.
  • Detaillierte Kapa-Planung machen 👉 To-Dos landen genau da im Kalender, wo sie hingehören.

Der neue Planungs-Flow in 2 Minuten erklärt 💡

Wer hat viele Termine? Wer ist überbucht? Wo sind noch Kapazitäten? Wie der neue Planer in ein paar Klicks all das beantwortet, zeigt dir unser Co-Founder & CPO Lucas in diesem Video. 👇

Von der groben Projekt-Roadmap bis zur stundengenauen Arbeitstag-Planung wird alles in drei Ansichten abgebildet:

  • Die Workload-Ansicht zeigt dir, wie ausgelastet dein Team in den nächsten Wochen ist. Hier kannst du sehen, wie genau sich der Workload deiner Teammitglieder aus geplanten Projekten, Aufgaben und Kalender-Terminen zusammensetzt.
  • In der Timeline-Ansicht, die du schon aus deinen awork Projekten kennst, tauchen die einplanten To-Dos deines Teams auf. Du siehst sofort, wer gerade woran arbeitet und kannst ungeplante Aufgaben ratzfatz verteilen.
  • Die Kalender-Ansicht zeigt dir den Kalender deines Teams inklusive Termine und Blockern an. Hier kannst du dir, aber auch anderen Teammitgliedern neue Aufgaben direkt im Kalender einplanen.

Nach dem Update ist vor dem Update: Wir arbeiten bereits am beidseitigen Kalender-Sync, damit eingeplante Aufgaben bald auch als Termine in deinem Kalender-Tool auftauchen. Stay tuned!

Good to know: Der Planer muss von einem Workspace-Admin aktiviert werden.

4 Planungs-Cases und wie du sie easy-peasy löst ✊

Als Team Lead, Projektmanager*in oder Kreative*r kommt dir sicher mindestens eins dieser Szenarien bekannt vor:

  1. Schnell herausfinden müssen, ob noch Kapa für das neue Projekt da ist. 
  2. Endlos in Kapa-Planungs-Meetings sitzen (monatlich, wöchentlich, täglich).
  3. Dringende To-Dos einplanen, die SOFORT erledigt werden müssen.
  4. Der Daily Struggle mit dem eigenen explodierenden Kalender.

Genau diese 4 Problemchen löst der Planer ab jetzt für dich. 

Case 1: Herausfinden, ob noch Kapa für ein Projekt vorhanden ist

Dein Team hat einen großen Pitch gewonnen (yay) und als Team Lead willst du nun ein Projekt für den neuen Kunden einplanen. Du kennst euer grobes Zeitbudget, also die ungefähre Projektdauer und die Deadline. Aber wie findest du schnell heraus, ob ihr aktuell überhaupt genug Kapa für ein neues Projekt habt? 

Haben wir Ressourcen für ein weiteres Projekt?

Projekte grob forecasten und den Workload im Blick behalten.

Die Lösung: Ein Blick in die Workload-Übersicht zeigt dir sofort, wie ausgelastet dein Team in der nächsten Zeit ist, wer aktuell an welchen Projekten arbeitet und wann Urlaube anstehen. Per Hover siehst du die Verteilung des Workloads, weißt z.B. warum jemand überbucht ist und kannst abschätzen, ob noch Kapa für ein weiteres Projekt vorhanden ist.

Sind noch genug Ressourcen vorhanden, planst du das neue Projekt mit grobem Zeitbudget ein. Et voilà, die Kapa des Projekt-Teams wird direkt geblockt und im Workload berücksichtigt.

Case 2: Das (endlose) Planungs- & Kapa-Meeting 

Du bist Projektmanager*in und koordinierst verschiedene Projekte gleichzeitig. Dafür brauchst du einen wöchentlichen Überblick aller aktiven Projekte, musst Deadlines im Blick behalten und Aufgaben fair im Team aufteilen. Wie entscheidest du am besten, wer sich um welches To-Do kümmern soll?

Wer erledigt jetzt eigentlich was?

Endlich effiziente Kapa-Meetings.

Die Lösung: Wirf gemeinsam mit deinem Team einen Blick auf die Timeline-Ansicht. Verschiebt Tasks, die sich doch noch länger ziehen, schnappt euch ungeplante Aufgaben und verteilt sie im Team.

Mit einem Klick auf die Workload-Ansicht checkt ihr, wer diese Woche stark ausgelastet ist und bei wem noch Luft ist. Auch kurzfristige Abwesenheiten wie Krankmeldungen habt ihr auf dem Schirm und könnt Aufgaben notfalls umplanen und neu verteilen.

Case 3: Dringende To-Dos einplanen, die SOFORT erledigt werden müssen

Der Klassiker: An einem Donnerstagmorgen purzeln kleinere aber gaaanz dringende To-Dos vom Prio-Kunden rein, die alle unbedingt bis Ende der Woche erledigt werden müssen. Als Team Lead musst du nun überlegen, wie ihr das noch schnell unterkriegt und wer im Team sich darum kümmert.

Das passt doch noch kurzfristig rein, oder?

Dringende To-Dos schnell im Kalender einplanen. 

Die Lösung: Keep calm und nutz’ die Kalender-Ansicht. Sortiere die Liste der ungeplanten Aufgaben einfach nach Fälligkeitsdatum, um einen Überblick über die dringendsten To-Do’s zu bekommen. Im Kalender siehst du genau, was deine Teammitglieder in den nächsten Tagen auf dem Tisch haben.

Dein Kollege hat heute nachmittag noch ein paar Stunden Luft? Nice, plane die dringende Aufgabe einfach per Drag-and-Drop in seinem Kalender ein, um dafür Zeit zu blocken. Mit einem Klick in die Workload-Ansicht prüfst du, dass trotz knapper Deadlines niemand überbucht ist. 

Case 4: Der Daily-Struggle mit dem eigenen explodierenden Kalender

Als Kreative*r kennst du das bestimmt: Am Montag türmt sich ein Berg neuer To-Dos auf deinem Tisch. Diese musst du nun neben Kundenterminen, Team-Meetings & Co. irgendwie in deinem Wochenplan unterbringen.

Was hab ich alles auf dem Tisch?

Den eigenen Arbeitsalltag im Kalender organisieren. 

Die Lösung: Deinen Arbeitsalltag organisierst du ab sofort in der Kalender-Ansicht. Termine, wie Team-Weeklys oder Kunden-Calls, sind dort sichtbar – so weißt du genau, wann Zeit für Projektaufgaben ist. Diese ziehst du aus der To-Do-Liste einfach per Drag-and-Drop an die freie Stelle in deinem Kalender.

Super cool: Mit nur zwei Klicks wandelst du im Kalender eingeplante Aufgaben in Zeiten um.

Längere Aufgaben, die du nicht in einem Stück erledigst, können übrigens mehrfach in deine Woche eingeplant werden. Dein Workload wird im Planer entsprechend angezeigt. Personal-Planning-Level: Expert!

Los, los, los, probier’s direkt aus! Überzeug dich selbst davon, wie genial die Kombi aus Projektplanung und Kalender funktioniert. Wie du deinen Kalender integrierst und wie der Planer genau funktioniert, wird im awork Helpcenter im Detail erklärt.


PS: Abonnier unseren Co-Founder & CEO Tobias auf LinkedIn und sei immer top-informiert darüber, woran wir hinter den Kulissen arbeiten und was bei awork sonst so los ist. 🤗


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