Narwhal-Release: Das große Planer-Upgrade ✨

Dir steht das Wasser bis zum Hals? Jetzt nicht mehr! Mit unserem Narwhal-Update überstehst du auch die stressige Vorweihnachtszeit ohne Probleme. 🐳

Die beste Kapa-Planung der Welt schaffen – das ist eines unserer ganz großen Ziele bei awork.

Seit Mai befindet sich der awork Planer live in der Beta. Schon jetzt kann er, was andere Tools da draußen nicht können: Die Projektplanung mit den persönlichen Kalendern des Teams kombinieren.

Warum wir den Planer nun noch einmal upgraden? Seitdem Planer-Launch haben wir unglaublich viel Feedback von euch erhalten, zahlreiche Usability-Tests durchgeführt und bereits ein paar fehlende Kleinigkeiten ergänzt.

Drei Punkte sind uns dabei immer wieder über den Weg gelaufen:

Die Workload-Ansicht ist essentiell, um die Auslastung zu überprüfen und funktionierte hervorragend als Basis für die Timeline, um Tasks einzuplanen. Durch die getrennten Ansichten waren die Workflows aber teilweise unverständlich.
Der Wert der einzelnen Ansichten ist zwar sofort erkennbar, das notwendige Springen zwischen den Varianten hat die Nutzung aber unnötig erschwert. Insbesondere der Start mit dem Planer wurde dadurch negativ beeinflusst.
Der Grobplanung auf Projektebene fehlt es an Detail und die Planung auf Aufgaben-Ebene gestaltet sich zu aufwendig, um lediglich ein paar User*innen zu verplanen. Der Weg zur akkuraten Workload-Berechnung wurde dadurch zu langwierig.

All das ist nun Geschichte. Im Zuge dieses Updates haben wir euer Feedback im besten awork Feature aller Zeiten vereint. 🤩

Vorhang auf für die beste Kapa-Planung, die du jemals erlebt hast – dank dieser Neuerungen:

Neues, übersichtliches Planer-Layout
Neue Aufgaben-Sidebar
Detailliertes Popup für bessere Tagesübersicht
Neu: Buchungen für User*innen & Projekte
Farbliche Kennzeichnung von Projekten
Neue Aufgaben-Timeline innerhalb eines Projekts
Google Sheets Add-on für Reportings mit awork Daten

Neues, übersichtliches Planer-Layout

Manchmal ist weniger mehr. Im neuen Planner-Layout findest du jetzt nur noch zwei Ansichten: Kalender & Timeline. Die Workload-Ansicht ist direkt in die Timeline integriert. So wird deine Teamplanung noch übersichtlicher. In der Timeline siehst du deine geplanten Projekte. Mit einem Klick auf ein Projekt kannst du direkt dessen Timeline öffnen. So kannst du easy deine Projekt-Aufgaben durchgehen und weißt, was als Nächstes ansteht. Diese View ist auch ideal, um eine konkrete Planung innerhalb deines Projektes vorzunehmen. In der Projekt-Timeline erstellst du via Drag-and-Drop neue Projekte für den ausgewählten Zeitbereich.

Mit einem Klick von der Grobplanung zum detaillierten Projektplan.

Super praktisch: In der Planer-Timeline siehst du nun im unteren Bereich den Workload der User*innen. So hast du parallel zur Projekt- oder Aufgabenplanung die Auslastung deines Teams immer im Blick und stellst sicher, dass niemand überbucht ist.

Durch das Maximieren der Workload-Ansicht kannst du mit Hilfe der neuen Aufgaben-Sidebar (die jetzt immer sichtbar ist) Aufgaben einfach verteilen.

Blende die Workload-Charts aus, um die maximale Übersicht zu bekommen, wer gerade an was arbeitet. Über Drag-and-Drop legst du unten in der Workload-Timeline einfach neue Aufgaben, Abwesenheiten und, jetzt neu, Buchungen an. Ab sofort kannst du so auch die Kapazität deiner Teammitglieder reservieren – mehr dazu gleich. Die Kalender-Ansicht ist weiterhin so, wie du sie schon kennst und weitestgehend unverändert. Der Kalender verfügt jetzt aber auch über die neue Aufgaben-Sidebar. So planst du deine Aufgaben ratzfatz ein. 😎

Neue Aufgaben-Sidebar

In der neuen Aufgaben-Sidebar hast du einen schnelleren Zugriff auf genau die Aufgaben, die du gerade zum Planen brauchst. Es war noch nie so easy, Aufgaben verschiedener Projekte an die richtigen Teammitglieder zu verteilen. Jetzt musst du nur noch loslegen.

Alle deine Aufgaben so sortiert, wie du sie brauchst. Direkt im Planer integriert.

Wir haben schon etwas Vorarbeit geleistet, um dir die Handhabung so leicht wie möglich zu machen. Wähle in der Sidebar einfach zwischen deinen bestehenden Aufgaben-Filtern, Projekten oder den drei vorgefertigten Filtern: Meine, Neu, Privat. Unter “Neu” findest du alle Aufgaben, die du in den letzten 7 Tagen erstellt hast oder dir zugewiesen wurden.

Detailliertes Popup für bessere Tagesübersicht

Du willst wissen, was heute für dich relevant ist? No problem. Hover einfach mit dem Cursor über einen im Workload-Chart und schon siehst du, was für den Tag eingeplant wurde – ob mit Planaufwand oder ohne. So hast du die volle Transparenz darüber, wie sich dein Workload an dem Tag zusammensetzt.

Die volle Transparenz für jeden Tag.

Neu: Buchungen für User*innen & Projekte

Ist dein Projekt noch zu ungenau oder die Timeline-Planung für deine Projekte zu aufwändig (z.B. durch viele kleine Mini-Aufgaben)? Dann mach dir das Leben mit den neuen Buchungen für die Ressourcen- und Workload-Planung leichter. Das ist schnell, transparent und ermöglicht eine ganze neue und einfache Art der Teamplanung in awork.

Wir haben mit dem Release die Reservierung von Zeiten für User auf Projektebene entfernt und dafür “Buchungen” im Planer eingeführt. Mit Buchungen können Kapazitäten geblockt werden, z.B. um bestimmte Teammitglieder in der Grobplanung für anstehende Projekte zu reservieren. Sobald das Projekt dann detaillierter geplant wird, lassen sich die Buchungen einfach in Aufgaben transferieren.

Buchungen können per Drag-Create in der Timeline im Planer oder direkt im Projekt angelegt und bearbeitet werden, genau wie du es schon von Aufgaben kennst. Eine Buchung gehört immer zu einem bestimmten Projekt, sowie User*in und hat einen Planaufwand.

Schnell Zeit für das nächste Projekt reservieren. Ganz einfach mit den neuen Buchungen.

Der/die User*in wird für dieses Projekt in dem Zeitraum entsprechend gebucht (reserviert), was sich natürlich auch im Workload widerspiegelt. Aufgaben müssen an dieser Stelle also nicht mehr als nervige Platzhalter dienen.

Du kannst User*innen beliebig viele dieser Buchungen pro Projekt zuteilen. Das macht die Grobplanung viel flexibler als die bisherigen Projektreservierungen. Übrigens: Buchungen tauchen nicht in Aufgabenlisten auf.

Farbliche Kennzeichnung von Projekten

Verlierst du bei all den Projekten in der Timeline manchmal die Übersicht? Kennen wir. Deswegen kannst du Projekten jetzt über das Action-Menü oder die Aufgaben-Sidebar eine Farbe zuweisen. Entsprechende Projekte, Aufgaben und Buchungen tauchen dann ebenfalls farblich angepasst in der Timeline auf. So siehst du besser und schneller, was zu welchem Projekt gehört. Wähle z.B. Webdesign-Projekte blau und Print-Projekte gelb – so siehst du auf einen Blick, wie viel in welchem Bereich ansteht.

Neue Aufgaben-Timeline innerhalb eines Projekts

Die Arbeit im Planer ist mit diesem Update so viel smoother und besser geworden. Ein finaler Schritt fehlt aber noch: Es soll so leicht wie möglich für dich sein, von der Grob- in die Feinplanung zu wechseln. Um diese perfekt zu verknüpfen, haben wir eine neue Aufgaben-Timeline innerhalb von Projekten erstellt.

Sie verfügt über dieselben Funktionen wie zuvor, ist aber mit einigen praktischen Verbesserungen gespickt:

Das Timeline-Design wurde optimiert
Es wird jetzt auch der Start jedes Projekts visuell markiert
In der Timeline geplante Aufgaben klappen sich jetzt per Hover auf, um den vollständigen Namen sehen zu können
Du kannst deinen Aufgaben hier direkt einen Planaufwand zuweisen
Der Timeline-Export steht jetzt auch als Vektorgrafik im svg-Format zur Verfügung

Einzeln sind diese Veränderungen Kleinigkeiten, zusammen verbessern sie deine Nutzung in der Aufgaben-Timeline enorm. Du wirst schnell merken, was wir meinen. 😉

Für eine Tour durch die neuen Planungs-Flows, melde dich für unser Webinar am 7. Dezember an. Unsere Experten Jan und Lucas beantworten live deine Fragen. 🙌

Goodie: Google Sheets Add-on für Reportings mit awork Daten

Das war aber noch nicht alles. Wir haben auch neben dem Planer-Upgrade noch eine kleine Überraschung für dich.

Wir haben parallel ein Add-on (Plugin) für Google Sheets entwickelt, das du aus dem Add-on Katalog (bei Google Sheets) hinzufügen kannst.

Deine Daten aus awork jetzt kinderleicht in Google Sheets Dashboards einfügen.

Mit dem awork Plugin kannst du dir von dort Daten wie Projekte, Aufgaben, User & Zeiten direkt in dein Google Sheet laden und für Auswertungen und Dashboards nutzen. Wie cool ist das denn bitte? Dadurch ist dein Dashboard für das Projekt-Meeting in Sekunden ready. Auch die monatliche Zeitauswertung für Kund*innen gestaltet sich so viel schneller. Aber das sind nur zwei von vielen weiteren Use Cases. Probier es selbst aus!

Das awork Team wünscht dir jede Menge Spaß mit dem neuen Update – bald bist du mit allen Wassern gewaschen. Alle Neuerungen zum Update werden in unserem Helpcenter nochmal ausführlich erklärt.

Funfact: Narwale sind übrigens auch als die “Einhörner des Meeres” bekannt und tauchen teilweise bis zu 1500 Meter tief. 💜🐳

Jetzt alle Neuerungen ausprobieren!