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Mit Kanban deinen Workflow optimieren – “Stop starting, start finishing!”

Kanban… Davon hast du bestimmt schon mal gehört. Aber was genau ist Kanban eigentlich? 

Alles begann 1947 mit der smarten Idee eines japanischen Automobilherstellers: 

Um kürzere Durchlaufzeiten zu erreichen und Engpässe zu vermeiden, entwickelte ein Ingenieur von Toyota das Kanban-System. Dabei inspirierte ihn der Vorratsplan im Supermarkt: Nachbestellt wird erst, wenn ein Produktvorrat zu Ende geht. 

Das gleiche Prinzip kannst du auch auf die Arbeit in Projekten übertragen: Du beginnst erst dann mit einer neuen Aufgabe, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Dadurch vermeidest du, dass zu viele Aufgaben parallel gestartet und nicht zuverlässig beendet werden.

Das Wort Kanban ist japanisch und bedeutet Karte, daher besteht diese Methode aus einem Kartensystem. Das Prinzip wurde 2007 von David Anderson auf die Softwareentwicklung bezogen, woraus sich die heutige Kanban-Methode entwickelt hat. 

Wie funktioniert Kanban? 

Kanban ist eine agile Methode zur Arbeitsorganisation. Sie ist flexibel anpassbar, schafft Übersichtlichkeit und hilft dir dabei, deinen Workflow zu verbessern. 

Das Kanban-Board ist der zentrale Bestandteil dieser Methode. Du kannst ein Board klassisch als Pinnwand darstellen oder in einer passenden Projektmanagement-Software wie awork abbilden. Letzteres bietet den großen Vorteil, dass dein mobiles Board jederzeit für alle und von überall verfügbar ist.

 Jedes Kanban-Board enthält farbige Aufgabenkarten für verschiedene Themenbereiche, sowie drei Prozess-Spalten, die den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Aufgabe anzeigen. 

Ganz links findest du den Backlog, also den Platz, wo du alle anstehenden To-Dos sammelst. In der Mitte befinden sich die Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind – auch WIP  (“Work in Progress”) genannt. Ganz rechts findest du alle abgeschlossenen Tasks.

So könnte dein Kansan-Board in awork aussehen.
So könnte dein Kanban-Board in awork aussehen.

Je nach Projekt kannst du beliebig viele weitere Zwischenschritte einplanen, beispielsweise eine Review-Spalte, um deine Aufgaben zu überprüfen oder sie mit deinem Team zu besprechen. Ebenfalls kannst du Aufgaben in den einzelnen Spalten priorisieren, um dir dank der Rangfolgen ein genaues Verständnis der aktuellen Aufgaben zu beschaffen.  

Unübersichtliche Listen mit durcheinander gewürfelten Tasks bleiben dir mit einem Kanban-Board erspart, stattdessen behältst du einen ganz klaren Überblick über alle Aufgaben. Denn alle To-Dos werden in kleinen Schritten bearbeitet und sukzessiv in den Spalten des Kanban-Boards verschoben, wenn sich der Aufgabenstatus ändert. 

Wie startest du mit der Kanban-Methode? Diese vier Change-Management-Prinzipien können dir dabei helfen. 

Beginne mit dem, was du gerade tust. 

Fang genau da an, wo du gerade stehst. Für den Einsatz eines Kanban-Boards ist es wichtig, mit aktuellen Prozessen zu beginnen und diese realistisch im System abzubilden. Nach und nach kann dieser Prozess verändert werden.

Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird.

Das Ziel ist, sich stetig weiterzuentwickeln und mit der Kanban-Methode in kleinen Schritten Verbesserungen zu erreichen.

Respektiere bestehende Prozesse. 

Das Kanban-Konzept lässt sich sehr unkompliziert und einfach implementieren. Das bedeutet, alle bestehenden Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten bleiben unverändert. 

Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen. 

Um langfristige Verbesserung zu erzielen, sollte sich jeder Mitwirkende deines Teams beteiligen. Bestärke alle Ebenen des Unternehmens darin, konkrete Vorschläge zu entwickeln und diese aktiv zu kommunizieren, damit euer Team gemeinsame Pläne ausarbeiten kann.

Kernpraktiken der Kanban-Methode

Nachdem du die Basics kennengelernt hast, stellen wir dir jetzt die sechs Kernpraktiken vor. So kannst du noch effizienter mit deinem Team zusammenarbeiten!

  1. Gestaltung: Das Kanban-Board dient dazu, deine Tasks zu visualisieren. Dafür ist es wichtig, dass die Spalten für den Bearbeitungsstatus klar definiert sind. Ansonsten kannst du dein Board frei gestalten, zum Beispiel in awork passende Fotos und Grafiken zu deinen Tasks hinzufügen. 
  2. Limitierung: Damit euer Team einen perfekten Workflow etablieren kann, solltet ihr die Tasks in den einzelnen Spalten limitieren. Das bedeutet, jede Spalte darf eine maximal festgelegte Anzahl an Karten beinhalten. 
  3. Steuerung: Um die Arbeitsabläufe zu verbessern, solltest du mit deinem Team wichtige Größen, wie Durchlaufzeiten und Warteschlangen, im Blick behalten. So erkennt ihr schnell, wo es noch Verbesserungspotential gibt und könnt davon ausgehend einzelne Größen gezielt optimieren. 
  4. Regulierung: Die limitierten Tasks und festgelegten Spalten sind Teil der Regulierung und helfen dir und deinem Team dabei, alle Arbeitsabläufe dank klarer Strukturen effizienter zu machen. Diese Regeln sollten für alle Mitglieder jederzeit auf dem Kanban-Board einsehbar sein. 
  5. Kadenzen: Dies sind Meetings, in denen ihr euch im Team gegenseitig individuelles Feedback geben könnt. Kadenzen sollten regelmäßig stattfinden, damit jeder einzelne an seinen Fähigkeiten arbeiten und diese verbessern kann. 
  6. Kaizen: Dieses Wort kommt aus dem Japanischen und wird gebildet aus den Silben Kai (Veränderung) und Zen (zum Besseren). Die Kaizen-Theorie hat den Hintergrund, dass man einen kontinuierlichen Prozess der Verbesserung durchlebt und stetig daran arbeitet, ein Unternehmen Schritt für Schritt zu optimieren. 

Kanban vs. Scrum

Zwischen Kanban und der agilen Entwicklungsmethode Scrum lassen sich einige Gemeinsamkeiten finden. Beide werden in selbstorganisierten Teams genutzt und setzen auf Transparenz sowie eine stetige Veränderung des ursprünglichen Settings durch die Auswertung von relevanten Größen. Eine Aufteilung einzelner Aufgaben in kleinere Einheiten ist ebenfalls bei beiden Methoden zu finden, um den Workflow zu erleichtern. 

Doch was genau grenzt Kanban von Scrum ab?

  • Kanban lässt dir mehr Freiheiten: Iterationen, Priorisierungen, crossfunktionale Teams und weitere Techniken sind optional – diese Anwendungen sind in Scrum vorgeschrieben. 
  • Als Indikator für die Planung und Prozessverbesserung werden bei Kanban-Boards die Durchlaufzeiten genutzt, in Scrum ist sind die Team-Geschwindigkeiten.
  • Wenn erforderte Kapazitäten frei sind, kannst du mit deinem Team und der Kanban Methode neue Anforderungen bearbeiten – bei Scrum ist dies während eines laufenden Sprints nicht möglich. 
  • In Kanban sind keine Rollen vorab festgelegt, in Scrum hingegen gibt es zu Beginn eines Projekts drei festgelegte Rollen. 
  • Mehrere Teams oder auch Einzelpersonen können Kanban-Boards teilen und kontinuierlich weiterentwickeln, die Sprint Backlogs in Scrum gehören nur zu einem Team und werden nach jedem Sprint gelöscht.  

Kanban in awork nutzen

Du willst mit der Kanban-Methode so richtig durchstarten? Dann ist awork der perfekte Begleiter für dich und dein Team. Das Kanban-Board in awork enthält für jeden Aufgabenstatus eine einzelne Spalte, mit dem Plus-Button fügt man zusätzliche Spalten schnell hinzu. D.h. du kannst alle Spalten anpassen und beliebig weitere hinzufügen – so kannst du das Board optimal auf den Prozess deines Teams abstimmen. Bist du beispielsweise Teil eines Marketing-Teams, könntest du eine zusätzliche Prozess-Spalte für deine Recherchearbeit anlegen. 

Wenn du im Kanban-Board über den Plus-Button eine neue Spalte hinzufügst, erscheint ein Pop-Up-Fenster. Hier kannst du Details wie z.B. den Typ und das Icon dieser Aufgabe festlegen.
Wenn du im Kanban-Board über den Plus-Button eine neue Spalte hinzufügst, erscheint ein Pop-Up-Fenster. Hier kannst du Details wie z.B. den Typ und das Icon dieser Aufgabe festlegen. 

Alle Aufgaben kannst du in awork unkompliziert verschieben und per Drag-and-Drop in die nächste Prozess-Spalte rücken. Auch Spalten kannst du auf diese Weise nach Belieben neu anordnen. Mit einem Klick auf die Icons kannst du Bearbeiter*innen oder Deadlines von Aufgaben anpassen und weitere Details durch einen Klick auf den Aufgabennamen einsehen. 

Zusätzlich kannst du Aufgaben nach Listen und Usern gruppieren sowie in den Präsentationsmodus des agilen Kanban Boards switchen. So behältst du mit awork stets den Überblick über deine To-Dos, kannst deine Projekte verwalten und langfristig sogar die Produktivität deines Teams erhöhen! 

Hier gruppierst du die Aufgaben im Kanban Board nach verschiedenen digitalen Medien (Facebook, Instagram etc.) innerhalb des Marketing-Teams.
Hier gruppierst du die Aufgaben im Kanban Board nach verschiedenen digitalen Medien (Facebook, Instagram etc.) innerhalb des Marketing-Teams.

Fazit

Mit einer Kanban-Software kannst du Arbeitsabläufe ganz easy organisieren, indem du Tasks im Kanban-Board nach ihrem Aufgabenstatus gliederst.

Diese Vorgehensweise ist nicht nur hilfreich, um deinem ständigen Aufgaben-Wirrwarr endlich ein Ende zu bereiten, sie verbessert auch den Workflow im Team!