Das neue Mammoth-Update bringt viele feine Neuerungen, aber auch solide und robuste Verbesserungen mit sich. So sind dein Team und du jeder noch so großen Aufgabe gewachsen. 🦣
In diesem Update haben wir folgende Neuerungen für dich:
- Projekte übersichtlich in der Timeline
- Individuelle Arbeitszeiten und genauere Workload-Berechnung
- Verbesserte Kalender-Synchronisation
- Personio-Integration für Abwesenheiten
- Viele Usability-Verbesserungen im Planer
- Neue awork Trigger in Zapier
Projekte übersichtlich in der Timeline
Mehr Übersicht ist immer gut. Daher gibt es jetzt eine neue Ansicht für die Projektübersicht: Die Timeline-Ansicht. So kannst du nicht nur deine Aufgaben, sondern auch alle deine Projekte im zeitlichen Kontext betrachten und noch besser planen. Gehe hierzu auf deine “Projekte” und stelle den Switch oberhalb der gewohnten Listenansicht auf “Timeline”.
Die Schnell-Filter zum Wählen der angezeigten Projekte (“Alle”, “Meine aktiven”, “Alle aktiven” und “Alle beendeten”) sind in das Dropdown-Menü neben der Ansichtsauswahl gewandert. Hier haben wir aufgrund von euren häufigen Nachfragen das Feld “Alle” wieder ergänzt. Ausgewählte Filter bleiben auch beim Wechsel der Ansicht aktiv.
Damit du ein Projekt in der Timeline siehst, muss es über ein Start- und Enddatum verfügen, so wie du es von den Aufgaben schon kennst. Wenn ein Projekt in der Timeline abgebildet wird, werden dir automatisch auch die dazugehörigen Meilensteine angezeigt – vorausgesetzt, dass du die entsprechenden Rechte hast, diese zu sehen. Durch einfaches Hovern der Maus kannst du den Namen der einzelnen Meilensteine sehen.
Maximale Übersicht in der Timeline-Ansicht, jetzt auch auf Projektebene.
Mittels mehrerer Zoom-Stufen behältst du in der Timeline-Ansicht stets den Überblick über deine Projekte, auch bei längeren Zeitabschnitten. Projekte werden automatisch möglichst platzsparend sortiert und angezeigt.
Welche Details innerhalb eines Projekts angezeigt werden, bestimmst du selbst mithilfe der Spaltenauswahl, genau wie bisher bei der Listenansicht. Klickst du auf eines der angezeigten Projekte, gelangst du wie gewohnt in die jeweiligen Projektdetails.
Individuelle Arbeitszeiten und genauere Workload-Berechnung
Workload-Berechnung trotz individueller Arbeitszeiten? Ab sofort kein Problem mehr. Anstatt der Gesamt-Wochenarbeitszeit kann nun für jeden User eine individuelle Arbeitszeit je Wochentag eingestellt werden. Gehe hierzu wie zuletzt entweder in dein eigenes Nutzerprofil und passe deine Zeiten an, oder klicke im Planer auf die Workload-Übersicht direkt neben dem Nutzer, den du gerne bearbeiten möchtest.
So können für jeden Tag der Woche individuelle Arbeitszeiten festgelegt werden, von 0 bis 12 Stunden pro Tag. Wird für einen Tag 0h eingetragen, ist der User an diesem Tag grundsätzlich nicht verfügbar.
Feintuning in der Ressourcenplanung. Jetzt individuelle Arbeitszeiten für genaueste Workload-Berechnung nutzen.
Änderungen der individuellen Arbeitszeiten werden im Planer sofort berücksichtigt. Das wird anhand der grauen, gestrichelten Linie in der Workload-Übersicht deutlich, die die entsprechenden Verfügbarkeiten abbildet.
Variiert die Arbeitszeit an unterschiedlichen Wochentagen, so ist auch die automatische Verteilung geplanter Stunden, z.B. aus Projekten oder Aufgaben, davon beeinflusst. Diese wird stets relativ zur verfügbaren Zeit verteilt.
Ein kleines Beispiel dazu: Wir haben eine Aufgabe mit 8h Planaufwand und 2 Tagen Dauer. Paula hat in den kommenden 2 Tagen variierende Arbeitszeiten eingetragen – am ersten Tag 8h und am zweiten Tag 4h. Wir planen die Aufgabe bei Paula ein und der Planer verteilt die Aufgabe automatisch auf 5:20h am ersten Tag und 2:40h am zweiten Tag. So wird an beiden Tagen der gleiche Anteil von Paulas verfügbarer Tagesarbeitszeit für die Aufgabe verwendet.
Nicht nur die täglichen Arbeitszeiten lassen sich jetzt präziser definieren. Mit den neuen, halbtägigen Abwesenheiten kannst du auch halbe Urlaubstage oder sonstige Abwesenheiten genauer in die Planung einbeziehen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Einstellung: Per Drag-Create, durch Resizing bestehender Abwesenheiten oder mittels Auswahl von “nur halbtags” beim Anlegen oder Bearbeiten einer Abwesenheit.
Verbesserte Kalender-Synchronisation
Der awork Planer und dein eigener Kalender sind wie füreinander geschaffen. Daher haben wir uns mit der Kalender-Integration beschäftigt und diese umfangreich verbessert, um dein Planungsgame noch einen Schritt weiter zu bringen. Besonders wichtig dabei ist die Synchronisation zwischen dem awork Kalender im Planer und den individuellen Google- oder Microsoft-Kalendern.
Wurde bisher mithilfe des Planers eine Aufgabe in den Kalender eingeplant, hat awork einen zusätzlichen Kalender dafür angelegt und an Google bzw. Microsoft übermittelt. Ab sofort lässt sich direkt in awork ein Ziel-Kalender auswählen, wie z.B. der Hauptkalender deines eigenen Google- oder Microsoft-Accounts. So sparst du einen Schritt bei der Terminplanung und kannst dich direkt den wesentlichen Dingen zuwenden.
Verbesserte Synchronisation zwischen awork und deinem persönlichen Kalender für maximale Planungssicherheit.
Aufgaben, die von awork an den Kalender übertragen und dort als Termine abgebildet werden, werden bei der Synchronisation als solche erkannt und dementsprechend nicht doppelt im Planer angezeigt.
Der gewünschte Ziel-Kalender lässt sich auch nachträglich in den Einstellungen deiner Kalenderintegration anpassen.
Termine deines Kalenders, bei denen du “verfügbar”/“free” anstatt “beschäftigt”/”busy” bist, werden in awork entsprechend erkannt und als solche verstanden. Sie werden zum einen gestrichelt in den awork Kalendern im Planer und unter “Mein Planer” dargestellt und werden bei der Workload-Berechnung nicht berücksichtigt.
Personio-Integration für Abwesenheiten
Die bisher größte Hilfe für perfektes Abwesenheitsmanagement? Unsere neue Personio-Integration. Mithilfe dieser Schnittstelle kann awork jetzt automatisch Informationen aus dem HR-Tool Personio abrufen, um dort eingetragene Abwesenheiten direkt bei der Planung in awork abzubilden und zu berücksichtigen.
Um die Integration einzurichten, wähle einfach “Personio” in der Integrations-Library aus und folge der Anleitung zur Einrichtung. Voraussetzung für die Nutzung sind ein Personio-Account und dessen entsprechende Zugangsdaten, die in awork hinterlegt werden müssen.
Ob im Urlaub, krank oder anderweitig verhindert – mit der Personio-Integration behältst du immer die volle Übersicht.
Wichtig: Das Matching der User erfolgt über die Account-Email-Adresse, sodass diese bei beiden Accounts – awork und Personio – identisch sein muss.
Einmal eingerichtet synchronisiert sich awork 1x stündlich mit Personio und aktualisiert sämtliche Abwesenheiten, ob neu oder angepasst. Personio-Abwesenheiten sind entsprechend markiert und können in awork nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Wird die gesamte Personio-Integration aus awork entfernt, werden dadurch auch sämtliche Personio-Abwesenheiten gelöscht.
Neben den Personio-Abwesenheiten kannst du natürlich wie üblich weitere Abwesenheiten direkt in awork erstellen, bearbeiten oder wieder entfernen. Diese werden allerdings nicht an Personio übertragen.
Alle Infos zur Integration und zum Setup findest du hier.
Viele Usability-Verbesserungen im Planer
Ihr liebt den Planer mindestens so sehr wie wir. Die stetige Verbesserung der Usability liegt uns daher besonders am Herzen. In diesem Release konnten wir viele weitere einzelne Punkte aufgreifen und verbessern.
Angefangen mit kleinen Elementen in der Timeline, wie z.B. kurzen Aufgaben oder Projekte. Diese können jetzt durch das Hovern mit der Maus vollständig eingesehen werden, wenn die geringe Breite des Elements dies in der normalen Ansicht nicht zulässt. Kleinere Elemente verbreitern sich jetzt automatisch bei der Interaktion, sodass deren vollständiger Name und weitere Infos sichtbar werden.
Gute Usability = mehr Freude bei der Arbeit. Eines unserer Lieblingsthemen 💜
Projekte verfügen dabei in den Planer-Ansichten “Workload” und “Timeline” über einen eigenen kleinen Aktions-Button (3 Punkte) am rechten Ende des Elements. Über diesen lässt sich ganz einfach und schnell eine Änderung am Projekt vornehmen oder auch direkt in die vertiefende Projektplanung in Form der Projekt-Timeline einsteigen.
Wir haben außerdem den Prozess optimiert, wie User im Planer besetzt werden, wenn Aufgaben per Drag&Drop in die Timeline oder den Kalender gezogen werden. Ein neuer Hinweis am unteren Bildschirmrand lässt dich jetzt auswählen, ob nur der Ziel-User, auf dessen Zeile die Aufgabe abgelegt wird, für die Aufgabe besetzt werden soll oder ob alle bestehenden User der Aufgabe weiterhin besetzt bleiben sollen.
Aufgaben werden im Planer häufig auch in der Kalenderansicht geplant und auf die freien Slots in der Wochenübersicht gelegt. Dabei war das Vergrößern und Verkleinern der bereits verteilten Aufgabe oftmals zu grob, um den Tag perfekt vorzubereiten. Jetzt ist ein präziseres Anpassen der Aufgabendauer ganz easy möglich. Im Kalender eingeplante Aufgaben lassen sich mithilfe der Maus auf eine minimale Dauer von 5 Minuten reduzieren und in Schritten von 15 Minuten vergrößern oder verkleinern. Über den eigenen Aktions-Button (3 Punkte) der geplanten Aufgabe ist weiteres Feintuning möglich – hier lässt sich die Zeit manuell in 5-Minuten-Schritten und beispielsweise auch der Tag anpassen, an dem die Aufgabe eingeplant sein soll.
Neue awork Trigger in Zapier
Zapier ist nicht nur für die IT-Nerds unter uns eine großartige Lösung, um Prozesse zu automatisieren. Mit Zapier verbindest du awork direkt mit deinen Lieblingstools, um automatisierte Prozesse zwischen verschiedenen Programmen einzustellen – alles ganz intuitiv und ohne eine Zeile Code.
Daher haben wir weiter an unserer Integration gearbeitet und zwei neue Auslöser (“Trigger”) hinzugefügt: “Aufgabe aktualisiert (geändert)” und “Projekt erstellt”.
Mit der richtigen Automatisierung sparst du nicht nur Zeit, sondern entlastest gleichzeitig deinen Alltag. Automatisch bedeutet auch “nie wieder vergessen”.
Mit diesen neuen Triggern lassen sich viele praktische Abläufe einrichten, die deinen Alltag mit deinem Toolset noch angenehmer machen.
Bsp. 1: Wenn eine bestimmte “Aufgabe aktualisiert” wird, dann sende eine Nachricht in Slack an den Channel X.
Bsp. 2: Wenn ein “Projekt erstellt” wird, dann erstelle einen neuen Ordner in Google Drive.
Das awork Team wünscht euch jede Menge Spaß mit den neuen Updates – die nächste Mammutaufgabe kann kommen. Übrigens waren Mammuts nicht alle so riesig, wie allgemein angenommen: Zum Beispiel gab es auch das Kreta-Zwergmammut, welches es gerade so auf 1 Meter Körperhöhe bei ca. 300 kg brachte. 💜🦣
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