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Jetzt neu: Automatisierung deines Workflows mit awork

Wie wäre es, wenn eine Aufgabe automatisch der richtigen Person zugewiesen wird, sobald du den Status geändert hast – ziemlich nice oder? Genau das ist mit unserem neuen Feature, den Automatisierungen in awork, möglich! 🤩

Mit unserer neuen Funktion kannst du Prozesse (in awork nennen wir diese Prozesse Aktionen) auslösen. Die Aktionen werden komplett automatisch ablaufen, wenn bestimmte Bedingungen (die sogenannten Auslöser oder Trigger) eintreten. Du kannst sowohl recht einfache Automatisierungen als auch sehr umfangreiche Kombinationen in Gang setzen lassen.

Damit du weißt, wie du eine Automatisierung am effektivsten einsetzten kannst, stellen wir dir das Feature und einige Automatisierungen in diesem Beitrag genauer vor.

Was ist eine Automatisierung? 

Letztendlich handelt es sich bei einer awork Automatisierung um Wenn-dies-dann-das-Abhängigkeiten. Du kannst für eine Automatisierung auch mehrere Aktionen festlegen und diese sowohl für einzelne Projekte oder für Projekttypen anlegen.

Das klingt dir bisher noch zu kompliziert? Kein Problem, wir haben ein paar anschauliche Beispiele in puncto Automatisierung für dich parat.

Good to know: Du kannst für eine Auslöser Automatisierung auch mehrere Aktionen festlegen. 

Automatisierung in der Praxis

Stell dir vor, du arbeitest im Marketing in einem relativ kleinem Team und bist dort für die Content-Planung zuständig. Alles was von euch veröffentlicht wird, sollte einen Feedback- und Korrektur-Prozess durchlaufen.

Auch wenn ihr nur zu fünft im Team arbeitet, hast du in einer Woche ziemlich viele Aufgaben, die von dir geprüft werden müssen. Normalerweise müsste dir nun jede Aufgabe per Klick in awork zugewiesen werden, wenn deine Kollegen den Status auf Feedback ändern. Wie wär’s mit etwas Automatisierung und einer großen Portion joy of work?

Mit dem neuen Feature kannst du diesen Prozess komplett automatisieren. Du kannst festlegen, dass sobald ein Task in deinem Projekt in den Status Feedback geändert wird, er dir automatisch zugewiesen wird.

Eine andere sehr praktische Automatisierung wäre zum Beispiel, dass sobald alle Unteraufgaben von deinem Kollegen Marcus abgehakt wurden, der Task direkt auf done gesetzt wird. 

Automatisierung komplexer Prozesse

Manchmal sind solche Prozesse jedoch auch etwas komplexer. Kein Problem, denn mit einer Automatisierung kannst du auch mehrere Aktionen ausführen lassen. Beispiel gefällig?

Stell dir vor, du möchtest verhindern, dass geplante Zeit-Aufwände unkontrolliert überschritten werden. Dieser Case eignet sich perfekt für eine Automatisierung. Jedes Mal, wenn die erfasste Zeit auf eine Aufgabe beispielsweise eine Stunde überschreitet, könnte ein vordefinierten Kommentar unten dem Task gepostet werden. Außerdem könntest du zusätzlich dafür sorgen, dass der Status geändert wird. 

Mit dem neuen Feature lassen sich komplexe Zusammenhänge in deinen Prozessen easy automatisieren. Du kannst mit dem neuen Feature auf über 700 Kombinationen zurückgreifen. 😍 

Lege in awork eine Automatisierung in wenigen Sekunden an.
Lege in awork eine Automatisierung in wenigen Sekunden an.

Automatisierung einrichten – so einfach geht’s 

Zuerst musst du einen Auslöser wählen, also das Event welches eintreten muss, damit die Automatisierung startet. Du kannst entweder nach einem bestimmten Auslöser suchen oder dich durch die Icons klicken und einen passenden auswählen.

Wenn, du zum Beispiel möchtest, dass die Stoppuhr automatisch aufhört Zeit zu tracken, wenn eine Aufgabe auf done gesetzt wird wählst du diesen Auslöser aus Wenn der Status auf Done geändert wurde dann… 

In awork kannst du aus verschiedenen Triggern in der Automatisierung aussuchen, um deine Aktion zu starten.

Manche Auslöser für eine Automatisierung beziehen sich konkret auf einen User, eine Zeitangabe oder ähnliches. In diesem Fall musst du innerhalb des Auslösers diese konkreten Bedingungen festlegen. Elemente die eine Bedingung erfordern, sind in awork unterstrichen. In unserem Beispiel ist der Status wählbar. Mit einem Klick auf die Markierung, erscheinen die passenden Optionen. Du kannst auch direkt eine Eingabe vornehmen. 

Bitte beachte: Auslöser können nicht durch andere Automatisierungen ausgelöst werden, d.h. Verkettungen sind nicht möglich. In diesem Fall würde einfach nichts passieren. 

Wähle den favorisierten Status aus – du kannst zwischen verschiedensten Stati wählen.

Anschließend wählst du die passende Aktion aus, die ausgelöst werden soll. Auch hier kannst du wieder den Bereich auswählen oder alle Aktionen durchsuchen. Auch bei Aktionen ist es teilweise notwendig weitere Bedingungen festzulegen. In unserem Beispiel würdest du nun dieses auswählen: …stoppe Zeiterfassung auf die Aufgabe. 

Du kannst eine Automatisierung auch zu einem bestimmten Projekttypen oder einem Projekt  hinzufügen. Wie du die Automatisierung in Projekttypen und Projekten anwenden kannst, haben wir dir nochmal ausführlich in unserem Helpcenter erklärt