Wie meistern unsere Kund*innen die erfolgreiche Projektplanung in awork? In diesem Artikel bekommst du am Beispiel der Medienmanufaktur team tietge praktische hands-on-Tipps zur Projektplanung mit auf den Weg.
Darum geht’s in diesem Beitrag
- Warum die Tool-Entscheidung auf awork gefallen ist
- Step-by-Step Projektplanung in awork
- Schritt 1: Projekt erstellen
- Schritt 2: Aufgaben anlegen
- Schritt 3: Team besetzen
- Schritt 4: Das Projekt läuft: Kommunikation im Team
Über team tietge
team tietge ist eine bunte, fröhliche Mischung aus Agentur, Verlag und digitalem Kommunikations-Dienstleister. Das Team verlegt Zeitschriften wie #heimat, schreibt Bücher, programmiert Onlineshops und Apps, macht Image- und Werbekampagnen und vieles mehr. Christian Kreft, der die Online-Abteilung von team tietge führt, verrät warum und wie die Projektplanung mit awork abläuft.
Warum die Tool-Entscheidung auf awork gefallen ist
Das Problem
Bei team tietge arbeiten unterschiedliche Teams aus den Bereichen Marketing, Tech und Projektmanagement zusammen. Die Herausforderung: Ein Tool zu finden, das vielseitig und themenübergreifend einsetzbar ist. Zudem soll es flexibel an Prozesse und Präferenzen anpassbar sein, um verschiedene Workflows der Company abzudecken – und speziell für den Bereich Corporate Publishing geeignet sein.
Tools zum Managen von Projekten gibt es wie Sand am Meer. Viele Tools, die team tietge ausprobiert hat, waren jedoch zu komplex. Die Usability litt unter der Vielzahl von Features und Prozesse wurden unübersichtlich.
Die Lösung
awork kombiniert ein simples UI und einfache Usability mit zahlreichen Möglichkeiten zur Anpasssung an die eigenen Prozesse. Der Switch ermöglichte team tietge eine abteilungsübergreifende Kollaboration mit transparenter Kommunikation.
“Wir schätzen besonders die hohe Flexibilität an awork. So kann jede Abteilung das System so für sich nutzen, wie es individuell für sie am besten funktioniert.”
– Christian Kreft, team tietge
Christian Kreft führt die Online-Abteilung von team tietge.
Das Ergebnis
Laut Teamlead Christian haben sich bei team tietge drei Aspekte dank awork verbessert:
- Deutlich mehr Mitarbeitende nehmen das PM-Tool an und nutzen es.
- Trotz Homeoffice kann er das gesamte Team verlässlich mit Arbeitsanweisungen versorgen und behält stetig einen Überblick über anstehende Deadlines.
- Die Performance hat sich deutlich verbessert und asynchrones Arbeiten ist nun möglich. Abteilungsübergreifende Jobs lassen sich besser umsetzen, ohne dass Infos verloren gehen.
So funktioniert erfolgreiche Projektplanung in awork – 4 Steps
1. Projekt erstellen
Wenn Christian ein Projekt in awork anlegt, entscheidet er sich je nach Projektart und Zielen zwischen dem agilen Modus und dem Wasserfall-Modus.
Team Agile
Wenn Einzelheiten des Projekts erst im Laufe der Zeit entstehen und kein fester Zeitplan existiert, nutzt team tietge den agilen Modus. Bei diesen Projekten orientieren sie sich eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen, als an fixen Terminen. Auch wenn sie langfristige Projekte betreuen, die über mehrere Jahre hinweg laufen, nutzen sie diesen Modus.
Team Wasserfall
Der Wasserfall-Modus kommt bei team tietge zum Einsatz, wenn sie Deadlines und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennen – in diesem Fall ist ihnen der zeitliche Faktor also wichtig. Ein Beispielprojekt im Wasserfall-Modus ist bei team tietge zum Beispiel ihr Projekt Hinz & Kunz. Da sie in diesem Projekt mehr Sicherheit und einen sehr genauen Überblick über Kosten benötigen, eignet sich das Wasserfallmodell am besten.
Wenn du ein Projekt erstellst, kannst du in den Projektdetails wichtige Informationen für dein Team einfügen – dazu gehören zum Beispiel die Projektbeschreibung, die Bearbeiter*innen, Budget und Deadline usw.
Zu Projektstart schaltet team tietge den Autopiloten an, der automatische Mails als Erinnerung schickt, wenn zum Beispiel Deadlines überschritten werden oder sich das Ende des Budgets nähert. Für Christians Team stellt der Autopilot eine große Arbeitserleichterung dar, weil so auch in stressigen Zeiten nichts unter den Tisch fällt.
Christians Tipp: Versehe jedes Projekt mit einer Zahlenkombi, um es in der Suche schneller wiederzufinden.
Wenn du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, bietet es sich an, jedes Projekt mit einer Zahlenkombination zu versehen. Christians Team strukturiert jedes Projekt mit einer bestimmten Kombination aus vier Nummern (beispielsweise könnte die 5 in der Kombination 5485 für Aufträge stehen, die gerade aktiv sind, die 4 für ein externes Projekt, usw.). team tietge kann damit nicht nur das jeweilige Projekt fix in der awork Suche wiederfinden, sondern auch schneller Referenzen in andere Systeme erkennen.
2. Aufgaben anlegen
Der nächste Step: Projektpläne anlegen und flexibel anpassen. team tietge nutzt alle drei Aufgabenansichten in awork: Liste, Kanban und Timeline. Wie gehen sie dabei vor?
Das Team startet bei einem neuen Projekt immer in der Listenansicht, um das grobe Outlining zu machen. Christian sammelt alle Informationen zum Projekt, indem er erst einmal alle Punkte und Gedanken dazu niederschreibt. Außerdem gliedert er die Listen nach Aufgabenbereichen, beispielsweise nach “Akquise”, “Leitung” und “Grafik”.
Tipp: Bei den Redaktionsteams von team tietge ähneln sich häufig die Steps bis zum druckreifen Magazin. Außerdem sind sie sehr kleinschrittig – es wäre also immens viel Aufwand, alles einzeln anzulegen. Während andere Tool-Versuche hier aufgrund des hohen Aufwands und langsamer Prozesse gescheitert sind, hat awork das Team überzeugt: In awork können sie einfach Aufgaben-und Projektvorlagen anlegen und für ähnliche Prozesse wiederverwenden.
Nachdem alle Aufgaben in Listen angelegt wurden, werden die einzelnen Elemente hierarchisch gegliedert. So geht Christian dabei vor:
- Er erstellt Listen, die die einzelne Aufgabenpakete sinnvoll in Teilprojekte gliedern – mit aussagekräftigen Titeln, damit sie schnell von seinem Team gefunden werden.
- Nun ordnet Christian alle Aufgaben den verschiedenen Listen zu.
- Er versieht die Aufgaben in den Listen mit Tags. Diese helfen team tietge dabei, Projekte, Aufgaben, User*innen und Kunden zu kategorisieren, sie leichter in der Suche zu finden oder Filter zu bauen.
- Nun fügt Christian zur jeweiligen Aufgabe den geplanten Aufwand hinzu. So wird transparent erkennen, ob und wann die geplante Zeit überstiegen wird.
- Jetzt ordnet Christian die einzelnen Aufgaben seinen Teammitgliedern zu. Die verteilten Aufgaben werden sofort automatisch in deren Workload einbezogen.
“Die Unteraufgaben sind auch eine große Hilfe, wenn wir mit Neuzugängen arbeiten. Diese benötigen oft ein sehr detailliertes Briefing, wenn sie an ihren ersten Projekten arbeiten. An dieser Stelle kann ich mich als Teamlead voll auf awork verlassen: Auch neue Kolleg*innen wissen genau, was zu tun ist und können anstehende Aufgaben erfolgreich bearbeiten.”
– Christian Kreft, team tietge
Das Team hat ihr Website-Projekt Hinz und Kunz zum Beispiel in die Listen Akquise, Leitung und Grafik eingeteilt. Innerhalb dieser Listen legen sie Aufgaben an und füllen diese mit Aufgabenbeschreibungen, Unteraufgaben, Deadlines und Bearbeiter*innen.
Wenn agile Projekte durchgeführt werden, wechselt das Team jetzt von den Listen in die Boards. Sie sind flexibel anpassbar und schaffen hohe Übersichtlichkeit.
Die awork Kanban-Boards geben dir auch in agilen Projekten den perfekten Überblick über deine To-Dos.
Bei zeitkritischen Projekten wechselt team tietge von der Listenansicht in die awork Timeline, um sich der zeitlichen Planung des Projekts zu widmen. Sie versehen die Aufgaben mit Abhängigkeiten, um transparent zu machen, welche Aufgaben als Grundlage für andere To-Dos gelten. Außerdem nutzen sie Meilensteine als Zwischenziele ihrer Projekte.
Mit einem Sprung in die Timeline kann team tietge auch den zeitlichen Verlauf ihres Projekts festlegen und flexibel anpassen – inklusive Meilensteinen, Abhängigkeiten & Co.
3. Team besetzen
Nachdem Christian alle Aufgaben angelegt und ggf. in der Timeline visuell verknüpft hat, schaut er sich die Auslastung seines Teams an.
- Wer kann welche To-Dos übernehmen?
- Ab wann sind welche Kapazitäten frei?
- Wo könnten Engpässe entstehen?
Um diese Fragen zu beantworten, organisiert sich team tietge mit der Teamplanung in awork. Dabei verschafft sich Christian einen Überblick aller Kapazitäten und verteilt die To-Dos auf die passenden Mitarbeiter*innen. So kann team tietge eventuelle Überlastung einzelner Teammitglieder vermeiden und damit Verzögerungen bei Projekten und Aufgaben verringern.
Mit dem awork Planer kann Christian neue To-Dos einfach in die Kalender seiner Teammitglieder eintragen und hat genau auf dem Schirm, wer noch Kapa hat.
“Der große Vorteil an der Teamplanung ist, dass wir anhand der Auslastung der einzelnen Teammitglieder genau erkennen können, ob sich die Planung überhaupt praktisch umsetzen lässt“.
– Christian Kreft, team tietge
4. Das Projekt läuft: Kommunikation im Team
Christian und sein Team bilden sowohl einen Großteil der internen Kommunikation, als auch die Kundenkommunikation zentral in awork ab. Dabei gilt ihre simple Devise: Was nicht in awork steht, existiert auch nicht. Das macht es einfach, Nachrichten schnell wiederzufinden und erspart E-Mail-Chaos. Die Kommentarfunktion in Aufgaben ist für sie besonders praktisch, wenn Informationen für mehrere auf einem Projekt besetzte Teammitglieder wichtig sind.
Ein Tipp von Christian, der sich bei team tietge bewährt hat: Derjenige, der sich eine Aufgabe / ein Thema gewünscht hat, ist der einzige, der sie am Ende auf Erledigt setzen darf. Damit wird die Fertigstellung von To-Dos transparent gemacht.
Transparente Kommunikation auch im Homeoffice
Aufgrund der Corona-Pandemie waren viele eingespielte Prozesse, die nur im persönlichen Austausch funktioniert haben, so nicht mehr umsetzbar. Beim Switch zum Homeoffice musste Christian mit seinem Team herausfinden, wo jede*r steht und wer welche To-Dos übernimmt.
awork war für das Team dabei ein Gamechanger: Auch remote kann Christian Aufgaben an sein Team delegieren und mithilfe von Aufgabenbeschreibungen klare Briefings geben. Die Task-Kommentare nutzt team tietge für Feedback oder um den aktuellen Stand von Aufgaben zu besprechen.
Wie regelt team tietge die Zusammenarbeit mit externen Kunden in awork?
Um mit Kunden zu kollaborieren, Ideen für Aufgaben zu sammeln und Projekte gemeinsam zu planen, nutzt team tietge die Gastlizenzen für externe User in awork. Christian findet das besonders praktisch, da die Lizenzen das gemeinsame Planen an Projekten und die Zusammenarbeit vereinfachen.
„Ein super Tipp für Agenturen, die ihre Projekte in awork planen: Mit der Web-App funktioniert euer awork noch viel schneller! Mit Chrome oder Edge könnt ihr die awork Web-App einfach installieren – wie ihr das mit ein paar Klicks ganz einfach einrichtet, findet ihr im Helpcenter.”
– Christian Kreft, team tietge
In diesem Video wird das Aufsetzen eines Projekts in awork zusammengefasst.
Fazit
Eine sinnvolle Projektplanung in einem Tool wie awork ermöglicht es, alle To-Dos, Deadlines und Ressourcen übersichtlich darzustellen und im Blick zu behalten. Damit rockst du nicht nur deine Projekte, sondern verbesserst eure Zusammenarbeit im Team – so, wie team tietge es getan hat.
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