Startseite chevron_right Blog chevron_right Neues Feature chevron_right Hamster-Release: Private Projekte, Vorlagen 2.0, uvm.

Hamster-Release: Private Projekte, Vorlagen 2.0, uvm.

Surprise, surprise! Obwohl der Release unseres großartigen Planers gerade einmal zwei Wochen her ist, haben wir schon das nächste Update in petto.

Oft sind es doch die vielen kleinen, gut durchdachten Funktionen, die ein Produkt so großartig machen. In diesem Release (Codename Hamster 🐹) haben wir deshalb eine ganze Menge lang ersehnter Features für dich.

In deren Entwicklung haben wir nicht nur jede Menge Hirnschmalz und eine große Portion Joy gesteckt, sondern auch euer Feedback intensiv einbezogen – an dieser Stelle ein großes Dankeschön dafür.

Passend zum Release haben wir ein Easter Egg in awork versteckt.

Wenn du dich durch deinen Workspace klickst, kann dir an einer Stelle ein busy Hamster begegnen. Tipp: Hammi Hamster ist klein, er versteckt sich besonders gern hinter Menschen. 😉 Kannst du ihn finden? Sende uns als erste*r eine Mail mit dem Screenshot vom Hamster und freu dich auf eine Überraschung!

Diese coolen Features erwarten dich ab heute: 

  1. Private Projekte
  2. Automatisierungen auch auf Projektebene 
  3. Deutlich verbesserte Projektvorlagen
  4. Der blaue Aufgabenstatus 

Selbst-Orga in nice: Private Projekte

Viele von euch haben sich eine Möglichkeit gewünscht, sich selbst noch besser in awork zu organisieren.

Mit diesem Update haben wir genau diesen Space geschaffen (*Trommelwirbel*): Private Projekte. Hier kannst du deine eigenen To-Dos ordnen – ohne dass deine Kolleg*innen dir über die virtuelle Schulter schauen.

Private Projekte funktionieren genauso, wie du es schon aus deinen Team-Projekten kennst. In der Projekt-Übersicht sind sie mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Hier kannst du dir auch Filter erstellen, um nur private oder nur öffentliche Projekte anzuzeigen.

Beim Anlegen eines neuen Projektes kannst du direkt auswählen, ob es privat ist oder nicht. Auch in deinen bereits bestehenden Projekten kannst du über den Edit-Modus einfach auf Privat switchen.

Natürlich können auch mehrere Teammitglieder an einem privaten Projekt arbeiten. Wenn du eine Aufgabe aus einem privaten Projekte einer Person zuweist, die nicht darauf besetzt ist, dann sieht diese zwar die Aufgabe – hat aber keinen Zugriff auf das Projekt. Smart!

Good to know: Auf private Projekte können keine Zeiten erfasst werden.

Daher gibt es in privaten Projekten auch keinen Zeiten-Reiter, wie du ihn aus öffentlichen Projekten kennst. Wenn du ein bestehendes Projekt auf privat stellst, musst du bereits erfasste Zeiten entweder löschen (das wird direkt beim Umstellen abgefragt) oder du trägst vorab alle Zeiten per Multi-Select auf ein anderes Projekt um. 

Private Projekte sind dein persönlicher Orga-Space.

Private Projekte lassen sich für viele Vorhaben super einsetzen – ob allein oder mit anderen Teammitgliedern. Zum Beispiel so:

Use Case 1: Private Projekte als persönlicher Orga-Space 

Du kennst das bestimmt: Neben deinen Projekt-To-Dos fallen noch viele weitere Aufgaben an, die du unbedingt erledigen musst… Feedback für einen Kollegen zusammentragen, Workshops vorbereiten, die neue Office-Playlist erstellen, usw.

Wie cool wäre es, all das in deinem eigenen Space zu organisieren? Lege einfach ein privates Projekt an und plane deine Vorhaben je nach Gusto in den üblichen Listen, Kanban Boards und der Timeline – nur für dich sichtbar. 

Profi-Tipp: Alle privaten Projekte im Blick? Das klappt super easy auf deinem Dashboard. Füge einfach eine Projekt-Liste als Widget hinzu und filter diese nach Sichtbarkeit. Nice!

Use Case 2: Private Projekte für gemeinsame Vorhaben

Gemeinsam mit zwei Kolleginnen willst du eure nächste Office-Party planen, aber das restliche Team soll noch nichts von den coolen Party-Spielen und der geheimen Champagner-Bestellung wissen.

Nichts leichter als das: Lege einfach ein privates Projekt dafür an und besetze das Orga-Team. So könnt ihr alle Party-To-Dos in awork managen und die Party bleibt trotzdem eine Überraschung.

Noch mehr Infos zu privaten Projekten findest du im Helpcenter.  

Smoother Projekt-Workflow: Automatisierungen auf Projektebene

Automatisierungen nehmen dir wiederkehrende To-Dos im Projektalltag ab, damit du mehr Zeit für wichtigere Dinge hast. Sie bestehen aus einem Auslöser, auch Trigger genannt, der eine darauf folgende Aktion in Gang setzt. Bisher konntest du Trigger und Aktion nur auf Aufgabenebene wählen.

Good news: Ab jetzt gibt es Automatisierungen nicht nur für Aufgaben, sondern auch auf Projektebene! 😍

Mit den neuen Projekt-Automatisierungen gestaltest du deine Prozesse noch smoother.

Die neuen Projekt-Automatisierungen triggern spezielle Aktionen, wenn eine Änderung im Projekt erfolgt. Klingt erstmal sehr abstrakt, ist aber ziemlich einfach. Du kannst zum Beispiel einstellen, dass dein Projekt automatisch auf Abgeschlossen gesetzt wird, wenn alle Aufgaben erledigt sind.

Die neuen Trigger und Aktionen auf Projektebene findest du wie gewohnt unter Automatisierungen in deinen Projekteinstellungen.

Automation-Inspiration gefällig? Diese Use Cases zeigen dir, wie du Automatisierungen smart in deinem Team einsetzen kannst: 

Automatisierung 1: Lass dich informieren, wenn dein Projekt zu lange dauert

Du bist Projektmanager*in und musst viele Projekte auf einmal koordinieren. Damit deine Ressourcenplanung funktioniert, musst du sicherstellen, dass Projekte nicht deutlich mehr Kapazität erfordern als geplant. Wie machst du das? 

Ganz einfach: Erstelle dir die folgende Projekt-Automatisierung und werde automatisch benachrichtigt, wenn das Zeitbudget für dein Projekt erreicht ist…

Wenn das Projektbudget erreicht wurde (Auslöser / Trigger), dann sende mir eine Slack-Nachricht mit dem Inhalt: “Projektbudget erreicht!” (Aktion 1) und setze den Projektstatus auf Geblockt (Aktion 2)“.

Automatisierung 2: Werde benachrichtigt, wenn deine Projekte fällig sind

Als Teamlead musst du alle Projekt-Deadlines im Blick behalten. Ständig in die Projektübersicht zu schauen, um zu prüfen, wann deine Projekte fällig sind, kann auf Dauer ganz schön nervig sein.

Ab jetzt gibt es da einen einfacheren Weg. Diese smarte Automatisierung benachrichtigt dich rechtzeitig, wenn deine Projekt-Deadlines anstehen und hält dir so den Rücken frei:

Wenn ein Projekt in 10 Tagen fällig ist (Auslöser / Trigger), dann füge den Projekt-Tag Urgent! hinzu (Aktion 1) und benachrichtige das Team mit dem Inhalt: “Woop woop, Endspurt! Wie steht’s um die letzten To-Dos, wo kann ich noch unterstützen?” (Aktion 2).

Automatisierung 3: Informiere die Buchhaltung, wenn ein Projekt abgerechnet werden kann

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Da kann es schnell mal untergehen, der Buchhaltung Bescheid zu geben, dass ein Projekt beendet ist. Manchmal vergeht dadurch viel Zeit, bis die erfassten Zeiten dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Damit das nicht mehr passiert, kannst du eurer Buchhaltungsteam ab sofort über eine Automatisierung automatisch über jeden Projektabschluss informieren lassen:

Wenn der Projekt-Status auf Abgeschlossen gesetzt wurde (Auslöser / Trigger), dann benachrichtige den User “Buchhaltung” mit dem Inhalt: “Bitte dem Kunden meine erfassten Zeiten in Rechnung stellen.” (Aktion).

Eine Liste aller brandneuen Trigger und Aktionen für die Projekt-Automatisierungen findest du im Helpcenter. Noch mehr Praxistipps für gibt’s übrigens im Blogartikel zur Automatisierung deines Workflows!

Für alle Projekte, die sich wiederholen: Vorlagen 2.0

Mitarbeiter-Onboardings, Strategie-Projekte, Party-Planung – Vorlagen sind super praktisch für Projekte, die immer ähnlich ablaufen.

Damit du sie noch besser nutzen kannst, gibt es ab sofort diese kleinen, aber feinen Neuerungen: 

  • Du kannst deine bestehende Projektvorlagen nun duplizieren.
  • Deine Projekte lassen sich jetzt mit einem Klick in eine Vorlage umwandeln. 
  • Es gibt nun beim Hinzufügen von Vorlagen eine Suchfunktion, um schneller die Vorlage zu finden, die du für dein Projekt nutzen willst.

Wandle bestehende Projekte mit einem Klick in eine Vorlage um.

Du hast mit viel Aufwand ein super Projekt für die letzte Kampagne aufgesetzt, viele Listen angelegt, spezifische Aufgabenstatus definiert, und und und.

Wie nice wäre es, wenn du dieses Projekt für die nächste Kampagne einfach nochmal nutzen könntest? No problemo! Ab sofort kannst du jedes bestehenden Projekt einfach in eine Vorlage umwandeln. Klicke einfach auf das Drei-Punkte-Symbol und wähle Vorlage erstellen

Welche Teile des Projekts in die Vorlage übernommen werden, kannst du selbst entscheiden – zum Beispiel Automatisierungen, Projekt-Einstellungen, Aufgabenlisten oder der Status von Aufgaben und Projekten. 

Abhängigkeiten und Meilensteine können aktuell noch nicht in Projektvorlagen übernommen werden, aber wir arbeiten bereits daran. Stay tuned!

Endlich einheitlich: Der To-Do-Status 

Last but not least: Der “blaue Status“. Wenn eine Aufgabe im Status “To-Do” war, wurde das in der Listenansicht durch einen grauen Kreis angezeigt. Im Kanban-Board war das Status-Icon hingegen blau. Ihr habt euch eine einheitliche Lösung gewünscht.

Und mit diesem Update ist sie da: Ab sofort hast du die Wahl, wie dein To-Do-Status aussieht – einheitlich in allen Ansichten.

Wähle in den Projekteinstellungen beim Anlegen eines neuen To-Do-Status ganz einfach über den Switch aus, ob das farbige Icon genutzt werden soll oder nicht. Wenn du verschiedene “blaue” Status nutzt, kannst du diese ab sofort also auch in der Listenansicht unterscheiden. Nicenstein! 

Du hast die Wahl – blauer oder grauer To-Do-Status?

Neben diesen Features haben wir noch kleine Verbesserungen vorgenommen, zum Beispiel eine neue zuverlässigere Lösung für die Preview von Microsoft Office-Dateien implementiert und das Springen von Aufgaben zwischen Listen behoben.

Auch den Planer haben wir weiter optimiert, unter anderem indem Überbuchungen nun noch besser farblich hervorgehoben werden und somit sofort sichtbar sind.

Auch für die nächsten Monate ist die awork Roadmap prall gefüllt mit vielen kleinen Erweiterungen und Updates – und natürlich stehen auch einige übergreifende große Themen auf der Agenda. Wir halten dich, wie immer, auf dem Laufenden. 💜


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