Startseite chevron_right Blog chevron_right Wie geht das chevron_right Die Basis für glückliche Teamarbeit: So setzt ihr gemeinsam einen Projektplan auf

Die Basis für glückliche Teamarbeit: So setzt ihr gemeinsam einen Projektplan auf


Egal, ob du einen Team-Workshop organisierst, deine Verkaufszahlen erhöhen willst oder eine Marketingstrategie entwickelst – das gemeinsame Arbeiten in Projekten ist nicht mehr aus dem Daily-Business wegzudenken.

Zu den Schlüsselfaktoren jedes Projekts gehört die Erstellung und Umsetzung eines Projektplans. Wie du einen Projektplan erstellen kannst und welche awork Features dir dabei helfen, erfährst du in diesem Beitrag anhand praktischer Beispiele.

Darum geht’s in diesem Beitrag

Was ist ein Projektplan?

Was macht einen Projektplan aus?

  • Er bündelt alle Pläne, Aufgaben und Termine, die zur Durchführung eines Projekts notwendig sind.
  • Das Wichtigste für einen Projektplan ist eine klare, verständliche Struktur – besonders für komplexere Vorhaben.
  • Der Projektplan wird zu Projektbeginn vom Projektmanager erstellt und von der Projektleitung stets aktualisiert.

Wie sieht ein Projektplan aus? Der Aufbau

Weiter geht’s mit dem Aufbau eines Projektes. Charakteristisch für den Aufbau ist, dass alle Elemente hierarchisch gegliedert und in einer Art Baumstruktur angeordnet werden. Der simple Breakdown, wenn du ein Projekt aufbauen willst: Projekte bestehen aus Teilprojekten, welche wiederum Arbeitspakete mit Unteraufgaben enthalten.

Projekt > Teilprojekte > Arbeitspakete > Unteraufgaben

Tipp: Wenn du einmal eine für dich passende Planung erstellt hast, kannst du diese auch als Projektvorlage oder Aufgabenvorlage anlegen – zum Beispiel mit den Vorlagen in awork. Und es wird noch besser: Neben den eigenen Projektvorlagen, findest du eine Reihe vorgefertigter Vorlagen vom awork Team, die dir den Start deiner Projekte erleichtern.

Schritt für Schritt zum Projektplan

Zur Erstellung eines Projektplans orientierst du dich am besten an den 7 W-Fragen, die du vielleicht schon aus dem Projektmanagement kennst. Wenn du diese step-by-step beantwortest, steht dem Aufbau deines Projekts nichts mehr im Wege.

Die 7 W-Fragen des Projektmanagements: Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Wann? Wie viel?

1. Wo stehen wir im Projekt?

Starte ganz simpel mit der Ausgangssituation deines Projektes. 

  • Hast du in der Vergangenheit schon ähnliche Projekte geplant und durchgeführt? Überlege, ob du bestimmte Abläufe oder Vorlagen übernehmen kannst. 
  • Welche Informationen sind schon vorhanden und welche fehlen dir noch zur Durchführung des Projekts?

Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Prüfe vor der Erstellung eines Projektplans, ob du bereits vorhandene Elemente übernehmen kannst.

2. Warum soll dieses Projekt durchgeführt werden?

Überlege dir im Vorhinein genau, weshalb du dein Projekt durchführen möchtest: 

  • Mit welchem (wirtschaftlichen) Nutzen rechnest du bei diesem Projekt? 
  • Wann lohnt sich die Investition (Return on Investment)?
  • Was ist der Nutzen dieses Projekts?

3. Was soll mit diesem Projekt erreicht werden?

Nachdem du den Sinn der Projektdurchführung festgelegt hast, lege die Projektziele für den Aufbau des Projekts fest. Euer Projektziel soll genau und messbar beschreiben, was im Rahmen dieses Projekts produziert werden soll. 

Orientiere dich deshalb bei der Zielsetzung am S.M.A.R.T-Prinzip: 

  • Spezifisch: Lege dich auf einen bestimmten Bereich fest, in dem das Ziel erreicht werden soll.
  • Messbar: Nutze qualitative und quantitative Parameter, die den Grad der Zielerreichung angeben können.
  • Attraktiv: Welche Motivation kann dein Team für dieses Projektziel finden? Wozu trägt das gewünschte Ergebnis bei?
  • Realistisch: Formuliert ambitionierte Ziele, aber bleibt dabei realistisch.
  • Terminiert: Setze deinem Team eine realistische Deadline und plane genug Puffer ein, um eventuellen Verzögerungen zu begegnen.

Tipp: Kommuniziere eure Projektziele teamübergreifend. Damit schaffst den notwendigen Fokus für alle Beteiligten.

4. Wer ist Teil dieses Projekts?

In diesem Schritt werden nicht nur eigene Teammitglieder einbezogen, sondern auch externe Stakeholder. Welche Personen arbeiten am Projekt und welche Projektrollen sollen die Teammitglieder übernehmen? 

Wenn du dies festgelegt hast, kümmere dich um die Teamarbeit am Projekt: 

  • Welche Regeln sind euch für die teamübergreifende Zusammenarbeit wichtig?
  • Über welche Tools wollt ihr kommunizieren?
  • Gibt es regelmäßige Abstimmungen in Form eines Jour Fixe?

5. Wie wird dieses Projekt strukturiert?

Mittlerweile bist du schon bei dem inhaltlichen Teil deines Projektplans angekommen. Jetzt geht es an die Strukturierung des Projekts: 

  1. Welche Aufgaben und Unteraufgaben beinhaltet euer Projekt? 
  2. Welche Herausforderungen und Risiken könnten euer Projekt gefährden?
  3. Mit welchen Maßnahmen kannst du diese verringern?

Das klingt zunächst sehr komplex – gerade bei größeren Projekten, die über Monate hinweg laufen. Unser Tipp: Schreibe zunächst alle Ideen in Form einer Mindmap oder To-Do-Liste auf und bringe dann Ordnung in das Chaos.

6. Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?

Je nachdem, ob ihr mit einem Auftraggeber oder intern zusammenarbeitet, ist die Deadline entweder schon vorgegeben oder kann selbst festgelegt werden. Plant in jedem Fall genügend Puffer für eventuelle Verzögerungen ein. 

Tipp: Darüber hinaus kannst du das Projekt mittels Meilensteinen und Abhängigkeiten strukturieren. Sie zeigen auf, welche Aufgaben vom Abschluss anderer Tasks abhängig sind und wann wichtige Deadlines anstehen.

7. Wie viel darf das Projekt kosten?

Außerdem solltest du kalkulieren, inwiefern Ressourcen in eurem Projekt eingesetzt werden können.

  • Wie soll das Budget aufgeteilt werden?
  • Und welche Gesamtkosten ergeben sich daraus? 
  • Falls ein Auftraggeber bei der Durchführung des Projekts involviert ist, stellen seine Projektkosten die Basis für eure interne Kostenplanung dar.

Wie erstellt man einen Projektplan? Ein Beispiel

Wir können den Aufbau eines Projektplans anhand des folgenden Projektplan-Beispiels verdeutlichen. Stell dir vor, du sollst für einen Kunden eine Unternehmenswebsite neu gestalten. 

Projektplan erstellen – Beispiel: 

  • Dem Projekt Websitegestaltung für Kunde sind unter anderem die Teilprojekte Website-Design, Website-Texte und Technische Umsetzung untergeordnet.
  • Zum Teilprojekt Website-Design gehören beispielsweise die Arbeitspakete Corporate Branding, Grafiken und Animationen
  • Dem Arbeitspaket Grafiken sind zum Beispiel die Aufgaben Mockups designen und Grafiken optimieren untergeordnet.

Projekt-Zeitplan erstellen per Gantt-Diagramm

Bleiben wir bei dem Projektplan-Beispiel der Websitegestaltung. Wie ist der aktuelle Stand deines Projektplans? 

Bisher hast du nur die Struktur der vorhandenen Elemente der Projektplanung dargestellt, also fehlt jetzt noch eine zeitliche Einordnung. Die Festlegung von Deadlines hilft dir dabei, dein Projekt fristgerecht abzuschließen. 

Mit der Darstellung eines Ablaufplans als Gantt-Diagramm, welches dir die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken anzeigt. Diese Anordnung auf einer horizontalen Zeitachse definiert den Beginn und das Ende einer Aufgabe. 

Der große Vorteil des Gantt-Diagramms: Es kann Aufgaben, die über einen langen Zeitraum laufen, Hierarchien und Abhängigkeiten wesentlich besser darstellen als die klassische Kalenderdarstellung.

Zeitliche Projektplanung per Gantt-Chart: Die visuelle Timeline in awork

Projektplan in awork erstellen

Nachdem du die Erstellung und den Ablauf eines Projektplans kennengelernt hast, kannst du dieses Wissen praktisch in awork anwenden. 

Hierarchisches Einpflegen der Projektplan-Inhalte

Lege in deinem awork Projekt zunächst eine Aufgabenliste für jedes Teilprojekt an. In diesen Listen kannst du Aufgaben und Unteraufgaben sowie das zeitliche Budget, die Bearbeiter*innen oder Aufgabendetails eintragen.

Visuelle Zeitplanung in der Timeline

In der awork Timeline kannst du deine Abhängigkeiten und Meilensteine für Prioritäten und Teilziele markieren. So ist dein Team stets über anstehende Deadlines informiert und du kannst deine Zwischenziele easy im Blick behalten.

Sobald du deine Projektaufgaben in awork bearbeitest, wechseln die To-Dos ihre Farbe in der Timeline. Außerdem zeigt das Icon links bei jeder Aufgabe in der Timeline die aktuellen Bearbeiter*innen an. Damit ist der aktuelle Status von Aufgaben immer transparent.

Aufgaben einplanen und die Auslastung im Blick behalten

Als nächstes planst du noch deine Kapazitäten für das Projekt. Diese trägst du als Planaufwand in die Aufgaben und wechselst dann in die Workload-Übersicht des neuen Planers.

Mit dem awork Planer kannst du deine Projekte grob forecasten und den Workload im Blick behalten.

Diese zeigt dir, wie ausgelastet dein Team ist. Hier kannst du außerdem genau sehen, wie sich der Workload deines Teams aus geplanten Projekten, Aufgaben und Kalender-Terminen zusammensetzt. Neben der Workload-Übersicht gibt es hier auch zwei Ansichten zum Einplanen von Aufgaben: die Timeline- und die Kalender-Ansicht.

Besonders praktisch: Dank der erweiterten Kalenderintegration werden Aufgaben, die du im Planer einplanst, auch in deinen Google oder Microsoft Kalender zurückgespielt. 🤩

Zusammengefasst

Die Erstellung eines Projektplans muss nicht kompliziert sein. Manuelle Planung mit Excel & Co. solltest du aber unbedingt vermeiden, denn das Aktualisieren der Informationen ist fehleranfällig und zeitintensiv. Nutze stattdessen ein smartes Tool wie awork und achte beim Aufbau deines Projektplans auf die folgenden drei Punkte:

  • Nimm dir Zeit für die 7-W-Fragen (Wo? Warum? Was? Wer? Wie? Bis wann? Wie viel?).
  • Pflege alle Projekt-Elemente vollständig ein – am besten in einem Projektmanagement-Tool wie awork.
  • Last but not least: Achte darauf, dass der Plan im Verlauf der Arbeit immer auf dem neuesten Stand bleibt.

Oft gefragt: Warum ist ein Projektplan sinnvoll?

Ein Projektplan ist sinnvoll für dich und dein Team, da er alle Pläne und Aufgaben für die Durchführung eines Projektes bündelt. Indem er alle Bestandteile eines Projektes hierarchisch gliedert, schafft er eine klare und verständliche Struktur. Damit reduziert er die Komplexität deines Vorhabens enorm – für echte Freude an der Arbeit.


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