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Gefangen im Hamsterrad? So reduzierst du alltäglichen Stress im Job

Nur noch mal eben schnell…

… den Newsletter verschicken.

… eine Slack-Nachricht beantworten.

… dem Kollegen Feedback geben.

… einen Call mit dem Kunden erledigen.

… die Excel-Tabelle anlegen. 

Kommt dir das bekannt vor? In unserer heutigen Arbeitswelt entsteht schnell das Gefühl von dauerhaftem Stress, weil man an vielen Themen gleichzeitig arbeitet und sie “nur mal eben schnell” erledigen will. Am Ende des Tages haben wir den Eindruck, gar nichts von dem geschafft zu haben, was wir uns eigentlich vorgenommen haben – in der Folge fühlen wir uns gestresst, unproduktiv und so gar nicht happy. Auch die Wissenschaft beschäftigt sich mit diesem Rush-Hour-Leben: Laut einer Studie von YouGov aus 2019 fühlten sich 82 Prozent aller Befragten am Arbeitsplatz gestresst – das sind vier von fünf Arbeitnehmer*innen. In den letzten beiden “Pandemie-Jahren” dürfte sich das Dauerstress-Phänomen verstärkt haben.

Was können wir tun, um wieder mehr Freude in unser Arbeitsleben zu bringen? Wie entkommen wir der Stressfalle? Dazu haben wir mit Expertin Johanna Heußner von CoachYourVenture gesprochen. Wir wollten wissen, warum es uns manchmal so schwer fällt, klare Grenzen im Job zu setzen und wie stetiger Arbeitsstress unsere langfristige Performance verschlechtert. 

Johanna gibt dir in diesem Beitrag hands-on-Tipps und ehrliche Ratschläge. Als Profilerin und Wirtschaftspsychologin beschäftigt sie sich intensiv mit aktuellen Themen der Persönlichkeits-, Verhaltens- und Kommunikationspsychologie und bringt jahrelange Praxiserfahrung aus dem systemischen Coaching mit. 

Spoiler Alert: Im zweiten Teil dieses Beitrags verraten wir dir, warum ein intuitives Projektmanagement-Tool wie awork deinen Stress reduzieren kann und dir mehr Freude an deiner täglichen Arbeit bringt. 

Always on – Was bedeutet das für unsere Gesundheit?

Hey Johanna! Es ist schon fast normal geworden, auch den Feierabend mit Arbeiten zu verbringen. Einige ackern sogar bis in die Nacht hinein, einfach um dem ständigen Zeit- und Leistungsdruck zu entkommen.Insgesamt scheint es, als würden Beruf und Privatleben zunehmend verschwimmen. Welche gesundheitlichen und mentalen Gefahren birgt diese “Always-On-Mentalität” für uns als Arbeitnehmer*innen? 

Bei kurzzeitigem Stress werden Hormone ausgeschüttet, die für den Moment sogar hilfreich sind. Sie machen uns leistungsfähiger, reduzieren die Schmerzempfindlichkeit und stärken das Immunsystem. Bei länger anhaltendem Stress macht die Dosis das Gift, die Effekte kehren sich durch ständige „Alarmbereitschaft“ ins Gegenteil. Unsere Leistungsfähigkeit wird deutlich reduziert, das Kurzzeitgedächtnis und die Konzentration leiden. Außerdem ist die Schlafqualität vermindert und wir sind deutlich anfälliger für Krankheiten. Statt Leistung zu steigern, reduziert die “Always-On-Mentalität” unsere Leistungsfähigkeit. 

Laut dem Modell der Work Life Balance soll das Arbeits- und Privatleben ja miteinander in Einklang stehen. Wie soll denn die optimale Balance zwischen Arbeit und Freizeit aussehen?

Wie viel Stress man aushält und wann die positiven Effekte sich ins Gegenteil verkehren, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Manchmal ist auch das Privatleben stressiger als ein erfüllender Job. Wichtig ist allgemein nach stressigen Phasen – egal ob privat oder beruflich – die Batterien wieder ordentlich aufzuladen, mit was auch immer einem Kraft gibt – Sport, in Ruhe lesen, meditieren, Freunde treffen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass man 1) merkt, wie es einem geht und was einem gut tut und 2) sich dann auch die Zeit dafür nimmt.  

Und wie finde ich heraus, ob ich die richtige Work-Life-Balance habe?

Im Optimalfall hat man einen guten Zugang zu sich selbst und spürt intuitiv, ob Anspannung und Entspannung in einem guten Verhältnis sind. Doch das gelingt nicht jedem. Eine schlechte Balance fällt oft erst später durch Stress-Symptome auf: Man ist gereizt, schnell genervt und müde. Hat sich durch stetig hohen Stress die „Alarmbereitschaft“ verselbständigt, hält sich das Gefühl innerer Unruhe, obwohl es rational betrachtet keinen Grund dafür gibt. Da man sich schnell an die Symptome gewöhnt, kann man auch eine Art Stresstagebuch führen, um das Wohlbefinden im Vergleich objektiver zu beurteilen. Oder man erkundigt sich bei Menschen, die einen gut kennen, nach ihrem Eindruck.  

Oft hören wir Tipps wie Auszeiten nehmen, den*die Chef*in um weniger Arbeitsstunden bitten und Aufgaben delegieren, um den arbeitsbezogenen Stress zu reduzieren – doch die Umsetzung ist am Ende gar nicht so einfach. Warum fällt es vielen so schwer, klare Grenzen zu setzen und sich bewusst vom Leistungsdenken zu lösen?

Immer, wenn wir ein Ziel erreichen wollen (hin-zu) gibt es gleichzeitig immer auch Gegenteiliges, das wir vermeiden möchten (weg-von). Und genau das „weg-von“ macht uns das Leben schwer. Es sind die negativ antizipierten Konsequenzen, die uns treiben: zum Beispiel die Angst, als faul oder konfliktscheu wahrgenommen zu werden oder Fehler zu machen. Auch die Gefahr, Kontrolle, Macht und Einfluss zu verlieren, drückt als „weg-von“ „hin-zu“ mehr Arbeit.

Meistens sind solche Ängste unbegründet, doch die oft unbewusste emotionale Kosten-Nutzen-Rechnung gewichtet mögliche negative Konsequenzen schwerer als reale gesundheitliche Gefahren. Das kann alle Hierarchieebenen betreffen. Wenn man selbst seine Leistung guten Gewissens reduzieren möchte, können dennoch beim Vorgesetzten die Alarmglocken klingeln. Teammitglieder erkennen schnell an Körpersprache oder halbherzigen Sprüchen, ob Erholung tatsächlich in Ordnung ist oder Work-Life-Balance nur als wohlklingende Phrase in den Unternehmensgrundsätzen steht.

Nicht nur der*die Arbeitnehmer*in selbst trägt die Verantwortung, sondern auch der*die Chef*in. Was können Arbeitgeber*innen und Teamleads konkret unternehmen, um gerade im Homeoffice ihr Team vor Burnout zu schützen? Hast du ein paar hands-on-Tipps für uns?

Aus meiner Sicht ist es wichtig, mental voll und ganz hinter den Maßnahmen zu stehen und ehrlich zu sich selbst zu sein. Gibt es ggf. negativ antizipierte Konsequenzen? Welche negativen Erfahrungen hat man schon mal gemacht, und welchen Einfluss haben diese Gedanken und Erfahrungen auf das Ziel, das Team im Homeoffice vor Burnout zu schützen?

Außerdem bin ein großer Freund davon, gemeinsam mit dem Team individuelle Lösungen zu finden, z.B. wie man Missbrauch von Freiheiten vorbeugen kann. Nimmt man sich in einem kleinen Workshop mal Zeit für das Thema, ergeben sich erstaunlich geniale und vielseitige Lösungen, die perfekt zum Team und zur Situation passen. Es spricht auch nichts dagegen, seinem Team offen die eigenen Bedenken mitzuteilen, um das eigene Verhalten verständlicher zu machen.


Gibt es sonst noch einen Tipp, eine Erfahrung oder einen Impuls zu diesem Thema, den du uns mitgeben magst?

Unterstützend kann es helfen, sich nicht nur für Leistung, sondern auch für Erholung s.m.a.r.t.e Ziele zu setzen. Wann, wie oft und wie lange möchte man an einem Arbeitstag beispielsweise Pause machen, wie viel Zeit in erholsame Hobbys investieren, was ist einem wichtig? Mit bewussten Zielen kann man Prioritäten besser setzen und nachvollziehen, ob man sich Zeit für Erholung gegönnt hat. Auch die Frage “Was ist das Schlimmste, was passieren kann?” reflektiert, dass die negativen Konsequenzen meistens nicht so schlimm sind, wie der innere Kritiker es erscheinen lässt.

Kann ein Projektmanagement-Tool deinen alltäglichen Stress reduzieren und mehr Freude an deinen Arbeitsplatz bringen?

Das Mindset, der eigene Zugang zu sich selbst und der generelle Umgang mit Stress am Arbeitsplatz (auch aus Arbeitgeber-Perspektive) sind wesentliche Faktoren für eine gesunde Arbeitsatmosphäre. Wir sind davon überzeugt, dass gutes Zeit- und Projektmanagement sowie moderne Tools dazu beitragen können, den Arbeitsstress zu reduzieren. Wir gehen gemeinsam mit dir drei Alltags-Szenarien durch und zeigen dir, wie du diese Herausforderungen easy mit awork meistern kannst.

Der Pain: Ständige Überlastung und fehlende Kapazitäten 

“Hast du noch Kapa?” – der Standardspruch in deinem Team. Geplant wird mit Excel-Liste, Klebezetteln oder Kreidetafel (😜). Wenn ein*e Kolleg*in ausfällt, werden die To-Dos nach Zufallsprinzip an andere Teammitglieder abgegeben – teils ohne deren Wissen und nach Lust und Laune der Teamleads. Überschneidungen mit anderen Projekten gibt es ständig – nur keiner weiß so richtig, wann genau. 

Die Folge: Deadlines werden überschritten, das Team ist dauerhaft gestresst. Darüber hinaus erreicht ihr eure Meilensteine nicht, da alles im To-Do-Chaos untergeht. 

Die Lösung: Kapazitäten sichtbar machen und Engpässe vermeiden

In diesem Case ist es nicht verwunderlich, dass dein Team sich überlastet fühlt und aufgrund mangelnder Organisation keine offenen Kapazitäten bleiben – Stress pur. Denn die bestehenden Methoden bieten dir weder den richtigen Überblick zwischen den Projekten, noch kannst du flexibel auf Engpässe reagieren und Aufgaben umplanen. Dazu stößt du mit Excel, Klebezetteln & Co. bei der Koordination verteilter Teams viel zu schnell an deine Grenzen.

Am einfachsten löst du dieses Problem mit einer sinnvollen Kapazitätsplanung, wie zum Beispiel in awork.

Schluss mit permanenter Überlastung und fehlenden Kapazitäten – die awork Teamplanung macht sinnvolles Planen von Kapazitäten einfach.

Mit der Teamplanung in awork kannst du zwischen der Projekt- und Team-Ansicht wechseln. In der Projektansicht kannst du alle Projekte einblenden, die für dich relevant sind. Damit ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob sich Projekte, Meilensteine oder wichtige Deadlines überschneiden. Wenn du Überschneidungen erkennst, kannst du das Projekt aufklappen und siehst alle Teammitglieder und ihre Aufgaben. So identifizierst du nicht nur überlappende Deadlines oder Meilensteine, sondern stellst auch sicher, dass To-Dos bei parallel laufenden Projekten gleichmäßig verteilt sind.

In der Team-Ansicht steht die personelle Auslastung im Fokus. Dazu kannst du im Gegensatz zur Projekt-Ansicht keine Projekte, sondern Teammitglieder einblenden und ihre Kapazitäten einsehen. 

Darüber hinaus muss eine Lösung gefunden werden, wenn ein Teammitglied im Urlaub ist oder krankheitsbedingt ausfällt. Denn in diesem Fall kann schon aus zeitlichen Gründen nicht einfach jede Arbeit abgegeben werden. Schließlich kann niemand die Jobs von zwei Personen parallel händeln. Mit dem Klassiker, der Übergabe-Mail (oder einem Übergabe-Meeting), kann das Gröbste abgeklärt werden – welche Aufgaben müssen gemacht werden und was kann liegen bleiben. Die Übertragung der festen Deadlines und Verantwortlichkeiten gibt Sicherheit und ermöglicht transparente Workflows. Pro-Tipp: Wenn du mehr zur Teamplanung in awork erfahren willst, schau mal bei diesem Blogartikel vorbei! 

Der Pain: Schlechtes Zeitmanagement und Überstunden wie Sand am Meer

Du musst die Deadline zum fünften Mal verschieben, kannst dich vor Überstunden nicht mehr retten und weißt vor lauter To-Dos nicht mehr, wo dir der Kopf steht? Wer keinen gutes Zeitmanagement hat, dem passiert oft folgendes: Die fehlende Priorisierung von Aufgaben erschwert es, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Vielleicht verbringst du zu viel Zeit mit administrativen Themen, anstatt dich z.B. auf die Umsetzung einer Strategie zu stürzen. Aber wie erkennst du, wofür du deine Zeit aufwendest und wie du produktiver arbeitest? 

Die Lösung: Intuitive Zeiterfassung für produktives Arbeiten

Sowohl im Job, als auch im privaten Umfeld tendieren wir oft dazu, Dinge “mal eben schnell” zu erledigen. Nur kommt es allzu oft vor, dass das Feedback eines Newsletters 30 bis 60 Minuten in Anspruch nimmt oder der Call mit einem Kunden länger dauert, als gedacht. Nichts mit “mal eben schnell”. Genau deshalb ist es so wichtig, ein realistisches Bild deines Arbeitsaufwandes zu bekommen. Das geht am einfachsten mit der Zeiterfassung.  

In awork kannst du ganz einfach Zeiten erfassen und zwar auf eine spezifische Aufgabe oder ein Projekt: per globalem Timer, Drag-and-Drop in der Wochenansicht oder direkt in der jeweiligen Aufgabe, ebenfalls über einen Timer. Und danach kannst du diese Zeiten auswerten, exportieren oder direkt an ein Rechnungs-Tool weiterleiten.

Unser Tipp: Tracke die Zeit, die du brauchst, um deine Aufgaben zu erledigen.

Intuitive Zeiterfassung mit awork – in deiner Tagesansicht kannst du mit wenigen Klicks passende Zeiten buchen. Arbeitsstress adé!

Am besten für eine Woche ganz konsequent auf alles, was du tust. Alle Aufgaben, auch die Dinge, die du mal eben schnell nebenher erledigst, erfasst du für diese Woche. Dadurch gewinnst du einen detaillierten Einblick, für welche Bereiche du deine Zeit nutzt. Neben einem wesentlich besseren Gefühl für den tatsächlich benötigten Aufwand erkennst du auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten. In den meisten Fällen wirst erstaunt sein, wie sehr deine eigene Einschätzung gegenüber der Realität abweicht. Nutze deine Erkenntnisse, um Prioritäten in Zukunft konsequenter zu setzen und Aufwände realistische einzuplanen. 

Hast du Probleme damit, Prioritäten zu setzen und intuitiv festzulegen, welches To-Dos am Wichtigsten ist? In diesem Fall kannst du mit der Eisenhower-Matrix arbeiten. Dabei gehst du all deine gesammelten To-Dos durch und teilst diese auf vier Quadranten auf. Du unterscheidest dazu zwischen To-Dos, die Wichtig und Dringend sind (Prio 1), Aufgaben, die nur Wichtig oder nur Dringend sind (Prio 2) und solchen, die weder Wichtigkeit noch Dringlichkeit haben.  

Damit bekommst du einen viel besseren Überblick, wie viele Aufgaben wie viel Aufmerksamkeit von dir benötigen. Außerdem erkennst du, mit welchen Aufgaben du starten solltest und welche Aufgaben noch warten können. Damit du dich zunächst um diese besonders relevanten Aufgaben kümmern kannst, solltest du andere Aufgaben an dein Team delegieren. Einige Prio 3-Themen können vermutlich auch komplett gestrichen werden.

Der Pain: Falsche Kommunikation erschwert eure Zusammenarbeit

Fehlende Absprachen, ungenaue Briefings und ein fehlender Überblick machen dir das Leben schwer? 

Nicht nur die Produktivität des Teams leidet unter falscher Kommunikation, sondern auch euer Teamzusammenhalt. Wie lässt sich das verbessern?

Die Lösung: Erfolgreiche Zusammenarbeit dank klarer Kommunikation

Erfolgreiche Zusammenarbeit bedarf sinnvoller Kommunikation und hoher Transparenz – unabhängig davon, ob dein Team im Office oder remote arbeitet. awork unterstützt dich dabei: Kommuniziere mit deinen Teammitgliedern direkt in Aufgaben, weise ihnen To-Dos zu und hab ihre Kapazitäten im Blick. Damit kannst du nicht nur genaue Arbeitsanweisungen vermitteln, sondern alle im Team behalten einen stetigen Überblick über den Stand aller Aufgaben sowie über alle Absprachen. 
Hast du Lust, awork mal unverbindlich zu testen?