Tut mir leid, ich muss nur schnell...
... den Newsletter versenden.
... eine Slack-Nachricht beantworten.
... einem Kollegen Feedback geben.
... ein Gespräch mit dem Kunden führen.
... die Excel-Tabelle erstellen.
Kommt dir das bekannt vor? In der heutigen Arbeitswelt bekommen wir schnell das Gefühl von permanentem Arbeitsstress, weil wir an so vielen Themen gleichzeitig arbeiten und sie "nur schnell" erledigen wollen. Am Ende des Tages haben wir den Eindruck, dass wir nichts von dem geschafft haben, was wir uns eigentlich vorgenommen haben - infolgedessen fühlen wir uns gestresst, unproduktiv und überhaupt nicht glücklich. Auch die Wissenschaft beschäftigt sich mit diesem Rush-Hour-Leben: Laut einer Studie von YouGov aus dem Jahr 2019 fühlen sich 82 Prozent aller Befragten bei der Arbeit gestresst - das sind vier von fünf Arbeitnehmern. Mehr noch: In den letzten beiden "Pandemie-Jahren" hat sich das Phänomen Arbeitsstress wahrscheinlich sogar noch verstärkt.
Was können wir tun, um wieder mehr Freude in unser Arbeitsleben zu bringen? Wie entkommen wir der Stressfalle Arbeit? Darüber haben wir mit der Expertin Johanna Heußner von CoachYourVenture gesprochen. Wir wollten wissen, warum es uns manchmal so schwer fällt, bei der Arbeit klare Grenzen zu setzen und wie ständiger Arbeitsstress unsere langfristige Leistung verschlechtert.
Johanna gibt dir in diesem Beitrag praktische Tipps und ehrliche Ratschläge zum Thema Arbeitsstress. Als Profilerin und Wirtschaftspsychologin beschäftigt sie sich intensiv mit aktuellen Themen der Persönlichkeits-, Verhaltens- und Kommunikationspsychologie und bringt jahrelange Praxiserfahrung aus dem systemischen Coaching mit.
Spoiler-Alarm: Im zweiten Teil dieses Beitrags verraten wir dir, warum ein intuitives Projektmanagement Tool wie awork deinen Arbeitsstress reduzieren und dir mehr Freude an deiner täglichen Arbeit bringen kann.
Immer eingeschaltet - Was bedeutet das für unsere Gesundheit?
Hallo Johanna! Es ist fast schon normal geworden, den Feierabend mit Arbeit zu verbringen. Manche arbeiten sogar bis spät in die Nacht, nur um dem ständigen Zeit- und Leistungsdruck zu entkommen. Insgesamt scheint es, als würden Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen. Welche gesundheitlichen und psychischen Risiken birgt diese "Always-on-Mentalität" für uns als Arbeitnehmer/innen?
Bei kurzfristigem Stress werden Hormone ausgeschüttet, die für den Moment eigentlich hilfreich sind. Sie machen uns leistungsfähiger, verringern die Schmerzempfindlichkeit und stärken das Immunsystem. Bei länger anhaltendem Stress wird die Dosis zum Gift, und die Wirkung wird durch ständige "Wachsamkeit" ins Gegenteil verkehrt. Unsere Leistungsfähigkeit wird deutlich reduziert, Kurzzeitgedächtnis und Konzentration leiden. Außerdem verringert sich die Schlafqualität, und wir sind deutlich anfälliger für Krankheiten. Anstatt die Leistung zu steigern, verringert die "Always-on-Mentalität" unsere Leistung.
Nach dem Work-Life-Balance-Modell sollten Arbeit und Privatleben im Einklang miteinander stehen. Wie sollte das optimale Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit aussehen?
Wie viel Arbeitsstress du erträgst und wann die positiven Effekte ins Gegenteil umschlagen, ist von Mensch zu Mensch verschieden. Manchmal ist das Privatleben stressiger als ein erfüllender Job. Nach stressigen Phasen - ob privat oder beruflich - ist es generell wichtig, die Batterien richtig aufzuladen, mit allem, was dir Kraft gibt - Sport, in Ruhe lesen, meditieren, Freunde treffen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass du 1) merkst, wie du dich fühlst und was dich glücklich macht und 2) dir dann auch die Zeit dafür nimmst.
Und wie finde ich heraus, ob ich die richtige Work-Life-Balance habe?
Im Idealfall hast du einen guten Zugang zu dir selbst und ein intuitives Gespür dafür, ob Anspannung und Entspannung in einem guten Gleichgewicht sind. Aber das gelingt nicht jedem. Eine schlechte Balance macht sich oft erst später durch Stresssymptome bemerkbar: Man ist gereizt, schnell genervt und müde. Wenn sich die "Wachsamkeit" durch den ständigen hohen Stress verselbstständigt hat, bleibt das Gefühl der inneren Unruhe bestehen, auch wenn es keinen rationalen Grund dafür gibt. Da man sich schnell an die Symptome gewöhnt, kann man auch eine Art Arbeitsstresstagebuch führen, um das Wohlbefinden objektiver zu beurteilen. Oder du kannst Menschen, die dich gut kennen, nach ihren Eindrücken fragen.
Wir hören oft Tipps wie Urlaub nehmen, den Chef bitten, weniger Stunden zu arbeiten, und Aufgaben delegieren, um den Arbeitsstress zu reduzieren - aber letztendlich ist es gar nicht so einfach, sie umzusetzen. Warum fällt es so vielen Menschen so schwer, klare Grenzen zu setzen und sich bewusst vom Leistungsdenken zu lösen?
Wann immer wir ein Ziel erreichen wollen (auf das wir zugehen), gibt es immer auch das Gegenteil, das wir vermeiden wollen (von dem wir uns fernhalten). Und es ist genau das "Weg-von", das uns das Leben schwer macht. Die negativ erwarteten Folgen treiben uns an: zum Beispiel die Angst, als faul oder konfliktscheu wahrgenommen zu werden oder Fehler zu machen. Auch die Gefahr, Kontrolle, Macht und Einfluss zu verlieren, treibt uns von der Arbeit weg und zu ihr hin.
Solche Ängste sind meistens unbegründet. Aber die oft unbewusste emotionale Kosten-Nutzen-Rechnung gewichtet mögliche negative Folgen stärker als echte Gesundheitsrisiken. Das kann alle Ebenen der Hierarchie betreffen. Wenn du selbst mit gutem Gewissen deine Leistung reduzieren möchtest, können bei deinem Vorgesetzten trotzdem die Alarmglocken läuten. Teammitglieder können an der Körpersprache oder halbherzigen Sprüchen schnell erkennen, ob Ruhe tatsächlich in Ordnung ist oder ob Work-Life-Balance nur eine wohlklingende Phrase in den Unternehmensgrundsätzen ist.
Nicht nur der Arbeitnehmer trägt die Verantwortung, sondern auch der Chef. Was können Arbeitgeber und Teamleiter tun, um ihr Team vor Burnout und Arbeitsstress zu schützen, vor allem im Homeoffice? Hast du ein paar praktische Tipps für uns?
Aus meiner Sicht ist es wichtig, geistig voll hinter den Maßnahmen zu stehen und ehrlich zu sich selbst zu sein. Sind negative Folgen zu erwarten, wenn überhaupt? Welche negativen Erfahrungen hast du schon gemacht und welche Auswirkungen haben diese Gedanken und Erfahrungen auf das Ziel, das Team im Home Office vor Burnout zu schützen?
Ich bin auch ein großer Fan davon, gemeinsam mit dem Team individuelle Lösungen zu finden, z.B. um den Missbrauch von Freiheiten zu verhindern. Wenn man sich in einem kleinen Workshop Zeit für das Thema nimmt, kann man zu erstaunlich genialen und vielseitigen Lösungen kommen, die perfekt zum Team und zur Situation passen. Es spricht auch nichts dagegen, seine Bedenken offen mit seinem Team zu teilen, um das eigene Verhalten verständlicher zu machen.
Gibt es einen anderen Tipp, eine Erfahrung oder einen Impuls zum Thema Arbeitsstress, den du mit uns teilen möchtest?
Unterstützend kann es helfen, sich s.m.a.r.t.-Ziele nicht nur für die Leistung, sondern auch für die Erholung zu setzen. Wann, wie oft und wie lange willst du zum Beispiel während eines Arbeitstages eine Pause machen? Wie viel Zeit willst du in entspannende Hobbys investieren und was ist dir wichtig? Mit bewussten Zielen kannst du besser Prioritäten setzen und verfolgen, ob du dir Zeit für Erholung gegönnt hast. Auch die Frage "Was ist das Schlimmste, was passieren kann?" zeigt, dass die negativen Folgen meist nicht so schlimm sind, wie der innere Kritiker es erscheinen lässt.
Kann ein Projektmanagement Tool deinen Arbeitsstress reduzieren und mehr Freude an deinen Aufgaben bringen?
Die Denkweise, der eigene Umgang mit sich selbst und der allgemeine Umgang mit Stress am Arbeitsplatz (auch aus Sicht des Arbeitgebers) sind wesentliche Faktoren für ein gesundes Arbeitsklima. Wir sind davon überzeugt, dass eine gute Zeitplanung und Projektmanagement und moderne Hilfsmittel dazu beitragen können, Arbeitsstress zu reduzieren. Gemeinsam mit dir gehen wir drei Alltagsszenarien durch und zeigen dir, wie du diese Herausforderungen mit awork leicht meistern kannst.
Der Schmerz: Ständige Überlastung und mangelnde Kapazität erzeugen Arbeitsstress.
"Habt ihr noch Kapazitäten?" - ist der Standardspruch in deinem Team. Die Planung erfolgt mit Excel-Listen, Haftnotizen oder Kreidetafeln (😜). Wenn ein Kollege oder eine Kollegin abwesend ist, werden die Aufgaben wahllos an andere Teammitglieder weitergegeben - manchmal ohne ihr Wissen und nach Lust und Laune der Teamleitung. Überschneidungen mit anderen Projekten gibt es ständig - aber niemand weiß genau, wann.
Das Ergebnis:
- Fristen werden verpasst.
- Das Team ist permanent gestresst.
- Schließlich werden wichtige Meilensteine nicht erreicht, weil alles in dem To-Do-Chaos untergeht.
Die Lösung: Kapazitäten sichtbar machen und Engpässe vermeiden
In diesem Fall ist es nicht verwunderlich, dass sich dein Team überlastet fühlt und dass es aufgrund mangelnder Organisation keine offenen Kapazitäten gibt. Das liegt daran, dass du mit den bestehenden Methoden weder den richtigen Überblick zwischen den Projekten hast, noch flexibel auf Engpässe reagieren und Aufgaben umplanen kannst. Außerdem stößt du mit Excel, Haftnotizen & Co. bei der Koordination verteilter Teams viel zu schnell an deine Grenzen und bist im ständigen Arbeitsstress gefangen.
Mit der Teamplanung in awork kannst du zwischen der Projekt- und der Teamansicht wechseln. In der Projektansicht kannst du dir alle Projekte anzeigen lassen, die für dich relevant sind. So kannst du auf den ersten Blick sehen, ob sich Projekte, Meilensteine oder wichtige Termine überschneiden. Wenn du Überschneidungen siehst, kannst du das Projekt erweitern und alle Teammitglieder und ihre Aufgaben sehen. Du kannst auch dafür sorgen, dass die Aufgaben gleichmäßig auf parallele Projekte verteilt werden.
In der Teamansicht liegt der Fokus auf dem Personal Workload. Im Gegensatz zur Projektansicht kannst du anstelle von Projekten auch Teammitglieder und deren Kapazitäten anzeigen.
Außerdem muss eine Lösung gefunden werden, wenn ein Teammitglied im Urlaub oder wegen Krankheit abwesend ist. Denn in diesem Fall kann schon aus zeitlichen Gründen nicht jede Aufgabe einfach weitergegeben werden. Schließlich kann niemand die Aufgaben von zwei Personen gleichzeitig verwalten. Mit der klassischen Übergabe-E-Mail (oder einem Übergabe-Meeting) kann das Schlimmste geklärt werden. Dort fragst du dich, welche Aufgaben erledigt werden müssen und was unerledigt bleiben kann. Die Übergabe von festen Terminen und Verantwortlichkeiten gibt Sicherheit und ermöglicht transparente Arbeitsabläufe. Pro-Tipp: Wenn du mehr über die Teamplanung in awork erfahren möchtest, findest du hier alle wichtigen Infos!
Der Schmerz: Schlechtes Zeitmanagement und Überstunden wie Sand am Meer
Du musst den Abgabetermin zum fünften Mal verschieben, kannst dich vor Überstunden nicht mehr retten und weißt vor lauter To-Dos nicht mehr, wo dir der Kopf steht? Wenn du kein gutes Zeitmanagement hast, stehst du oft unter großem Stress. Die fehlende Priorisierung von Aufgaben macht es schwer, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Vielleicht verbringst du zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben, anstatt dich auf die Umsetzung einer Strategie zu konzentrieren. Aber woher weißt du, womit du deine Zeit verbringst und wie du produktiver sein kannst?
Die Lösung: Intuitive Zeiterfassung für produktives Arbeiten ohne den ständigen Arbeitsstress
Sowohl im Beruf als auch im Privatleben neigen wir oft dazu, Dinge "schnell" zu erledigen. Aber es passiert nur allzu oft, dass das Feedback eines Newsletters 30 bis 60 Minuten dauert oder das Gespräch mit einem Kunden länger dauert als erwartet. Nichts mit "einfach schnell" ist wirklich schnell. Deshalb ist es so wichtig, dass du dir ein realistisches Bild von deiner Workload machst. Am einfachsten geht das mit der Zeiterfassung.
In awork kannst du ganz einfach Zeiten für eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt erfassen: über den globalen Timer, per Drag-and-Drop in der Wochenansicht oder direkt in einer Aufgabe, ebenfalls über den Timer. Anschließend kannst du diese Zeiten auswerten, exportieren oder direkt an ein Fakturierungstool deiner Wahl weiterleiten.
Beginne am besten gleich in der ersten Woche damit, alles, was du tust, konsequent zu erfassen. Erfasse alle Aufgaben, auch die, die du schnell nebenbei erledigst, für diese Woche. So bekommst du einen detaillierten Einblick in die Bereiche, in denen du deine Zeit verwendest. Du bekommst nicht nur ein viel besseres Gefühl für den tatsächlichen Aufwand, sondern erkennst auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten. In den meisten Fällen wirst du überrascht sein, wie sehr deine eigene Schätzung von der Realität abweicht. Nutze deine Erkenntnisse, um in Zukunft konsequenter Prioritäten zu setzen und den Aufwand realistischer zu planen.
Wenn du Schwierigkeiten hast, Prioritäten zu setzen und intuitiv zu bestimmen, welche Aufgabe am wichtigsten ist, kannst du mit der Eisenhower-Matrix arbeiten. Diese hilft dir effektiv dabei, deinen Arbeitsstress durch eine sinnvolle Aufgabenplanung zu reduzieren. Du gehst alle deine gesammelten To-Dos durch und teilst sie in vier Quadranten ein. Du unterscheidest zwischen Aufgaben, die wichtig und dringend sind (Priorität 1), Aufgaben, die nur wichtig oder dringend sind (Priorität 2), und solchen, die weder wichtig noch dringend sind.
So bekommst du einen viel besseren Überblick darüber, wie viele Aufgaben wie viel Aufmerksamkeit von dir brauchen und welche Aufgaben noch warten können. Damit du dich zuerst um diese besonders relevanten Aufgaben kümmern kannst, solltest du andere Aufgaben an dein Team delegieren. Einige Prio 3-Themen können wahrscheinlich ganz gestrichen werden.
Der Schmerz: Falsche Kommunikation behindert deine Zusammenarbeit und verursacht Arbeitsstress
Machen dir fehlende Absprachen, ungenaue Briefings und mangelnder Überblick das Leben schwer? Das ist purer Arbeitsstress. Nicht nur die Teamproduktivität leidet unter der Fehlkommunikation, sondern auch der Zusammenhalt deines Teams. Wie kann dieser verbessert werden?
Die Lösung: Erfolgreiche Zusammenarbeit dank klarer Kommunikation
Erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert sinnvolle Kommunikation und ein hohes Maß an Transparenz - egal, ob dein Team im Büro oder aus der Ferne arbeitet. awork unterstützt dich dabei! kommuniziere mit deinen Teammitgliedern direkt in Aufgaben, weise ihnen To-Dos zu und behalte die Kapazitäten im Blick. Auf diese Weise kannst du nicht nur präzise Arbeitsanweisungen kommunizieren, sondern jeder im Team hat einen ständigen Überblick über den Status aller Aufgaben und aller Vereinbarungen. Diese Maßnahmen reduzieren den Arbeitsstress enorm.
