Wahrscheinlich kennst du die Automatisierung in deinem Alltag besser. Es gibt zum Beispiel Kaffeemaschinen, die morgens um 7 Uhr automatisch deinen Kaffee aufbrühen. Oder Banküberweisungen, die ganz von alleine getätigt werden, damit du nicht vergisst, deine Rechnungen zu bezahlen. Diese automatischen Abläufe auf Projektmanagement sind inzwischen so selbstverständlich in den Alltag integriert, dass du gar nicht mehr merkst, dass es sie gibt.
Alle Automatisierungen, die in deinem Alltag ablaufen, haben eines gemeinsam: Sie machen dein Leben einfacher. Jede Automatisierung ist eine Sache weniger, um die du dich selbst kümmern musst.
Auch in deinem Berufsleben gibt es Dinge, die sich ständig wiederholen und leicht von einer Maschine übernommen werden könnten. Besonders auf Projektmanagement gibt es viele wiederkehrende, monotone Aufgaben, die dich von deiner eigentlichen Arbeit abhalten können!
1. Mehr Zeit für den Teil deiner Arbeit, der dir am meisten Spaß macht
Automatisch Projektmanagement setzt dort an, wo du deine Zeit und Energie besser einsetzen könntest. Es geht vor allem darum, administrative Aufgaben zu automatisieren, die sich oft wiederholen und, ehrlich gesagt, keinen Spaß machen.
Stell dir zum Beispiel vor, dass du als Projektmanager für mehrere Kundenprojekte verantwortlich bist. Damit sich deine Arbeit lohnt, planst du den ungefähren Zeitaufwand für die verschiedenen Aufgaben. Natürlich willst du nicht, dass diese geplanten Stunden ständig überschritten werden. Im Prinzip müsstest du ständig überprüfen, wie viele Stunden bereits an einer einzelnen Aufgabe gearbeitet wurden. Wie nervig ist das? Wir sagen: sehr. In dieser Zeit hättest du dich um so viele andere Dinge kümmern können.
Dieses Beispiel ist ein perfektes Use-Case für die Automatisierung. Ein intelligentes Projektmanagement Tool wie awork kann dich jedes Mal automatisch informieren, wenn der geplante Aufwand für eine Aufgabe überschritten wird. So kannst du eine Benachrichtigung oder sogar eine E-Mail direkt im Tool erhalten, wenn zu viele Stunden für eine Aufgabe erfasst wurden. Diese Projektmanagement Software kann auch automatisch den Status der Aufgabe ändern. Wenn eine Aufgabe den Status "Zeit überschritten" erhält, kannst du sofort sehen, dass etwas nicht nach Plan läuft.
Beispiel: Sobald sich der Status einer Aufgabe in Feedback ändert, soll die Aufgabe deiner Kollegin Julia zugewiesen werden. Außerdem möchtest du, dass Julia eine Slack-Nachricht erhält. Dies ist nur ein kleiner Einblick, wie die Automatisierung in awork aussehen könnte:
Solange das Tool dich also nicht warnt, ist alles in Ordnung. Das manuelle Überprüfen des Projektstatus gehört damit der Vergangenheit an. Kurz gesagt: So hast du mehr Zeit für den Teil deiner Arbeit, der dir am meisten Spaß macht. Automatisch Projektmanagement ist großartig!
2. Erhalte mehr Planungssicherheit: Der awork Autopilot greift ein, wenn Budgets, Fristen oder Ressourcen aus dem Ruder laufen
Die Automatik Projektmanagement verschafft dir nicht nur mehr Zeit für die Arbeit, die dir wichtig ist. Indem du automatisch benachrichtigt wirst, wenn etwas nicht so läuft wie geplant, hast du auch viel mehr Planungssicherheit. Schließlich musst du dich nicht mehr nur auf dich selbst verlassen, sondern hast die helfende Hand einer intelligenten Software an deiner Seite, die zuverlässig und proaktiv reagiert.
Der Autopilot in awork funktioniert genau nach diesem Prinzip. Ja, ein Autopilot, wie in einem Flugzeug. Wenn du den Autopiloten in awork aktivierst, kannst du die Füße hochlegen und dich entspannen, während awork sich um den Rest kümmert. Wenn es kritisch wird, schlägt der Autopilot Alarm und gibt dir genug Zeit zu reagieren.
Gut zu wissen: So funktioniert der Autopilot in awork
Wie genau funktioniert das? Im Grunde übergibst du die klassischen Projektmanagement Aufgaben an deine Projektmanagement Software: die Verfolgung des Projektfortschritts, der Fristen und der Budgets. Die Software übernimmt die Verantwortung für diesen Teil deiner Arbeit und warnt dich sofort und automatisch vor knappen Fristen, ausgeschöpften Budgets und veralteten Zeitplänen. Mehr Planungssicherheit kannst du nicht bekommen.
3. Effizientere und präzisere Systeme durch automatische Arbeitsabläufe in automatischen Projektmanagement
Das klingt alles ziemlich gut. Aber die Automatisierung von Projektmanagement hat noch einen weiteren großen Vorteil, denn durch die Automatisierung von Prozessen kannst du deinen Arbeitsablauf insgesamt viel effizienter gestalten.
Ein Paradebeispiel dafür ist der Feedback- und Genehmigungsprozess, der in fast jedem Unternehmen stattfindet. Oft kommt es hier zu unnötigen Verzögerungen und Engpässen, weil die Feedbackschleife bei der Planung nicht richtig berücksichtigt wurde
Genau an dieser Stelle kommt wieder die automatische Projektmanagement ins Spiel. Stell dir diesmal vor, du arbeitest im Marketing und musst alles, was veröffentlicht wird, genehmigen. Mit einer intelligenten Projektmanagement Software wie awork kannst du diesen Überprüfungsprozess vollständig automatisieren. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass jede Aufgabe dir zugewiesen wird, sobald sich der Status in Feedback ändert, und du erhältst eine Nachricht, dass du die Aufgabe genehmigen musst.
In awork ist diese Funktion so einfach, dass jeder im Handumdrehen automatische Arbeitsabläufe erstellen und selbst sehr komplizierte Prozesse vereinfachen kann.
Fazit: Arbeite nicht härter, sondern intelligenter - mit der automatischen Projektmanagement.
Auf Projektmanagement wird zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben und wiederkehrenden Aufgaben vergeudet. Am Ende bleibt dann nicht mehr viel Zeit für den Teil deiner Arbeit, der wirklichen Wert schafft und vor allem für den Teil, den du am meisten liebst. Warum also nicht ein Projektmanagement Tool wie awork nutzen, das dir den monotonen Teil der Arbeit abnimmt? Die automatische Projektmanagement setzt Zeit für sinnvolle Arbeit frei und sorgt für mehr Planungssicherheit und mehr Effizienz in deinen Teamabläufen.
