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Aufgabenverwaltung – Vergleich der 8 besten Tools

Endlich Schluss mit Post-Its! Moderne Tools zur Aufgabenverwaltung schaffen den perfekten Überblick über all deine To-Dos, unterstützen dich beim effizienten Arbeiten und sparen dir wertvolle Zeit für kreative oder strategische Fortschritte. 

Doch die Suche nach der richtigen Lösung für dich und dein Team erweist sich schnell als Herausforderung: Tools zur Aufgabenverwaltung gibt´s wie Sand am Meer. Welche Lösung ist die Richtige für dich? Dieser Beitrag wird dir die Auswahl der passenden Software erleichtern, denn wir widmen uns den besten Tools zur Aufgabenverwaltung und vergleichen sie anhand ihrer Vor- und Nachteile.

Alle Inhalte auf einen Blick

  1. awork – Smartes Workmanagement für produktive Teams
  2. monday – Effektive und produktive Organisation
  3. Asana – Automatisierte Aufgabenverwaltung
  4. Meistertask – Planungs-Tool mit praktischer Übersicht
  5. Trello – Simple Aufgabenverwaltung
  6. factro – Praktisches Aufgabenmanagement für simple Projekte
  7. Todoist – Projektbasierte To-Do-Liste
  8. Evernote – Digitales Notizbuch

Unsere Top 3 Tools zur Aufgabenverwaltung auf einen Blick


Tool Fazit Vor- & Nachteile
awork Smartes Workmanagement für produktive Teams: Aufgaben verwalten, Projekte planen und Zeiten erfassen. DSGVO-konformes Projektmanagement speziell für produktive Teams. Kombiniert alle Funktionen in einem übersichtlichen Tool, überzeugt mit intuitivem Design, für alle Teamgrößen geeignet. Aktuell können Tasks nur einem Verantwortlichen zugewiesen werden – demnächst wird dies mit einem Update geändert.
monday Amerikanischer Marktführer für effektive und produktive Organisation. Intuitives Aufgabenverwaltungs-Tool mit über 200 Vorlagen, um den Workflow nach eigenen Wünschen gestalten. monday hat keine Server in Deutschland, ist also nicht DSGVO-konform.
Asana Automatisierte Aufgabenverwaltung mit klassischen Werkzeugen und intuitivem Design. To-dos organisieren – egal ob Einzelaufgabe oder Großprojekt. Auswahl vieler klassischen Werkzeuge für klassisches Projektmanagement. Auf einige Funktionen kannst du nur in größeren Paketen voll zugreifen.

awork: Smartes Workmanagement für produktive Teams

Mit dem freundlichen, intuitiven Design begeistert in awork nicht nur kreative Teams, sondern macht die Aufgabenverwaltung zum Kinderspiel.

Pro: 

  • awork ist ein DSGVO-konformes Tool mit Serverstandort in Deutschland. 
  • Als SaaS-Dienstleistung (Software as a Service) bietet es eine smarte Lösung für die Arbeitsorganisation von Teams, die kollaborativ produktiver arbeiten wollen. 
  • Ob Produktmanagement, HR, Eventmanagement oder Projektmanagement – awork ist gemacht für Teams jeder Branche und Größe
  • Das Tool gibt es auch als Mobile-App.
  • Spannende Youtube-Videos und Hands-on-Blogartikel helfen dir dabei, dich schnell und einfach in die Software einzuarbeiten. 

Contra: awork ist nicht kostenlos.

Nicht überraschend glauben wir, dass unser eigenes Produkt awork zu den besten MS Project Alternativen auf dem Markt gehört. Das kann jeder sagen? Schaut dir gerne dazu unsere Kundenmeinungen an.

awork ist smartes Workmanagement für produktive Teams. Verwalte deine To-Dos in Kanban Boards, praktischen Listen oder in der awork Timeline!

Die Aufgabenverwaltung wird mit awork so einfach wie nie!


In diesem Video erfährst du mehr über die Aufgabenverwaltung in awork. Jetzt ansehen!

monday: Effektive und produktive Organisation

Mit dem amerikanischen Tool können Teams jeder Größe alles in einem Arbeitsbereich verwalten – vorausgesetzt, sie müssen keine DSGVO-konformen Tools verwenden. 

Pro: 

  • monday ist ein visuelles und intuitives Tool mit flüssiger Bedienung zur Aufgabenverwaltung
  • Es bietet über 200 gebrauchsfertige Vorlagen und ist individuell anpassbar, um deinen Workflow nach eigenen Wünschen zu gestalten. 
  • Darüber hinaus können Teams ohne große Einführung sofort loslegen.

Contra: 

  • Als amerikanischer Marktführer liegen die Server bei monday nicht in Deutschland
  • Es gibt keine vollständig deutschsprachige Version und keine Möglichkeit zur Zeiterfassung.

Wenn du keinen Wert auf DSGVO legst, könnte monday deine richtige Wahl sein. Passe das Tool an deine individuellen Bedürfnisse an und nutze über 200 gebrauchsfertige Vorlagen.

Der amerikanische Marktführer unter den Aufgabenverwaltungs-Tools 

Asana: Automatisierte Aufgabenverwaltung

Asana eignet sich besonders für Teams, die gerne mit klassischen PM-Werkzeugen wie Aufgabenlisten oder Boards arbeiten.

Pro: 

  • Dieser digitale Helfer ermöglicht es Teams dank intuitiver Funktionen, Aufgaben optimal zu organisieren und stets im Blick zu behalten– egal ob Einzelaufgabe oder Großprojekt. 
  • Asana bietet eher klassische Werkzeuge wie Aufgabenlisten, Kalender oder Boards. 
  • Du kannst aus verschiedenen Projektansichten wählen und von überall mit dem Tool arbeiten. 

Contra:

Auf einige Funktionen (z.B. Meilensteine oder bestimmte Integrationen) kannst du nur in größeren, höherpreisigen Paketen voll zugreifen. 

Behalte alle To-Dos im Blick – dank automatisierter Aufgabenorganisation mit klassischen PM-Werkzeugen

Asana hilft dir bei der Planung und Verwaltung deiner Aufgaben mit verschiedenen Projektansichten.

Meistertask: Planungs-Tool mit praktischer Übersicht

Ein simples Tool mit den wichtigsten Funktionen für Teams mit einfachen Anforderungen und keinem Anspruch auf z.B. Kapazitätsplanung oder Budgetverwaltung.

Pro: 

  • Die Kanban-Ansicht des Tools mit Tasks in der Kalenderansicht und praktische Automatisierungsmöglichkeiten vereinfachen deine tägliche Aufgabenverwaltung

Contra: 

  • Meistertask konzentriert sich auf Projekte und Aufgaben. Es bietet keine Möglichkeit zur Budgetverwaltung, Kapazitätsplanung oder Projektvorlagen
  • Ebenfalls ist die Kommunikation innerhalb des Tools aufgrund der fehlenden Chatfunktion zur Kollaboration nicht optimal.

Fokussiere dich ganz auf deine Projekte und Aufgaben – die Meistertask Aufgabenverwaltung kommt Teams mit einfachen Anforderungen zugute.

Aufgabenverwaltung im Kanban-Style mit Meistertask

Trello: Simple Aufgabenverwaltung 

Trello ist gerade für Einsteiger mit wenigen Projekten und Aufgaben geeignet, da es sich nur auf die wichtigsten Funktionen im Bereich Aufgabenverwaltung konzentriert

Pro: 

  • Trello überzeugt mit seiner simplen Funktionsweise von Boards und Karten und der webbasierten Umgebung. 
  • Dein Trello-Konto kannst du in nur 10 Sekunden eröffnen und direkt loslegen. 

Contra: 

  • Trello verfügt bei den Aufgabenansichten lediglich über den Kanban-Modus
  • So geht die Übersicht manchmal verloren, wenn du viele komplexe Aufgaben gleichzeitig bearbeitest. 

Gerade Einsteiger mit wenigen Aufgaben profitieren von der simplen Funktionsweise. Erstelle Boards mit deinen To-Dos in Trello!

Kanban Aufgabenverwaltung mit Trello – eröffne in 10 Sekunden ein Konto

factro: Praktisches Aufgabenmanagement für simple Projekte

factro ist eine gute Wahl für Einzelpersonen oder kleine Teams, da Grundfunktionen abgedeckt werden. Dennoch sollten sich Teams, die keine externen Chat-Tools nutzen wollen, aufgrund der fehlenden Teamchat-Funktion nach Alternativen umsehen.

Pro: 

  • Das Tool weist eine einfache Benutzeroberfläche auf und zeigt Benachrichtigungen in Echtzeit an. 
  • Mit der Möglichkeit für verschiedene Darstellungsarten sowie Projektvorlagen hilft es bei der Aufgabenplanung und -verteilung. 
  • factro verfügt über einen deutschen Serverstandort und bietet zusätzlich eine offene Rest-API für Entwickler. 

Contra: 

  • factro bietet keine Teamchat-Funktion und keine externen Integrationen an. 
  • Die Zeiterfassungsfunktion und Gantt-Charts sind nur in einem höherpreisigen Paket erhältlich. 

factro deckt die wichtigsten Funktionen der Aufgabenverwaltung ab, bietet verschiedene Darstellungsarten und Projektvorlagen.

factro Aufgabenverwaltung für kleine Teams

Todoist: Projektbasierte To-Do-Liste

Todoist ist eine praktische und simple Möglichkeit, um alle Vorhaben zu organisieren, deckt aber nur den Bereich der To-Do-Listen ab. Wenn du ein Tool suchst, was darüber hinaus geht, schau dir auch die anderen Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung in diesem Artikel an. 

Pro: 

  • Die simple Oberfläche schafft Raum für To-Dos und alltägliche Aufgaben.
  • Gleichzeitig bietet Todoist eine Fülle an unterschiedlichen Funktionen wie Filter, Prioritäten, Erinnerungsfunktion und mehr an. 
  • Du kannst Todoist in andere Programme integrieren, wie z.B. Outlook, Chrome und mehr.  

Contra: Nur in der Premiumversion kannst du deine Notizen ins Tool einfügen. 

Mit Todoist planst du alle Vorhaben in praktischen To-Do-Listen. Wende verschiedene Funktionen an und nutze die Integrationen zu anderen Programmen!

Todoist Aufgabenverwaltung in To-Do-Listen

Evernote: Digitales Notizbuch 

Evernote ist geeignet für einfache Projekte und Orga-Themen, da es Raum für digitale Notizen bietet. Für komplexe Aufgabenverwaltung in einem Team kann es eine sinnvolle Unterstützung darstellen, wird aber bei der Planung verschiedenster Projekte schnell unübersichtlich und bietet wenig Speicherplatz. 

Pro: 

  • Optimal zum Anlegen von Notizen
  • Evernote ist für eine einfache Organisation und Planung von Aufgaben absolut ausreichend. 
  • Das Tool bietet Vorlagen für deine Notizen, außerdem kannst du Dokumente einscannen und hochladen. 
  • Eine geräteübergreifende Synchronisation ist möglich. 

Contra: 

  • Nicht für umfangreiche, komplexe Projekte geeignet. 
  • Bietet relativ wenig Speicherplatz im Gegensatz zu den oben aufgeführten Aufgabenverwaltungs-Tools. 

Die einfache Organisation von Notizen und Aufgaben in Evernote eignet sich eher für Anfänger und kleine Projekte.

Evernote Aufgabenverwaltung zum Anlegen von Notizen und Aufgaben

Aufgabenverwaltung, Aufgabenplanung, To-Do-Liste – Ist das ein Unterschied?

  • Tools zur Aufgabenverwaltung sind vielseitig einsetzbar: Egal, ob du an einem komplexen Projekt arbeitest oder eine einzelne Aufgabe im Blick behalten willst, sie unterstützen dich bei deiner täglichen Arbeit. Ziel der Aufgabenverwaltung ist es, deine Aufgaben gebündelt an einem Ort zu finden und jederzeit darauf zugreifen und sie bearbeiten zu können. 
  • Die klassischen To-Do-Listen gelten als heiliger Gral der Selbstorganisation und enthalten persönliche Auflistungen mit allen Punkten, die abgearbeitet werden müssen. Auch bei diesen Listen – auf Papier, einem Flipchart oder in einer App – findest du deine Aufgaben an einem gemeinsamen Ort. 
  • Der Unterschied von To-Do-Listen zur Aufgabenverwaltung liegt in der Beschränkung auf die wichtigsten Funktionen: To-Do-Listen sind super simpel und verfügen meist nur über grundlegende Funktionen, wohingegen die Aufgabenverwaltung vielfältigere Möglichkeiten (Priorisierungen, Arbeitsschritte, Tags etc.) enthält. 
  • Wenn du eine langfristige Planung und Verwaltung deiner Aufgaben anstrebst, reicht eine To-Do-Liste vermutlich nicht aus –  hier bedarf es einem praktischen Aufgabenverwaltungs-Tool aus der obigen Auswahl. Mit diesem Tool vereinst du alle unternehmensinternen Aufgaben in einem zentralen Tool und kannst auch komplexe Arbeitsschritte planen. 
  • Eine passende Software – wie zum Beispiel awork – hilft dir dabei, deine Aufgaben zu koordinieren und die Einhaltung von wichtigen Deadlines transparent zu machen. Außerdem kannst du mit Aufgabenverwaltung mögliche Unteraufgaben an deine Kolleg*innen delegieren und insgesamt produktiver mit deinem Team arbeiten. 

Noch anspruchsvoller: So geht Aufgabenverwaltung im Team

Die Herausforderung der Aufgabenverwaltung in deinem Team liegt darin, dass alle Teammitglieder Zugriff auf den gleichen Datenpool haben und die Kommunikation über das Tool reibungslos ablaufen kann. 

Wenn du nach einer optimalen Lösung für dein Team suchst, achte daher auf die folgenden Funktionen für die Aufgabenverwaltung im Team

  • Eine Chatfunktion innerhalb des Tools – sie hilft deinem Team dabei, zu Aufgaben und Projekten zu kommunizieren und Nutzer zu taggen. 
  • Die Möglichkeit zur Priorisierung – damit jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.
  • Das Zuweisen von Aufgaben – eine grundlegende, aber super wichtige Funktion, um Aufgaben an deine Teammitglieder delegieren zu können. 
  • Smarte Benachrichtigungen in Echtzeit – seid stets informiert über den Stand eurer To-Dos. 

Eine Software wie awork ist speziell für die Kollaboration in Teams jeder Größe gedacht und deckt alle obigen Anforderungen ab. Unsere Funktionen sind auf die smarte Zusammenarbeit in Teams ausgelegt – wir wollen euch dabei unterstützen, gemeinsam produktiver zu werden. 

Fazit

Aufgabenverwaltung und -planung hat längst nicht mehr mit herumfliegenden Zetteln und sperrigen Flipcharts zu tun. Heutzutage hast du die Qual der Wahl zwischen einer großen Auswahl an hochleistungsfähigen Tools. Diese unterstützen dich nicht nur bei der richtigen Organisation deiner To-Dos, sondern bieten Platz für kreative Ideen, vereinfachen die Kollaboration und erinnern dich an deine Deadlines.

Das richtige Tool wird ein essentieller Bestandteil deiner täglichen Arbeit, den du einfach nicht mehr hergeben willst – wir vom awork Team sprechen da aus Erfahrung! 😉

Mit diesem Guide zu den besten Tools der Aufgabenverwaltung geben wir dir einen Anhaltspunkt, unter vielen beliebten Anwendungen deinen individuellen Favoriten zu finden. 

Wenn du Fragen zu awork hast, wende dich gern an unseren Support


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