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Aufgaben planen in awork – So nutzt du Aufgabenlisten für dein Projekt

In aworks Projekt- und Aufgabenkonzept ist unsere jahrelange Erfahrung im Projektmanagement (500+ Projekte) und in der Entwicklung von Produktivitätstools (10.000+ aktive Nutzer*innen) eingeflossen. Wir haben uns die Frage gestellt, wie ein Tool aussehen müsste, mit dem wir jedes unserer diversen Projekte perfekt organisieren könnten – und die Antwort einfach umgesetzt. In diesem Artikel geben wir einen kleinen Einblick in das Prinzip der Projektplanung mit awork. Wie funktionieren Aufgabenlisten in awork? Und wie setze ich sie richtig ein?

Worum geht es eigentlich in der Projektplanung?

Den Workload eines Projekts zu strukturieren, ist ein wesentlicher Teil der Projektarbeit bzw. der Projektplanung. Die Strukturierung und Planung der anstehenden Aufgaben hat dabei drei wesentliche Ziele:

  1. Den Workload für das Projektziel in einzelne Aufgaben herunterzubrechen, um so die eigentlichen Arbeitsschritte klar zu machen.
  2. Den Fortschritt während der Dauer des Projekts überwachen zu können, um es entsprechend zu steuern.
  3. Jedem*jeder Beteiligte*n seine*ihre aktuellen und kommenden Aufgaben transparent zu machen.

Egal ob du mit agilen Techniken, klassischen Gantt-Plänen oder einfachen To-Do-Listen arbeitest, die Ziele bleiben dieselben.

Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass nicht jedes Projekt in einem Team gleich abläuft oder bearbeitet wird, obwohl man sein favorisiertes Vorgehen für ein Großteil der Projekte hat. Workflow-Tools, die dabei nur auf ein Kanban-Board setzen, reine Gantt-Planungs-Tools oder Ticketing-Systeme sind dadurch immer nur für einen Teil der Projekte tauglich und den Rest bearbeitet man mit Excel oder deckt ihn durch verschiedenste Aufgaben-Tools ab. Selten hat man einen ganzheitlichen Überblick über alle To-Dos und Projekte.

Als Software-Team mit eigener Beratung und vielen Kund*innen im Agenturbereich kennen wir die Themen und damit einhergehende Probleme nur zu gut. Genau aus diesem Grund schafft awork mit seinem einzigartigen Listen-System eine großartige Flexibilität, die es ermöglicht, jedes Projekt ganz nach den Vorlieben des Teams zu strukturieren – und dabei ist nicht gemeint, dass man einfach verschiedene Ansichten für seine Schar an Aufgaben hat.

Die Power von Aufgabenlisten

In awork hast du die Möglichkeit, für jedes Projekt beliebig viele Aufgabenlisten anzulegen. Eine einzelne Aufgabe kann dabei in mehreren Liste vorkommen, was das ganze so flexibel macht. Das war’s? Ja, fast. Jede dieser Listen kann jeder User beliebig für sich und seine Relevanz darstellen. Bspw. einfach ausblenden, wenn sie für mich nicht interessant ist oder als Kanban-Board darstellen, um den Fortschritt besser auf einen Blick greifen zu können.

Aber warum ist das so mächtig?

Das lässt sich am besten anhand von ein paar Beispielen festmachen, die das Prinzip und den großen Vorteil klar werden lassen. Los gehts! 🤓

Projektplanung mit awork in der Softwareentwicklung

Im Scrum arbeitet man in Sprints und pflegt ein Backlog. Für das Backlog legt man einfach eine Liste an, der* Product Owner*in füllt diese und ordnet alle Aufgaben/ Stories entsprechend der Priorität. Beginnt ein Sprint, so legt das Scrum-Team oder der*die Scrum-Master*in eine weitere Liste mit der Sprint-Kennung an. Den Sprint füllt man folgend mit den Stories des Backlogs der Prio nach und verschiebt die Tasks einfach in die Sprint-Liste. Für eine bessere Übersicht für das Scrum-Team und den*die Scrum-Master*in kann man die Sprint-Liste auch als Board darstellen. Ist ein Sprint abgeschlossen, blendet awork die Liste mit dem alten Sprint automatisch aus und legt eine nächste Sprint-Liste an.

In der Softwareentwicklung bietet sich die Arbeit in Kanban-Boards oder der Einsatz von klassischen Aufgabenlisten in awork an.
In der Softwareentwicklung bietet sich die Arbeit in Kanban-Boards in awork an.

Nicht immer ist man ganz klassisch unterwegs im Scrum. Häufig gesehen und sehr beliebt ist beispielsweise die Aufteilung des Backlogs in Produkt-Features und Technologie-Themen. Hier kannst du auch einfach zwei Backlog-Listen pflegen. Auch Bug- oder Feedback-Listen sind hier passend.

In unserem eigenen Prozess bündeln wir zudem oft Features zu kleineren Releases, die manchmal über mehrere Sprints hinausgehen. Einfach eine Liste mit dem Release-Namen erstellen, Stories zu der Liste hinzufügen (ohne sie zu verschieben) et voilà, fertig ist die perfekte Übersicht über den Release-Fortschritt – neben den eigentlichen Sprint-Boards.

Aufgabenlisten in awork beim Product-Roadmapping

Product Roadmapping ist eine Tätigkeit, bei der es um die Sammlung, Bewertung und Strukturierung von Ideen oder konkreten Vorhaben geht. Hier hat jede*jeder Produkt-Manager*in eigene Vorstellungen, wie das am sinnvollsten für die eigenen Produkte erfolgen kann. Mit den Listen in awork lässt sich fast jede Präferenz sauber abbilden.

Eine einfache Möglichkeit ist bspw. die Pflege einer ganzheitliche Liste mit allen eingeplanten Vorhaben. Zusätzlich kann jedes dieser Vorhaben auch zusätzlich in separaten Listen für die verschiedenen Produktbereiche auftauchen, sodass man in den einzelnen Bereichen auch eine saubere Übersicht über die Themen behält.

Im Product-Roadmapping ist der Einsatz von Aufgabenlisten besonders sinnvoll.
Im Product-Roadmapping ist der Einsatz von Aufgabenlisten besonders sinnvoll.

Eine Ideen-Liste wird im Normalfall aus verschiedenen Quellen befüllt, wie beispielsweise Kundenanfragen, Umfragen, Ideen aus den eigenen Reihen usw. Wurden diese gescreent, können sie entweder in die Roadmap übernommen oder mit einem entsprechen Aufgaben-Status aussortiert werden.

Jedes Release kann ebenfalls durch eine Liste abgebildet werden, indem die Vorhaben dieser zugeordnet werden.

Tipp: Durch eine einfache Zapier Integration von einem Kundenfeedback-Portal, wie beispielsweise Zendesk, können neue Kunden-Ideen automatisch in den Ideen-Pool der Roadmap übertragen werden.

Projektplanung mit awork in Design-Projekten – Aufgabenlisten erstellen

Im Agenturbereich gerne anzutreffen ist eine Strukturierung des Auftrags in die einzelnen Deliverables (bspw. Texte, Grafiken, Produkt-Visualisierungen etc.), da diese häufig auch separat abgerechnet werden. Für jedes Deliverable kannst du in awork eine Liste anlegen und somit der gesamte Auftrag sauber in die einzelnen Bereiche aufteilen und überwachen. Darüber hinaus bietet sich oft noch eine Liste für Overhead-Tätigkeiten für den*die Projektleiter*in an. In dieser kannst du Kundenkontakte, Abrechnung, Vorgespräche, Nachfragen, etc. planen oder festhalten.

Auch im Design-Bereich ist es sinnvoll, Aufgabenlisten anzulegen.
So könnte deine Aufgabenliste im Design-Bereich aussehen!

Mit den Unteraufgaben in awork kannst du deine Aufgaben noch besser planen. So kann ein To-Do z.B. aus mehreren Unteraufgaben bestehen. Statt für jede Aufgabe einen neuen Task in awork anzulegen, kannst du Unteraufgaben in die jeweilige Aufgabe einfügen. In einem Designprojekt kannst du die Gestaltung von neuen Facebook-Anzeigen so beispielsweise in die Schritte Ideenfindung, Texterstellung, Design und Verwaltung im Facebook-Ads-Manager aufgliedern. Unteraufgaben sind nicht nur super gut geeignet, um den Aufgabenfortschritt im Blick zu behalten. Auch, wenn man mit mehreren Personen an einem To-Do arbeitet, sind sie praktisch. In unserem konkreten Beispiel wären sowohl ein*eine Designer*in, als auch ein*eine Texter*in und Marketing Manager*in an der Aufgabe beteiligt.

Mit Unteraufgaben in awork Aufgabenlisten planst du noch sinnvoller und klarer.
Mit Unteraufgaben in awork planst du deine Aufgaben noch sinnvoller und klarer.

Projektplanung mit awork bei Beratungsprojekten

In Beratungsprojekten wird oft eine Strukturierung in verschiedene Projektphasen vorgenommen. Häufig in eine Phasen-Struktur, wie beispielsweise: Kick-Off, Analyse, Konzeption, Aufbereitung, Abschluss. Auch hier erweisen sich die Listen als nützlich. So kannst du jede Phase in einer Liste abbilden und sauber den Projektfortschritt überwachen.

Projektplanung mit awork im internen Ticketing – Aufgabenlisten erstellen

Jedes Team hat interne Themen, die laufend aufkommen und die man abarbeiten muss. Sei es im Marketing das Optimieren von Werbe-Kampagnen, in der Entwicklung das Umsetzen von Ideen aus den Prozess-Retrospectives oder Sonstiges.

So könnte dein Dashboard in awork aussehen!
So könnte dein Dashboard in awork aussehen!

Die erste Intention wäre, wie in einem Ticketing-System, einfach jede Tätigkeit in eine große Aufgabenliste zu schmeißen, bspw. eine große Liste mit allen Themen zu füllen und zusätzlich eine Liste “diese Woche” zu erstellen. Dringende Themen kann man einfach in diese Aufgabenliste verschieben und den entsprechenden Personen zuteilen. Tipp von uns: Lasst einfach die große Liste aller gesammelten Aufgaben weg und teilt alle Themen in drei Listen ein: Prio Hoch, Prio Mittel und Ideenpool. Das vereinfacht es dir und deinem Team, Aufgaben schnell in eurem awork wiederzufinden und einen stetigen Überblick zu behalten.

Auch gerne gesehen ist die Aufteilung in verschiedene Aufgabenbereiche oder sogar die Kombinationen daraus mit einer Prio-Liste. Bspw. für Werbe-Kampagnen eine Teilung in die verschiedenen Produkte oder die verschiedenen Marketing-Channels und eine Aufgabenliste “diese Woche” oder “Prio A”.