Seit dem Urteil des EuGH steht fest: Die Arbeitszeiterfassung kommt. Sobald der Bundestag das entsprechende Gesetz verabschiedet, wird jedes Unternehmen verpflichtet sein, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Das heißt, jedes Unternehmen braucht in wenigen Monaten eine Lösung zur Arbeitszeiterfassung. Warum du mit der Arbeitszeiterfassung per App am besten aufgestellt bist und wie du das ganze in awork und dem Partner-Tool timeBro umsetzen kannst, erfährst du im Folgenden.
1. Arbeitszeiterfassung per App: Modernes Arbeiten verlangt standortunabhängige Lösungen
Bisherige Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, wie Chipkarten oder Terminals, sind standortgebunden. Sie eignen sich nur zur Kontrolle von Anwesenheit. Da physische Anwesenheit im modernen Arbeiten aber immer mehr an Bedeutung verliert, brauchen Unternehmen Lösungen, die auch im Home Office oder im Außendienst – sprich on remote funktionieren. Nichts liegt näher, als Arbeitszeiterfassung an das jeweilige Arbeitsgerät zu binden und dafür eine App zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.
2. Excel & Co. sind kostenlos – aber verursachen hohe Kosten
Arbeitszeiterfassung per App hat immer einen Preis. Geht es nicht auch kostenlos? Der Gedanke für eine lästige, per Gesetz erzwungene Pflicht wenigstens eine kostenlose Lösung zu finden, ist nachvollziehbar. Aber Unternehmen, die ihre Mitarbeiter Excel-Tabellen oder Stundenzettel ausfüllen lassen, binden sich Extra-Aufwand im Nachgang ans Bein.
Das EuGH Urteil verlangt, dass die Arbeitszeitnachweise „zugänglich“ – sprich für Behörden und Betriebsräte einsehbar sein müssen. Das heißt, sie müssten im Fall von Tabellen durch Menschen eingesammelt, überprüft, konsolidiert, datiert und zentral bzw. auffindbar abgelegt werden. Durch Nachfragen, Erinnerungen und Ermahnungen entsteht zudem störende Sinnlos-Kommunikation.
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3. EuGH-Anforderungen werden durch Apps automatisch erfüllt
Gemäß der EuGH definierten Anforderungen müssen erfasste Zeiten künftig „objektiv“, „verlässlich“ und „zugänglich“ sein.
- Zugänglichkeit ist durch das Eingeben und transparente Verwalten aller Zeiten in einer App gewährleistet.
- „Objektiv“ bedeutet im besten Fall lediglich die Erfassung von Datum und Uhrzeiten. Je nach Umsetzung des Gesetzes kann aber die Erfassung von Leistungsarten und Kommentaren zu Tätigkeiten hinzukommen. In Zeiterfassungs-Apps sind entsprechende Funktionen eine Selbstverständlichkeit. Das heißt, ihr könnt genau nachvollziehen, wieviel Arbeitszeit auf welche Projekte oder Aufgaben verwendet wurde.
- „Verlässlichkeit“ bezieht sich einerseits auf den Schutz erfasster Zeiten vor nachträglicher Manipulation. Dieser Anforderung können Tabellen und Stundenzettel nicht wirklich gerecht werden. Aber auch die Aktualität, Vollständigkeit und Genauigkeit der Zeiten sind gemeint. Nehmen wir nochmal das gute, alte Eintragen der Arbeitszeiten in eine Excel-Vorlage. Hand auf Herz: Wer denkt täglich daran die Arbeitszeiten gewissenhaft in eine Tabelle einzutragen? Die Folge: Das nachträgliche Erfassen am Wochen- oder gar Monatsende ist immer ungenau. Gute Apps bieten als Hilfe automatische Zeitmessung oder Benachrichtigungen, die Mitarbeiter an die tägliche Zeiterfassung erinnern.
4. Möglichkeit der Projektzeiterfassung verbessert Planung und Effizienz
Bei Arbeitszeiterfassung geht es um Beginn, Ende und Summe der Arbeitszeit. Projektzeiterfassung ermittelt dagegen die Verteilung der Arbeitszeit auf verschiedene Projekte, Aufgaben, Prozesse oder Kunden. Bislang erfassen vor allem Dienstleister wie Agenturen, IT-Unternehmen, Kanzleien oder Architektur- und Ingenieurbüros Projektzeiten. Es hilft ihnen, Projekte profitabel zu kalkulieren und ihre Abläufe effizient zu planen. Aber auch für andere Dienstleister und Selbstständige ist Projektzeiterfassung als erkenntnisorientierte Form der Arbeitszeiterfassung ungemein wertvoll.
Ohne Frage wäre die Kenntnis der Projektzeiten auch für jedes andere Unternehmen sehr sinnvoll. Da der Aufwand für Arbeitszeiterfassung sowieso erbracht werden muss und es zur Projektzeiterfassung nur ein kleiner Schritt ist: Wieso die Zeit nicht gleich nutzen, um per App Daten zu erheben, die helfen das jeweilige Business zu optimieren?
5. Arbeitszeiterfassung per App kostenlos? Wer noch vor dem Gesetz mit Projektzeiterfassung startet, bekommt beides in einem.
Bis zum Inkrafttreten des Gesetzes in einigen Monaten werden alle vernünftigen App-Anbieter die Erfassung der reinen Arbeitszeiten integrieren. Da es sicher eine Nachfrage nach reinen Arbeitszeiterfassungs-Apps geben wird, werden daraus eigene Produktversionen und Pakete entstehen.
Während Bestandskunden von Projektzeiterfassungs-Apps diese Features als kostenloses Update erhalten werden, werden alle, die erst zum Start des Gesetzes nach einer Lösung suchen, für diesen Nutzen einen angemessenen Preis bezahlen müssen.
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Einfache Zeiterfassung per App direkt auf dem Smartphone
Mit awork kannst du deine Arbeitszeiten direkt auf Projekte oder Aufgaben starten. Auch die Zeiterfassung per Stoppuhr oder das nachträgliche Eintragen von Zeiten ist möglich. Mit der neuen awork App kommen diese Funktionen jetzt sogar direkt auf dein Smartphone. Der Clou: awork ist für Teams von bis zu 10 Personen und drei Projekte komplett kostenlos. Damit wird z.B. auch die Zeiterfassung für Freelancer per App zum Kinderspiel. Einfach App öffnen, Zeiterfassung starten, fertig!
Die Web App von awork hat zusätzlich zur intelligenten Zeiterfassung mit unkomplizierter Auswertung sowie dem Projekt- und Aufgabenmanagement Schnittstellen zu 1.000+ anderen Apps parat. So ist u.a. auch die automatische Zeiterfassung von timeBro bereits in awork integriert.
Vollautomatische Zeitmessung am Computer durch die timeBro App
timeBro ist die perfekte Lösung für alle, die häufig vergessen ihre Zeiten zu erfassen oder sich nicht mehr genau erinnern können, woran sie gearbeitet haben. Denn die App zeichnet für den Nutzer vollautomatisch die Dauer aller Computeraktivitäten, Kalendertermine und Abwesenheitszeiten auf. Das Besondere ist timeBro’s mitarbeiterfreundliches Datenschutz-Konzept: Alle Daten werden nur offline auf dem jeweiligen Gerät gespeichert, d.h. es gibt keine Cloud – allein der Nutzer hat Einblick in seine Zeitmessung.
Mit dieser Erinnerungshilfe können Tage schneller und genauer rekonstruiert – und Zeiten unkompliziert per Drag&Drop gebucht werden. timeBro und awork sind per Schnittstelle verbunden. So können Projekte direkt importiert – und die erfassten Zeiten mit einem Klick nach awork exportiert werden.
So funktioniert automatische Zeiterfassung mit timeBro
Über unseren Gastautor
Unser Gastautor Niclas Preisner, 31, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor drei Jahren das Startup timeBro. In den letzten Jahren hat er die ArbeitszeiterfassungZ in Hunderten von Unternehmen kennengelernt.